Wenn ATS nicht mehr hilft: Warum maßgeschneiderte Recruiting-Software Sinn macht

Recruiting-Agenturen boomen. Der Markt verlangt zunehmend nach kurzfristiger oder dauerhafter Bereitstellung von Personal; das „klassische“ Einstellungsverfahren ist heute hauptsächlich für kleine und mittelständische Unternehmen relevant, für Verpflichtungen, die sie sich leisten können, sowie für eigene Recruiting-, HR- oder Mitarbeiterbindungsabteilungen.

Und alle Agenturen, die Arbeitskräfte auf Abruf bereitstellen, benötigen ATS- oder HR-Management-Systeme. Nur wenige Bereiche sind so stark mit Standardlösungen übersättigt wie dieser.

Und dennoch – viele Agenturen arbeiten weiterhin mit Tabellenkalkulationen oder recht teurer individueller SaaS-Entwicklung. Warum ist das so? Warum ist maßgeschneiderte Software oft der bessere Weg, selbst wenn so viele Tools zur Auswahl stehen?

Unzureichende Workflows

Weil Prozesse eine Falle sein können.

Das Problem ist nicht, dass Agenturen das falsche ATS auswählen. Das Problem ist, zu erwarten, dass standardisierte Software ein grundsätzlich nicht standardisiertes Recruiting-Geschäft unterstützt. Recruiting-Delivery-Modelle, Logik der Kandidatenzuordnung, Wiederverwendungszyklen und Compliance-Anforderungen unterscheiden sich so stark, dass selbst die beste Standardlösung irgendwann eher einschränkt als unterstützt.

Wenn man über Unternehmensprozesse spricht, entsteht leicht der Eindruck, dass es feste Regeln für alles gibt, denen man einfach folgen muss. Die Wahrheit ist jedoch: Selbst für dieselbe Aufgabe und um dasselbe Ergebnis zu erreichen, hat jedes Unternehmen seinen eigenen, einzigartigen Prozess.

Je nach Team, Wettbewerbsvorteil, Unternehmenshistorie, Komfort, bewährten Ergebnissen – es gibt viele Gründe. Rechtliche Anforderungen und Compliance machen dabei nur einen kleinen Teil des Prozesses aus. Der größte Teil ist der individuelle, einzigartige Teil.

Recruiting unterscheidet sich je nach Branche, Standort, Compliance-Regelwerk, Outsourcing vs. Festanstellung und Markt (global/lokal).

Sie haben nicht das falsche Tool für Ihr Unternehmen gewählt – Ihr Unternehmen passt nur einfach nicht zu einem der Tools (die Sie ausprobiert haben).

Und das ist der erste Grund, warum Standardlösungen scheitern. Software sollte dem Prozess folgen, nicht umgekehrt. Sie kann Ihren einzigartigen Workflow nicht vollständig abbilden – und wenn doch, erfordert es so viel Anpassung, dass Sie am Ende tatsächlich ein neues Produkt erhalten. Und genauso viel dafür bezahlen.

Und wenn Sie ohnehin schon anpassen, beschreiben Sie im Grunde Ihren eigenen Prozess. Warum diesen also nicht direkt als Grundlage für Ihr eigenes System nutzen?

Ein Paket, 70 % unnötig

Ein weiteres Problem ist, dass Sie viele Funktionen kaufen, die Sie gar nicht benötigen. Wenn Sie ausschließlich eine Recruiting-Agentur sind, brauchen Sie sehr wahrscheinlich kein Asset-Management, keine Leistungsbeurteilungen, keine internen HR-Module, kein Fuhrpark-Management, kein Lager für Werbematerialien, keine Gehaltsabrechnung, keine Admin-Module usw. – trotzdem sind diese oft Bestandteil der meisten ATS-Systeme.

Natürlich müssen Sie sie nicht nutzen, aber Sie haben bereits dafür bezahlt. Daher neigt man vielleicht dazu, Unternehmensprozesse an das gekaufte Tool anzupassen, nur um die Investition zu rechtfertigen. Ist das wirklich sinnvoll?

Wenn wir ein Applicant-Tracking-System benötigen, brauchen wir nicht das gesamte ERP.

Hinzu kommt, dass solche Systeme zwar leistungsfähig, aber nicht unbedingt intuitiv sind. Durch wachsende Roadmaps und zusätzliche Funktionen dauert das, was ein Recruiter in Excel mit zwei Klicks erledigt, im ATS fünf Klicks, über drei Tabs und zwei Schritte.

Und so greifen sie wieder auf Excel, LinkedIn-Notizen oder E-Mails zurück.

Zentrale Risiken von SaaS-ATS-Systemen für Recruiting-Agenturen

Doch Workflow und Anpassungsmöglichkeiten sind nicht die größten Probleme.

Das Wertvollste für Recruiting-Agenturen sind die Daten – Datenbanken mit Kandidaten, Kommunikations- und Auftragsverläufen sowie Kontakten.

