Na čem skutečně firmy fungují? Často je to Excel a jedno telefonní číslo

Klienti za námi už nechodí se zadáním, jaký systém potřebují vyvinout. Chodí s otázkou: „Kde nám můžete pomoct?“

Na úvodní schůzce se pak dozvídáme, že celá firma stojí na historických znalostech paní asistentky a na ochotě bývalého markeťáka zvednout po letech telefon. Že si jedno oddělení přenáší šanony z kanceláře do kanceláře. Že majitel je jediný, kdo ví, co čísla v reportech znamenají. Že se stejná čísla zadávají několikrát, ručně se kopírují a realita není zachycená nikde. Že když firma přibere víc zakázek, naroste jí operativa tak, že se jí to vlastně ani nevyplatí. Že její zákazníci mají na systémy požadavky, které nesplňuje, a neví, jak je splnit, aniž by zkrachovala. Že systém je křehký a místo růstu ho brzdí.

Tyto problémy tu byly vždycky, jen se daly schovat do marží. Když je přebytek, neefektivita se ztratí. Jenže trh se mění a AI je nasvěcuje rychleji, než je stihneme zamést pod koberec.

Proto se s klienty dávno nebavíme o technologiích, ale o jejich byznysu. Software je jen nástroj, jak ho vylepšit.

Jak to u vás doopravdy funguje

Hned na začátku přichází to nejtěžší - jak to u vás chodí doopravdy? Třeba máte systémy, máte ERP, máte Salesforce, máte třeba i SAP, nebo jste si dokonce nechali už kdysi vyrobit systém na míru, máte účetní systém, fakturační systém, nabídkový systém. Ale pořád to drhne. Stále vznikají nové tabulky a přehledy, data zjistíte dlouho poté, co uzavřete měsíc, kvartál nebo rok. Nebo data kopírujete z jednoho systému do druhého, vytváříte si na ně vlastní pohledy podle vlastního klíče, skladový systém neodpovídá tomu, co máte v tabulce, máte spoustu výjimek z procesu, vytvoření reportu trvá týden - a to ještě s tím, že je třeba vědět, jak se věci mají.

A to, jak to celé doopravdy funguje, ví pořád jen pár lidí (v tom lepším případě). Ti vědí, jak věci fungují v reálném provozu, které systémy mají jaké mezery, co se dělá ručně nebo jaké práce se duplikují.

Nový systém, nové obavy

I přesto ale zavádění nových systémů naráží na (možná ani ne tolik překvapivé) problémy. Nemyslím teď případy, kdy vedení dělá, že se ho bouře na trhu a věk umělé inteligence netýká, a chce to doklepat do důchodu bez velkých zásahů do procesů, na které je zvyklé (i to je mimochodem lidsky naprosto pochopitelné). Mnohem častěji ale slyšíme obavy, které má spousta majitelů, ředitelů a manažerů úplně oprávněně.

Neztratím nad firemními daty kontrolu?

Systém jste ve firmě tvořili dlouhá léta a každá jeho část je odrazem potřeby, na kterou upozornil pravděpodobně nějaký problém. A měnit to, když nebudete přesně vědět, jak systém funguje, je těžké.

Zefektivníme proces, budeme muset vyhazovat lidi? A co když jsou lidi proti změně?

Každý nový systém musí zohlednit a zachovat to, co ve firmě doopravdy funguje. Nemá cenu vyvíjet nebo pořizovat cokoliv nového, když to staré funguje dobře. Integrace systému i znalostí lidí je přínosnější než AI leštěnka. Úspora na lidské práci není nutně v počtu pracovních pozic. Pokud je nový systém součástí byznysového rozhodování, může s restrukturalizací práce přijít i nová utilizace kapacit. S tím umíme pomoct.

Nespálíme se zase? A co když budeme chtít systém vyměnit?

Project rescue i vendor lock-in jsou nám velice dobře známá témata. Mnoho našich klientů se v minulosti doopravdy spálilo a systém, do kterého dali spoustu peněz i energie, teď pracuje proti nim - nebo jenom částečně. A tak je obezřetnost rozhodně na místě. Nicméně i proto říkáme, že není třeba hned měnit celý systém. Pojďme se podívat na jeho nejpalčivější část, může to být doba tvorby nabídek, nepřesnosti v datech, papírová data, cokoliv, co, když spravíme, může mít velký efekt na vaši práci. Malý krok, adekvátní úsilí, velký efekt - ale hlavně budování důvěry a důkaz, že věci fungovat můžou.

Nebudeme na AI závislí?

Co když zdraží? Co když zpomalí? Co když zmizí? Co když se pokazí? Stát se může cokoliv. Proto je AI nástroj, a ne základ systémů, proto má vibe coding tak špatné jméno. Proto už při návrhu řešíme, jak půjde použitý model nebo službu vyměnit a co bude systém dělat při jejich výpadku. Výměna nemusí být bez práce, neměla by ale vyžadovat přestavbu celého řešení. AI v rukou profesionálů, kteří mají zkušenosti s vývojem a neopomíjejí základní principy vývoje softwaru, je velice mocný a efektivní nástroj. AI v rukou lidí bez IT základů je časovaná bomba.

Jsou naše data v bezpečí?

Nejčastější otázka, kterou dnes slyšíme, je rozhodně správná. Odpovědí je, že o tom rozhodujete vy: kde budou data uložená, kdo k nim má přístup a co z nich smí AI vůbec číst. Data můžou zůstat ve vašem prostředí a AI nemusí vidět víc, než potřebuje k jedné konkrétní úloze. Bezpečnost je řada rozhodnutí, která musí někdo udělat dřív, než se začne vyvíjet - a v tom vás umíme navést.

Odkud ale začít?

Nemusíte vědět, co přesně potřebujete. Stačí nám, když popíšete, s čím máte problém, a otázka „Kde nám můžete pomoct?“ je naše nejoblíbenější zadání.

Není třeba nic dělat překotně, vlak zatím nikomu neujel, protože když pomineme startupy a technologické frontiers, potenciál tradičních firem není zdaleka vyčerpaný.

Pokud jste se v něčem z toho poznali, máte dost informací na první rozhovor. Nemusíte předem rozhodnout, jestli potřebujete AI, nový systém nebo propojení stávajících systémů. Stačí ukázat, kde se práce zasekává, čemu v číslech nevěříte nebo co byste chtěli zvládnout, ale současný provoz vám to nedovolí.

Od toho můžeme začít. Společně s vašimi lidmi zjistíme, co stojí za to nechat, co jim zbytečně bere čas a kde má smysl udělat první změnu. Vy znáte svůj byznys. Od nás dostanete jednoduchý návrh, který můžete posoudit, změnit nebo ověřit na vlastním procesu.

Excel si nechte, je to dobrý nástroj. Jen by spolu s jedním telefonním číslem neměl být podmínkou fungování firmy.