Když ATS přestane pomáhat: Proč dává smysl vlastní náborový software

Náborové agentury jsou na vzestupu. Trh stále častěji vyžaduje flexibilní zajištění stálých i dočasných pracovníků na vyžádání; „tradiční“ způsob náboru dnes dává smysl hlavně pro malé a střední firmy, které si mohou dovolit dlouhodobé závazky i vlastní náborová, HR nebo retenční oddělení.

Všechny agentury, které zajišťují pracovní sílu na vyžádání, proto potřebují ATS nebo systémy pro řízení HR. Jen málokterý obor je tak zahlcen hotovými nástroji jako právě tento.

Přesto agentury často stále používají tabulky, případně velmi drahá na míru vyvíjená SaaS řešení. Proč tomu tak je? Proč je vlastní řešení tou správnou cestou, i když je na trhu tolik dostupných nástrojů?

Nedostatečnost pracovních postupů

Protože procesy mohou být pastí.

Problém není v tom, že by si agentury vybíraly špatné ATS. Problémem je očekávání, že standardizovaný software dokáže podporovat zásadně nestandardizované náborové firmy. Modely poskytování náborových služeb, logika vlastnictví kandidátů, cykly opakovaného nasazení i požadavky na compliance se mezi agenturami natolik liší, že i to nejlepší hotové řešení se dříve či později stane spíše omezením než skutečnou podporou.

Mluvit o firemních procesech často vytváří dojem, že pro všechno existují pevně daná pravidla, která stačí jen dodržovat. Realita je ale jiná. I když firmy sledují stejné cíle a řeší stejné typy úkolů, každá z nich k nim přistupuje vlastním způsobem.

Důvodů může být mnoho – jedinečná konkurenční výhoda, historie firmy, zvyklosti týmu, osvědčené postupy nebo zkušenosti z minulosti. Právní požadavky a compliance přitom tvoří jen menší část celého procesu. Tou největší částí je právě to, co je pro každou firmu specifické.

Nábor se liší podle odvětví, lokality, regulačního rámce, typu spolupráce (outsourcing vs. kmenoví zaměstnanci) i trhu (globální vs. lokální).

Nevybrali jste špatný nástroj. Jen se ukazuje, že vaše firma jednoduše nezapadá do žádného z nástrojů, které jste zatím vyzkoušeli.

A právě tady se ukazuje první zásadní slabina hotových řešení. Software má následovat proces, ne naopak. Standardní nástroj nedokáže zachytit váš jedinečný pracovní postup – a pokud ano, vyžaduje tolik úprav, že se z něj ve výsledku stává úplně nový produkt. A zaplatíte za něj stejně.

A ve chvíli, kdy už systém přizpůsobujete na míru, vlastně detailně popisujete své vlastní procesy. Proč je tedy nevyužít jako zadání pro vývoj vlastního řešení?

Jeden balík, 70 % zbytečností

Dalším problémem je, že si kupujete spoustu funkcí, které nikdy nevyužijete. Pokud jste náborová agentura, velmi pravděpodobně nepotřebujete správu majetku, hodnocení výkonu, interní HR moduly, správu vozového parku, sklad propagačních předmětů, mzdovou agendu, administrátorské moduly a podobně. Přesto jsou tyto funkce součástí většiny ATS systémů.

Samozřejmě je nemusíte používat, ale už jste za ně zaplatili. A tak se často firmy snaží své procesy „ohnout“ podle zakoupeného nástroje, aby jeho rozsah nějak obhájily. Stojí to opravdu za to?

Když potřebujeme systém pro řízení uchazečů, nepotřebujeme celé ERP.

Navíc mohou být tyto systémy sice výkonné, ale ne zrovna intuitivní. Kvůli neustále se rozšiřujícím roadmapám a přibývajícím funkcím se z jednoduchých úkonů stává složitý proces – to, co náborář zvládne v Excelu na dvě kliknutí, vyžaduje v ATS pět kliknutí, tři záložky a dva mezikroky.

A tak se lidé vracejí zpět k Excelu, poznámkám na LinkedInu a e-mailům.

Hlavní rizika SaaS ATS systémů pro náborové agentury

Ale pracovní postupy a přizpůsobitelnost nejsou ty největší problémy.

Nejcennější pro náborové agentury jsou data – databáze uchazečů, historie komunikace a přiřazení úkolů, kontakty.