Die Nutzung eines Drittanbieters bedeutet nicht nur, dass jemand anderes Zugriff auf Ihre Daten hat – Sie könnten sich in einer Situation wiederfinden, in der Ihre Daten rechtlich gesehen gar nicht (und tatsächlich nicht) Ihnen gehören. Und dabei handelt es sich nicht nur um ein vendor lock-in, sondern um potenziell ernsthaften Schaden für Ihr Unternehmen. Sie wissen nicht, wer Zugang zu Ihren Daten hat, wer sie teilen, einsehen oder sogar verkaufen kann – und das ist im Recruiting-Bereich nichts Ungewöhnliches (auch wenn es eher ein menschliches als ein technisches Problem ist).

Und wenn ein Problem auftritt, müssen Sie die Daten herunterladen, migrieren und möglicherweise sogar eine eigene API, erstellen – vorausgesetzt, der Anbieter erlaubt es oder ist überhaupt in der Lage dazu. Sie haben Zugriff, solange Sie zahlen. Ihre Daten unterliegen einem Vertrag (in Form der Nutzungsbedingungen) und Sie sind stark auf die Stabilität eines Dritten angewiesen.

Skalierung kann schwierig – und teuer – sein

Der häufigste Anwendungsfall beim Kauf eines ATS: Sie zahlen für ein bestimmtes Tier (monatlich/jährlich), und jedes Tier hat eine festgelegte Anzahl von „Seats“ (einzigartige Zugänge). Oder Sie zahlen pro Zugang.

Und schon geht es los – Sie wachsen? Müssen mehr Recruiter eingestellt werden? Benötigen Sie mehr Seats? Akzeptable Monatszahlungen werden schnell zu erheblichen Ausgaben. Benötigen Sie externe Mitarbeiter? Dasselbe Problem – auch für sie brauchen Sie einen eigenen Zugang, denn Sie wollen nicht, dass sie dort „herumschnüffeln“, wo sie es nicht dürfen.

Der ROI schrumpft. Sie werden empfindlicher gegenüber Marktveränderungen. Eine jährliche Zahlung kommt nicht in Frage, weil sie zu viel Bindung bedeutet.

…und Sie sind gefangen, weil niemand alle Daten migrieren und die Prozesse erneut abbilden möchte.

ATS für Compliance, Tabellenkalkulationen für die eigentliche Arbeit – Realität der Koexistenz von Recruiting und Software

Frustration, Ineffektivität, der Druck auf Geschwindigkeit und schnelle Reaktionen führen meist zu einer Art Hybridlösung. Jeder weiß, dass sie nicht strategisch ist – vielleicht nicht einmal nachhaltig, wenn sich das Umfeld ändert (Investitionen, Unternehmenswachstum, Führungswechsel …).

Aber hey, die Arbeit muss erledigt werden, und das Tool soll dabei nicht im Weg stehen.

Warum maßgeschneidert?

Anstatt Ihr Delivery-Modell an die Einschränkungen einer Software anzupassen, entwerfen Sie die Software rund um Ihre geschäftliche Logik, das Verhalten Ihrer Recruiter und Ihre Wachstumsstrategie. Die Kontrolle verschiebt sich von der Roadmap eines Anbieters zu Ihrer Unternehmensstrategie.

KI beschleunigt diese Kluft noch weiter. Während die meisten modernen Recruiting-Agentur-Softwares KI-Funktionen bieten (CV-Parsing, Matching, Vorschläge für Outreach), arbeiten diese auf gemeinsamen Datensätzen und generischen Modellen. Maßgeschneiderte ATS-Software ermöglicht es Agenturen, die Logik auf proprietären Kandidatenhistorien, Erfolgsquoten bei Vermittlungen, Verhaltensmustern der Recruiter und Kundenpräferenzen zu trainieren. Anstelle generischer Automatisierung bauen Agenturen differenzierte Intelligenzebenen, auf die Wettbewerber keinen Zugriff haben.

And the best of all - you can start small. You will own the data. You can implement small improvements before you decide.

• Build a custom candidate database
• Build a lightweight internal CRM
• Build a pipeline tracker

Most agencies don’t start with a full platform rebuild. Custom usually evolves in layers:

• A proprietary candidate database to secure and structure core data
• A lightweight internal CRM reflecting real recruiter workflows
• Pipeline and redeployment tracking aligned with delivery models
• Automation layers - outreach, reminders, compliance artifact
• AI enrichment - parsing, scoring, matching, internal knowledge search

Und das Beste: Sie können klein anfangen. Sie besitzen die Daten. Sie können kleine Verbesserungen implementieren, bevor Sie eine größere Entscheidung treffen.

