Jak firmy ztrácí kontrolu: příliš nástrojů, příliš excelů, příliš verzí pravdy

Když si firma nakoupí příliš mnoho softwaru, digitalizace začne bolet

Při digitalizaci firem často narážíme na jeden opakující se problém. Nejde o to, že by společnosti digitalizaci podceňovaly. Naopak. Obvykle se snaží své fungování postupně zlepšovat a pro jednotlivé části workflow si pořizují specializované nástroje. To samo o sobě dává v mnoha případech smysl. Ne každá firma chce nebo potřebuje jít hned cestou vývoje na míru.

Jenže právě tady často začíná problém.

Postupem času firma zjistí, že na každou část práce používá jiný software. Jeden nástroj na obchod, druhý na projekty, třetí na finance, další na dokumenty, interní komunikaci, reporting nebo schvalování. Každý z těchto nástrojů řeší jen část celého procesu, ale dohromady už netvoří funkční celek.

Výsledek bývá velmi podobný: 

• data se musí ručně přepisovat, duplikovat nebo složitě přesouvat mezi různými systémy,

• lidé si přestanou být jistí, kde vlastně existuje správná verze informace,

• kde je zdroj pravdy? V CRM? V účetním systému? V tabulce? Nebo v nějakém interním reportu, který si někdo posílá jednou týdně e-mailem?

A přesně v tu chvíli začíná digitalizace místo pomoci firmu brzdit.

Když přestaneme věřit datům, přichází Excel

Jakmile lidé ztratí důvěru v data, začnou si vytvářet vlastní paralelní evidenci v podstatě všeho, co potřebují. Typicky v Excelu nebo Google Sheetech. Jednoduše potřebují mít něco, na co se mohou alespoň sami spolehnout.

Jenže tím se problém dál prohlubuje.

Vznikají další kopie dat, další verze reality a další místa, kde se může objevit chyba. Každý tým si začne vytvářet vlastní „svět“, vlastní reporty a vlastní způsob práce. Informace se rozpadnou do mnoha souborů, tabulek a komunikačních cest, ke kterým často nemá nikdo jiný přístup nebo jim nerozumí. Firma pak sice používá spoustu softwaru, ale reálně ztrácí kontrolu nad tím, co se v ní děje.

A to bývá často ještě větší problém než samotné peníze utracené za licence.

Dva velmi podobné příběhy z praxe

Nedávno jsme řešili hned dva případy, které to dobře ilustrují. V prvním případě šlo o právní firmu, která odvádí skvělou práci, ale její technologický stack se v čase rozrostl natolik, že ročně platila stovky tisíc korun jen za licence různých nástrojů. Každý z nich vznikl jako řešení nějaké konkrétní potřeby, ale celek už přestal být efektivní. Začala se objevovat i nespokojenost lidí s množstvím manuální práce, kterou je potřeba odvádět v rámci práce s daty. Začalo proto dávat smysl podívat se na situaci novým pohledem a zjistit, zda je možné některé nástroje odstranit, zjednodušit nebo nahradit jednotnějším řešením a umožnit lidem pracovat efektivněji.

Ve druhém případě šlo o firmu zaměřenou primárně na hardware a služby. Problémy byly velmi podobné: 

• horší komunikace mezi týmy,

• chybovost dat,

• nekonzistence v procesech,

• nízká důvěra v informace a potřeba zpřístupnit různým lidem různá data různými způsoby,

• a i tady se navíc ukázaly náklady na licence, které na první pohled nebyly vidět, ale v součtu dosahovaly vyšších stovek tisíc korun ročně.

V obou firmách zároveň fungovalo velké množství vlastních excelových tabulek, do kterých si jednotlivci nebo týmy ukládali data pro své potřeby. A právě tam se začíná pomalu vytrácet kontrola nad firmou. Nedělo se to najednou, ale lidé postupně přidávali víc a víc. O to nebezpečnější to je.

Cílem není za každou cenu vývoj na míru

Důležité je říct. že smyslem takové situace není automaticky dojít k závěru, že jediná cesta ven je vlastní software vyvinutý na míru. V této fázi to často ani není nejlepší řešení.

Cílem je najít vhodné řešení pro Vaši firmu, Vaše lidi, Vaše procesy.

Někde dává smysl vytvořit dashboard, který sjednotí data z více systémů na jedno místo a vedení firmy konečně uvidí, jak na tom skutečně je. Jinde pomůže propojení stávajících nástrojů, aby lidé nemuseli stejná data zapisovat na pět různých míst. A někdy je velkou výhrou už jen to, že se podaří zrušit jeden nástroj, který pokrývá jen malou část workflow (a to ještě někdy jen částečně), ale přidává další náklady, složitost a riziko chyb.

Dobrá digitalizace není o množství technologií. Je o tom, že technologie podporují proces, ne že ho komplikují.

Největší přínos často nemusí ležet v úspoře za licence

Cena licencí bývá viditelná, a proto se o ní snadno mluví. Samozřejmě záleží případ od případu a na konkrétních cenách jednotlivých nástrojů. Ale čím dál častěji se ukazuje, že hlavní hodnota digitalizace leží jinde.

Ve chvíli, kdy zaměstnanci dělají méně chyb, lépe mezi sebou komunikují, pracují se stejnými daty a nemusí si budovat vlastní paralelní evidenci, roste spolehlivost a rychlost celé firmy. Procesy jsou konzistentnější, rozhodování je rychlejší a lidé se mohou soustředit na práci, která firmě skutečně přináší hodnotu.Nehledě na to, že je to pak i více baví. 

Výsledkem pak často není jen úspora nákladů, ale i to, že firma zvládne ve stejném počtu lidí výrazně víc. A to je ve finále často mnohem důležitější než samotné škrtání licencí.

Kde to celé začíná

Typický problém digitalizace tedy často nezačíná tím, že firma používá software. Začíná tím, že používá příliš mnoho oddělených nástrojů, které postupně dorostou do stavu bez jasné logiky, bez návazností a bez jednotného pohledu na data.

Jakmile se ztratí důvěra v informace, nastupují ruční zásahy, excelové tabulky bokem a postupné obcházení systémů. A v tu chvíli už nejde jen o technologii. Jde o řízení firmy jako takové.

Proto je při digitalizaci klíčové neptat se jen na to, jaký nástroj pořídit, ale hlavně na to, co firma skutečně potřebuje: 

• kde vznikají data, 

• kdo s nimi pracuje, 

• kdo jim má věřit

• a jak zajistit, aby všichni pracovali nad stejnou realitou.

Právě tam totiž začíná smysluplná digitalizace.

Jestli jste se v některé části článku poznali, dost možná řešíte podobnou situaci i u Vás ve firmě. Dobrá zpráva je, že se to dá řešit. A často není potřeba všechno převrátit naruby. Je nicméně potřeba správně pojmenovat problém, určit priority a zvolit rozumný další krok.

Pokud tuto situaci chcete řešit, ozvěte se mi. Můžeme se domluvit na workshopu, na kterém se podíváme na Vaše největší problémy, procesy a data. Otevřeme i nejpalčivější otázky a následně navrhneme řešení, které bude dávat smysl Vašemu týmu i firmě.