Moravio
Provoz a růst firmy

Zakázek přibylo. Administrativa roste ještě rychleji.

Najdeme opakované ruční kroky a převedeme je do jednoho pracovního toku.

Zakázky · Schvalování · Dokumenty · ERP / CRM · Reporting

S rostoucím objemem začnou tabulky, e-maily a ruční předávání brzdit provoz. Zmapujeme tok a opakovanou práci zautomatizujeme.

Probrat náš proces

Objem roste. Proces zůstává stejný.

Růst se často projeví nejdřív v kanceláři. Lidé tráví více času koordinací práce, která dřív zabírala jen pár minut.

  • Každá zakázka přidá ruční kroky.

    Nový zákazník znamená další zápisy do tabulek, potvrzení e-mailem, kontrolu údajů a předání mezi lidmi.

  • Specialista dělá administrativu.

    Člověk, který má řešit zákazníka, výrobu nebo projekt, tráví část dne přepisováním dat a hlídáním stavu.

  • Změna spustí řetězec telefonátů.

    Termín, množství nebo priorita se změní a několik lidí musí ručně aktualizovat své části procesu.

  • Další růst znamená další lidi do koordinace.

    Kapacitu zvyšujete tím, že přidáváte administrativu. Proces sám se nezrychluje a chyby se hledají stále ručně.

Ruční práce se násobí s každou další zakázkou.

Jedna ruční operace nemusí být problém. Když se ale opakuje u každé zakázky, pobočky nebo zákazníka, s růstem se z ní stane samostatná agenda. Nejčastěji jde o přepisování údajů, tvorbu dokumentů, schvalování, změny stavů, kontrolu termínů a předávání informací mezi systémy.

  1. 01Poptávka
  2. 02Zakázka
  3. 03Plánování
  4. 04Realizace
  5. 05Dokumenty
  6. 06Fakturace
  7. 07Reporting

Označte kroky, kde se stejná data zadávají, kopírují, schvalují nebo kontrolují ručně. Tam se ztrácí kapacita.

Pracovní tok, který zvládne vyšší objem.

  • Jeden vstup místo několika přepisů

    Údaj se zadá tam, kde vzniká, a další části procesu si ho převezmou bez opakovaného kopírování.

  • Stav zakázky na jednom místě

    Obchod, provoz a vedení mohou pracovat se stejným aktuálním stavem a vidět, co čeká na další krok.

  • Automatické předání mezi kroky

    Po schválení, změně stavu nebo dokončení práce může systém připravit další úkol, dokument nebo předat data dál.

  • Pravidla a výjimky

    Běžný tok může být automatický, zatímco nestandardní situace se předají člověku k rozhodnutí.

  • Napojení na ERP a CRM

    Nevytváříme další izolovaný nástroj. Nový tok lze propojit s ERP, CRM, skladem, účetnictvím nebo dalšími systémy, které už používáte.

  • Přehled pro vedení

    Počet zakázek, stav, čekající kroky a další důležité informace vznikají z procesu průběžně, bez ručního skládání reportu.

Systémy, které převzaly procesy původně řízené ručně.

B2B dodavatel obalůZ Excelu do systému, který řídí zakázkyTabulky držely zakázky v chodu roky, dokud se nestaly stropem růstu. Zakázky, zákazníci a dokumenty teď žijí v jednom systému, změny se sledují a příchozí e-mail se přiřadí ke správnému záznamu.O rok později se klient vrátil pro rozšířeníČíst případLogistika, stovky vozidelRůst provozu bez růstu kancelářeRychle rostoucí dopravce narazil na obvyklé limity: úzká místa v klíčových procesech, závislost na konkrétních lidech a pomalou následnou administrativu včetně fakturace. Provozní systém na míru teď nese tok od dokladů řidičů až po fakturu zákazníkovi.Doklady k fakturaci, často tentýž denČíst případ

U podobných projektů nezačínáme seznamem funkcí. Potřebujeme vidět cestu jedné zakázky, kdo do ní vstupuje a které kroky se opakují pokaždé.

Otázky, které položíme na první schůzce.

  • Co musí člověk udělat ručně pokaždé, když přijde nová zakázka?
  • Který krok dnes omezuje počet zakázek, které tým zvládne?
  • Kde se stejná informace přepisuje nebo posílá dál e-mailem?
  • Co se stane, když zákazník změní termín, množství nebo požadavek?

Softwarový partner pro provoz, který dál roste

  • Poradíme, zda stavět, nebo koupit

    Nejdřív ověříme, zda proces zvládne hotový produkt nebo vaše současné systémy. Vývoj na míru začíná tam, kde to vyžaduje objem, výjimky nebo integrace.

  • Stavíme kolem toho, co si necháte

    ERP, CRM, sklad i účetnictví mohou zůstat. Nový pracovní tok propojíme s vaším stávajícím prostředím.

  • Jeden proces po druhém

    Začneme jedním typem zakázky nebo jedním oddělením, ověříme výsledek a rozsah rozšiřujeme krok za krokem.

  • Patří vám

    Kód, pracovní tok i pravidla zůstávají vašemu týmu a systém může běžet na vaší infrastruktuře.

Tým Moravio

Časté otázky

Musíme nahradit celý současný systém?
Ne. Často lze ponechat ERP, CRM nebo jiné nástroje a doplnit vrstvu, která automatizuje konkrétní proces mezi nimi.
Jak poznáme, co automatizovat jako první?
Hledáme krok, který se často opakuje, zabírá lidem čas, pracuje s jasnými vstupy a má viditelný dopad na kapacitu nebo rychlost procesu.
Co když máme hodně výjimek?
Výjimky jsou běžnou součástí provozu. Standardní případy lze zpracovat automaticky a situace, které vyžadují rozhodnutí, systém předá správnému člověku.
Umíte řešení propojit s ERP nebo CRM?
Ano. Integrace se stávajícími systémy je často klíčovou částí řešení. Rozsah závisí na dostupném API, datech nebo možnostech importu a exportu.
Můžeme začít jedním oddělením nebo typem zakázky?
Ano. Pro první krok je to často praktičtější než měnit celý provoz najednou. Po ověření řešení lze rozsah postupně rozšířit.
Co potřebujete pro první odhad?
Popis jednoho opakovaného procesu, používané systémy a příklad zakázky, na které je vidět ruční práce nebo čekání.

Co potřebujete, ale nedá se to koupit jako hotové řešení?

Napište nám i neuspořádanou verzi. Pomůžeme vám vyspecifikovat další krok.

Popsat situaci

Raději e-mail? jakub.bily@moravio.com · Nebo si domluvte hovor