Každá zakázka přidá ruční kroky.
Nový zákazník znamená další zápisy do tabulek, potvrzení e-mailem, kontrolu údajů a předání mezi lidmi.
Provoz a růst firmy
Zakázek přibylo. Administrativa roste ještě rychleji.
Najdeme opakované ruční kroky a převedeme je do jednoho pracovního toku.
Zakázky · Schvalování · Dokumenty · ERP / CRM · Reporting
S rostoucím objemem začnou tabulky, e-maily a ruční předávání brzdit provoz. Zmapujeme tok a opakovanou práci zautomatizujeme.
Je to i váš případ?
Objem roste. Proces zůstává stejný.
Růst se často projeví nejdřív v kanceláři. Lidé tráví více času koordinací práce, která dřív zabírala jen pár minut.
Specialista dělá administrativu.
Člověk, který má řešit zákazníka, výrobu nebo projekt, tráví část dne přepisováním dat a hlídáním stavu.
Změna spustí řetězec telefonátů.
Termín, množství nebo priorita se změní a několik lidí musí ručně aktualizovat své části procesu.
Další růst znamená další lidi do koordinace.
Kapacitu zvyšujete tím, že přidáváte administrativu. Proces sám se nezrychluje a chyby se hledají stále ručně.
Kde se ztrácí kapacita
Ruční práce se násobí s každou další zakázkou.
Jedna ruční operace nemusí být problém. Když se ale opakuje u každé zakázky, pobočky nebo zákazníka, s růstem se z ní stane samostatná agenda. Nejčastěji jde o přepisování údajů, tvorbu dokumentů, schvalování, změny stavů, kontrolu termínů a předávání informací mezi systémy.
- 01Poptávka
- 02Zakázka
- 03Plánování
- 04Realizace
- 05Dokumenty
- 06Fakturace
- 07Reporting
Označte kroky, kde se stejná data zadávají, kopírují, schvalují nebo kontrolují ručně. Tam se ztrácí kapacita.
Co můžeme změnit
Pracovní tok, který zvládne vyšší objem.
Jeden vstup místo několika přepisů
Údaj se zadá tam, kde vzniká, a další části procesu si ho převezmou bez opakovaného kopírování.
Stav zakázky na jednom místě
Obchod, provoz a vedení mohou pracovat se stejným aktuálním stavem a vidět, co čeká na další krok.
Automatické předání mezi kroky
Po schválení, změně stavu nebo dokončení práce může systém připravit další úkol, dokument nebo předat data dál.
Pravidla a výjimky
Běžný tok může být automatický, zatímco nestandardní situace se předají člověku k rozhodnutí.
Napojení na ERP a CRM
Nevytváříme další izolovaný nástroj. Nový tok lze propojit s ERP, CRM, skladem, účetnictvím nebo dalšími systémy, které už používáte.
Přehled pro vedení
Počet zakázek, stav, čekající kroky a další důležité informace vznikají z procesu průběžně, bez ručního skládání reportu.
Relevantní práce
Systémy, které převzaly procesy původně řízené ručně.
B2B dodavatel obalů
Z Excelu do systému, který řídí zakázky
O rok později se klient vrátil pro rozšíření
Tabulky držely zakázky v chodu roky, dokud se nestaly stropem růstu. Zakázky, zákazníci a dokumenty teď žijí v jednom systému, změny se sledují a příchozí e-mail se přiřadí ke správnému záznamu.
Logistika, stovky vozidel
Růst provozu bez růstu kanceláře
Doklady k fakturaci, často tentýž den
Rychle rostoucí dopravce narazil na obvyklé limity: úzká místa v klíčových procesech, závislost na konkrétních lidech a pomalou následnou administrativu včetně fakturace. Provozní systém na míru teď nese tok od dokladů řidičů až po fakturu zákazníkovi.
U podobných projektů nezačínáme seznamem funkcí. Potřebujeme vidět cestu jedné zakázky, kdo do ní vstupuje a které kroky se opakují pokaždé.
Začneme u provozu
Otázky, které položíme na první schůzce.
- Co musí člověk udělat ručně pokaždé, když přijde nová zakázka?
- Který krok dnes omezuje počet zakázek, které tým zvládne?
- Kde se stejná informace přepisuje nebo posílá dál e-mailem?
- Co se stane, když zákazník změní termín, množství nebo požadavek?
Proč Moravio
Softwarový partner pro provoz, který dál roste
Poradíme, zda stavět, nebo koupit
Nejdřív ověříme, zda proces zvládne hotový produkt nebo vaše současné systémy. Vývoj na míru začíná tam, kde to vyžaduje objem, výjimky nebo integrace.
Stavíme kolem toho, co si necháte
ERP, CRM, sklad i účetnictví mohou zůstat. Nový pracovní tok propojíme s vaším stávajícím prostředím.
Jeden proces po druhém
Začneme jedním typem zakázky nebo jedním oddělením, ověříme výsledek a rozsah rozšiřujeme krok za krokem.
Patří vám
Kód, pracovní tok i pravidla zůstávají vašemu týmu a systém může běžet na vaší infrastruktuře.
FAQ
Časté otázky
Ne. Často lze ponechat ERP, CRM nebo jiné nástroje a doplnit vrstvu, která automatizuje konkrétní proces mezi nimi.
Hledáme krok, který se často opakuje, zabírá lidem čas, pracuje s jasnými vstupy a má viditelný dopad na kapacitu nebo rychlost procesu.
Výjimky jsou běžnou součástí provozu. Standardní případy lze zpracovat automaticky a situace, které vyžadují rozhodnutí, systém předá správnému člověku.
Ano. Integrace se stávajícími systémy je často klíčovou částí řešení. Rozsah závisí na dostupném API, datech nebo možnostech importu a exportu.
Ano. Pro první krok je to často praktičtější než měnit celý provoz najednou. Po ověření řešení lze rozsah postupně rozšířit.
Popis jednoho opakovaného procesu, používané systémy a příklad zakázky, na které je vidět ruční práce nebo čekání.
Začněte svou situací
Co potřebujete, ale nedá se to koupit jako hotové řešení?
Napište nám i neuspořádanou verzi. Pomůžeme vám vyspecifikovat další krok.