Používání služby třetí strany znamená nejen, že jsou vaše data v rukou někoho jiného, ale můžete se dostat do situace, kdy vaše data ve skutečnosti (a právně) nejsou úplně vaše. A to není jen případ vendor lock-in, ale vážné ohrožení vašeho podnikání. Nevíte, kdo má k vašim datům přístup, kdo je může sdílet, číst nebo dokonce prodat – a to není v náborovém byznysu ničím neobvyklým (ačkoliv jde spíše o lidský problém než technický).

A pokud nastane problém, budete muset data stahovat, migrovat, případně dokonce vytvořit custom API, pokud vám dodavatel povolení udělí nebo je schopen ho poskytnout. K datům máte přístup pouze, dokud platíte. Vaše data podléhají smluvním podmínkám (v podobě Podmínek služby) a výrazně se spoléháte na stabilitu třetí strany.

Škálování může být obtížné – a drahé

Nejčastější scénář při koupi ATS: platíte za určitý plán (měsíčně/ročně) a každý plán má přidělený počet „licencí“ (unikátních přístupů). Nebo platíte za každý přístup zvlášť.

A tady je problém – rozšiřujete tým? Potřebujete najmout více náborářů? Potřebujete více licencí? Přijatelná měsíční platba se rychle promění ve značné výdaje. Potřebujete externí spolupracovníky? To samé – a pro ně musíte zajistit unikátní přístup, protože nechcete, aby se dostali tam, kam nemají.

ROI se zmenšuje. Stáváte se citlivější na změny na trhu. Roční platby neplatíte, protože jde o příliš velký závazek.

…a jste uvězněni, protože nikdo nebude chtít znovu migrovat všechna data a zmapovat procesy.

ATS pro compliance, tabulky pro reálnou práci – realita soužití náboru a softwaru

Frustrace, neefektivita a potřeba rychlosti a okamžitých reakcí obvykle vedou k nějakému hybridnímu řešení. Každý ví, že to není strategické, možná ani udržitelné, pokud se změní okolní prostředí (investice, růst firmy, změna vedení…).

Ale práce se musí udělat, a nechceme, aby nástroj byl překážkou.

Proč vlastní řešení?

Místo toho, abyste přizpůsobovali svůj náborový model omezením softwaru, navrhujete software podle své obchodní logiky, chování náborářů a růstové trajektorie. Kontrola se přesouvá z roadmapy dodavatele na vaši obchodní strategii.

AI tento rozdíl ještě více urychluje. Zatímco většina moderního softwaru pro náborové agentury nabízí AI funkce (analýzu životopisů, matching, návrhy kontaktování), tyto pracují se sdílenými daty a generickými modely. Vlastní ATS software umožňuje agenturám trénovat logiku na základě interních historických dat kandidátů, úspěšnosti umístění, vzorců chování náborářů a preferencí klientů. Místo generické automatizace tak agentury budují odlišné inteligentní vrstvy, ke kterým konkurence nemá přístup.

A to nejlepší – můžete začít postupně. Budete vlastníkem dat. Můžete implementovat malé zlepšení, než se rozhodnete pro větší kroky.

• Vytvořte  vlastní databázi kandidátů
• Vytvořte lehký interní CRM systém
• Vytvořte nástroj pro sledování náborového procesu

Většina agentur nezačíná kompletní přestavbou platformy. Vlastní řešení se obvykle vyvíjí postupně, po vrstvách:

• Vlastní databáze kandidátů pro zabezpečení a strukturování klíčových dat
• Lehký interní CRM systém odrážející skutečné pracovní postupy náborářů
• Sledování pipeline a opětovného nasazení sladěné s dodavatelskými modely
• Automatizační vrstvy – oslovení kandidátů, připomínky, artefakty pro compliance
• AI obohacení – analýza životopisů, skórování, matching, interní vyhledávání znalostí

A pak to uvidíte. Tímto způsobem vlastníte klíčová data a můžete experimentovat. Jakmile zažijete tuto svobodu, oceníte její hodnotu.