Und wir können noch weitermachen:

• Einzigartige Pipelines
• Rollen-spezifische Logik
• Länderspezifische Compliance-Flows
• Integrationen nach Ihren Vorgaben – E-Mails, benutzerdefinierte KPIs, LinkedIn, interne Systeme, Reporting-Systeme, Recruiter-Gewohnheiten
• Schnellere Reaktion auf Gesetzesänderungen
• Einfachere Skalierung
• Versionierte Datenkontrolle
• Sprachspezifische Unterstützung (CZ/SK/andere)
• Performance auf Ihre Last abgestimmt
• Funktionen über den Standard-ATS-Rahmen hinaus
• Benutzerdefinierte KPIs (Recruiter-Produktivität, Kunden-Lifetime-Value, Funnel-Leckagen)
• Eigentum am geistigen Eigentum (IP)
• Übertragbarer Wert, wichtig für Exit, Akquisition, Investitionen, Veränderung von Geschäftsmodellen, Marktanpassungen

Plötzlich ist nichts mehr generisch – alles gehört Ihnen. Hören Sie auf, auf den „Best-Practice“-Trick hereinzufallen, und konzentrieren Sie sich auf die Realität Ihrer eigenen Prozesse.

Haben Sie bereits ein maßgeschneidertes ATS-System? Lesen Sie das zuerst

Wir haben ein paar Fragen vorbereitet, die Sie Ihrem Team stellen können, um herauszufinden, ob Ihr gekauftes System wirklich funktioniert oder im Alltag eher zur Belastung wird.

Am Ende gilt: Wenn Sie das System umgehen müssen, ist es kein gutes System. Maßgeschneidert oder Standard – beantworten Sie diese Fragen:

• Technologie-Stack & Stabilität
  Ist das System relativ modern? Wie hoch sind die Wartungskosten? Lässt es sich einfach um neue Funktionen erweitern? Haben Sie – abgesehen vom ursprünglichen Anbieter – Personen, die das System anpassen können? Ist das erlaubt?
• Rechtliches & Daten
  Gehören die Daten wirklich Ihnen? Die Dokumentation? Der Code? Kann im Bedarfsfall jemand anderes das System übernehmen – schon morgen?
• Relevanz
  Wann wurde die Funktionalität und Compliance zuletzt überprüft? Wer in Ihrem Unternehmen ist für die Weiterentwicklung verantwortlich? Hat sich der Markt verändert? Was machen und nutzen Ihre Wettbewerber? Liefern sie nicht schneller als Sie?

Wann eine maßgeschneiderte Lösung nicht nötig ist

Nicht jede Agentur benötigt eine maßgeschneiderte ATS-Software. Für Unternehmen mit kleinen Recruiter-Teams, Fokus auf nur einem Markt, standardisierten Einstellungsprozessen oder begrenztem Technologie-Budget bleiben fertige Applicant-Tracking-Systeme die praktischste Lösung. Die am häufigsten empfohlenen ATS für Recruiting-Agenturen in dieser Kategorie bieten typischerweise schnelle Implementierung, Compliance-Abdeckung und vorhersehbare Lizenzkosten. Maßgeschneiderte Infrastruktur wird strategisch nur dann relevant, wenn die Komplexität oder Größe des Recruitings die Grenzen der Plattform übersteigt.

Wenn Recruiting jedoch der Hauptumsatztreiber und nicht nur eine unterstützende Funktion ist, wird Software nicht länger nur eine Tool-Entscheidung – sie wird zu einer entscheidenden Infrastrukturentscheidung.

Der Wettbewerb um Talente auf dem Markt ist enorm. Sie wollen die besten Kandidaten – und zwar bevor andere sie bekommen. Software sollte es Ihnen ermöglichen, schnell zu arbeiten und Recruitern helfen, ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Zentrale Erkenntnisse

Wie immer gibt es keine einfache Lösung. Sie müssen auf Ihr Unternehmen hören. Und denken Sie daran: 

• Fertige ATS-Plattformen scheitern nicht, weil sie schlechte Tools sind, sondern weil Recruiting-Unternehmen strukturell nicht standardisiert sind.
• Recruiting-Workflows unterscheiden sich je nach Delivery-Modell, geografischem Standort, Compliance-Regime und Kandidatenzuordnungslogik, sodass echte Prozessstandardisierung unrealistisch ist.
• Je mehr eine Agentur wächst, desto mehr muss sich die Software an das Betriebsmodell anpassen – nicht umgekehrt.
• SaaS-ATS-Plattformen bündeln oft Funktionen, die Agenturen nie nutzen, was die Kosten erhöht, ohne den operativen Wert zu steigern.
• Datenhoheit ist das meist unterschätzte Risiko – Kandidaten-Datenbanken, Kommunikationshistorie und Recruiter-Wissen sind Kernwerte des Unternehmens.
• Lizenz- und seat-basierte Preismodelle können skalierbares Wachstum in steigende Betriebskosten verwandeln.
• Hybridlösungen entstehen – ATS für Compliance, Tabellenkalkulationen für die Umsetzung. Das signalisiert strukturelle Fehlanpassung.
• Maßgeschneiderte ATS-Entwicklung erfordert nicht von Tag eins eine vollständige Ablösung; die meisten Agenturen entwickeln sich schrittweise dahin.
• KI-Funktionen verstärken die Kluft. Generische Modelle automatisieren Aufgaben, proprietäre Modelle schaffen Wettbewerbsvorteile.