A můžeme pokračovat:

• Jedinečné náborové pipeline
• Role-specifická logika
• Země-specifické procesy compliance
• Integrace na vašich podmínkách – e-maily, vlastní KPI, LinkedIn, interní systémy, reporting, návyky náborářů
• Rychlejší reakce na legislativu
• Snazší škálování
• Kontrola verzí dat
• Podpora specifická pro jazyk (CZ/SK/jiné)
• Výkon optimalizovaný podle zátěže
• Funkce přesahující standardní rozsah ATS
• Vlastní KPI (produktivita náborářů, hodnota klienta během životního cyklu, místa úniku kandidátů v pipeline)
• Vlastnictví duševního vlastnictví (IP)
• Přenosná hodnota – důležitá pro odchod z firmy, akvizici, investice, změnu obchodního modelu nebo adaptaci na trh

Najednou nic není generické, všechno je vaše. Přestaňte se nechávat svádět „best practice“ praktikami a soustřeďte se na realitu své vlastní praxe.

Už máte vlastní ATS systém? Nejprve si přečtěte toto

Připravili jsme několik otázek, které můžete položit svému týmu, abyste zjistili, zda zakoupený systém skutečně funguje, nebo jestli je spíš překážkou v každodenní práci.

Hlavní pravidlo: pokud systém musíte obcházet, není to dobrý systém. Ať už vlastní, nebo hotový, odpovězte si na následující:

• Technologický stack a stav systému
  Je systém relativně moderní? Jaké jsou náklady na údržbu? Je snadné přidávat nové funkce? Kromě původního dodavatele máte k dispozici lidi, kteří mohou systém upravovat? Je to vůbec povoleno?
• Právní otázky a vlastnictví dat
  Opravdu vlastníte data? Dokumentaci? Kód? Pokud by bylo potřeba, mohl by někdo jiný systém převzít už zítra?
• Relevance
  Kdy byla naposledy prověřena funkčnost a shoda s legislativou? Kdo ve vaší firmě má odpovědnost za jeho rozvoj? Změnil se trh? Co dělají a používají vaši konkurenti? Nepředbíhají vás?

Kdy vlastní řešení nepotřebujete

Ne každá agentura potřebuje vlastní ATS software. Pro firmy s malým týmem náborářů, zaměřením na jeden trh, standardizovanými náborovými postupy nebo omezeným technologickým rozpočtem zůstávají hotová řešení pro sledování uchazečů (ATS) nejpraktickější volbou. Nejčastěji doporučované ATS v této kategorii nabízejí rychlé nasazení, pokrytí compliance požadavků a předvídatelné licenční náklady. Vlastní infrastruktura se stává strategicky relevantní až tehdy, když složitost náboru nebo jeho rozsah začne překračovat limity platformy.

Ale pokud je nábor hlavním zdrojem příjmů firmy, nikoli jen podpůrnou funkcí, software přestává být jen nástrojem – stává se klíčovým rozhodnutím o infrastruktuře.

Konkurence o talenty na trhu je obrovská. Chcete je získat dříve než ostatní – software by vám měl umožnit pracovat rychle a pomáhat náborářům dělat jejich práci efektivně.

Hlavní závěry

Jak už to bývá, neexistuje jednoduché univerzální řešení. Je potřeba naslouchat svému podnikání. A pamatujte:

• Hotová ATS řešení neškodí tím, že by byla špatná – selhávají proto, že náborové firmy jsou strukturálně nestandardizované.
• Náborové pracovní postupy se liší podle modelu poskytování služeb, geografie, regulačního rámce a logiky vlastnictví kandidátů, takže skutečná standardizace procesů je nereálná.
• Čím více agentura roste, tím více se software musí přizpůsobovat jejímu provoznímu modelu, nikoli naopak.
• SaaS ATS platformy často obsahují funkce, které agentury nikdy nepoužívají, čímž zvyšují náklady, aniž by přidávaly operační hodnotu.
• Vlastnictví dat je nejvíce podceňované riziko – databáze kandidátů, historie komunikace a znalosti náborářů jsou klíčovým obchodním aktivem.
• Licenční a seat-based modely mohou proměnit škálovatelný růst ve stále rostoucí provozní náklady.
• Objevují se hybridní reality – ATS pro compliance, tabulky pro provádění. To je signál strukturální nesouladu.
• Vývoj vlastního ATS nevyžaduje kompletní náhradu od prvního dne; většina agentur se k němu vyvíjí postupně.
• AI možnosti ještě více prohlubují rozdíl. Generické modely automatizují úkoly, proprietární modely vytvářejí konkurenční výhodu.