S růstem firmy přirozeně rostla i komplexita provozu, návazností a nároků na koordinaci mezi dispečinkem, řidiči, administrativou, účetnictvím a externími dopravci.

Díky společnému úsilí se nám podařilo vybudovat nový systém, který mimo jiné například výrazně zkrátil čas od získání dokladů řidičem až po výslednou fakturaci zákazníkovi klienta a to vše často ještě v ten samý den. To předtím prakticky nebylo možné.

Výchozí situace

Firma klienta rychle roste, ale to zároveň přináší i typické problémy (procesní a datově roztříštěné prostředí), které se u takto velkých provozně řízených firem objevují:

• bottlenecky v klíčových procesech,
• závislost na konkrétních lidech a jejich know-how,
• roztříštěné systémy a data,
• nekompletní / nekonzistentní datové vstupy,
• složité předávání informací mezi odděleními,
• pomalé navazující administrativní procesy (včetně fakturace),
• omezená možnost škálovat výkon bez navyšování týmu.

Nešlo o problém jedné aplikace. Je to kombinaci procesních, datových a integračních limitů, které brzdily provoz i další rozvoj.

Proč software na míru

Od začátku bylo zřejmé, že klientovy procesy, návaznosti a provozní realita jsou natolik specifické, že běžný krabicový systém by znamenal řadu kompromisů. Klient si navíc již některé krabicové systémy předtím osahal a sám je zavrhl.

Proto jsme se dohodli na vývoji software na míru, který řeší jejich unikátní logistické procesy a konkrétní provozní problémy při přepravě a zároveň umožňuje systém dále rozvíjet podle toho, jak se mění potřeby firmy.

Cílem nebylo jen digitalizovat formuláře, ale vytvořit sjednocený provozní systém, který:

• centralizuje data a klíčové procesy,
• zpřehlední odpovědnosti a stav zakázek,
• zrychlí tok informací mezi lidmi a systémy,
• a vytvoří základ pro další automatizaci (včetně plánování a navazující implementace AI / OCR).

Náš přístup: Analýza + agilní delivery orientované na výsledky

Společná analýza procesů a návazností

Spolupráci jsme zahájili rozsáhlou analýzou procesů, rolí, datových toků a integračních vazeb. Klíčové bylo dobře popsat:

• jak se daná činnost dělá dnes,
• jaké má náležitosti a výjimky,
• kdo do ní vstupuje,
• a jak se má chovat v kontextu celého systému.

Právě tohle bývá v podobně rozsáhlých projektech často největší challenge a zároveň nejvíce podceňovaná část. Čím větší systém, tím více návazností, životních cyklů entit a dopadů „malých změn“ do dalších částí řešení.

V praxi to znamená, že i zdánlivě drobná úprava na klíčové entitě (např. rezervace / jízda) často otevírá diskusi nad desítkami dalších aspektů:

• jak se má změna projevit dál v procesu,
• kdo ji uvidí,
• kdy se má validovat,
• co ovlivní ve fakturaci, plánování, reportingu nebo mobilní aplikaci,
• a jak se má chovat v celém životním cyklu.

Tohle je oblast, kde se spálí velká část času projektu, ale právě tady vzniká největší hodnota, protože se nastavují správné základy.

Tlak na rychlý outcome a agilní delivery

Technicky jsme schopní navrhnout a implementovat široké spektrum řešení od běžných integrací až po komplexní custom API a integrační logiku. V tomto projektu se ale jako klíčový faktor dlouhodobě ukázalo něco jiného a to rychlost delivery a práce s průběžnou zpětnou vazbou . 

U klienta je velmi silně vidět orientace na výsledek, tedy:

• dodat funkci co nejdříve,
• dostat ji do provozu nebo aspoň k ověření,
• získat zpětnou vazbu od lidí, kteří ji reálně používají,
• doplnit detaily,
• a iterovat dál.

To je v provozních systémech za nás správný přístup. U funkcí, které lidem skutečně odemykají jednodušší práci nebo řeší konkrétní bolest, se velmi často ukáže, že finální podoba vznikne až v několika iteracích a z reálného používání uživateli. Důležité je ale dostat řešení rychle do reality a ladit podle skutečného používání.

Rychlosti delivery pomohlo i to, že jsme od začátku stavěli na prověřené admin šabloně a jednotném Docker prostředí a díky tomu jsme mohli prioritizovat outcome a rychle dávat funkce k ověření uživatelům.

Co jsme dodali

Unifikovaný systém pro řízení klíčových procesů

Na základě analýzy jsme navrhli a postupně implementovali unifikovaný systém, který je dnes nasazený v produkci a podporuje každodenní fungování firmy.

Systém sjednocuje klíčové procesy a data napříč provozem a zlepšuje přehled o tom:

• kdo co řeší,
• v jakém je to stavu,
• kde se zakázka / jízda nachází,
• jaké informace chybí,
• a proč se něco děje (nebo neděje).

Výsledkem je vyšší transparentnost, menší chaos v předávání informací a lepší operativní řízení.

Mobilní aplikace pro řidiče na Android + iOS

Součástí řešení je mobilní aplikace pro řidiče, aktuálně nasazená pro Android, s rozpracovanou verzi také pro iOS.

Mobilní aplikace pomáhá zejména s:

• předáváním informací k jízdám / zakázkám,
• přenosem důležitých provozních dat,
• digitalizací vybraných procesů v terénu,
• odesíláním podkladů a dokladů,
• snížením množství telefonátů a manuálních dohledávání mezi řidiči a dispečinkem / fakturačním oddělením atd.

Klíčovým přínosem je, že se informace dostávají do systému rychleji a ve strukturovanější podobě, což má přímý dopad na další procesy v back office společnosti.

Rychlé zpracování fotek dokladů a výrazné zrychlení fakturace

Jedním z hlavních cílů projektu bylo zrychlit tok podkladů z terénu od řidičů a navazující administrativu. V této oblasti už dnes vidíme velmi konkrétní dopad:

• daří se velmi rychle zpracovávat fotky dokladů od řidičů,
• a fakturovat prakticky na denní bázi, pokud tomu nebrání jiné administrativní okolnosti, což před nasazením nového systému nebylo prakticky možné.

To je zásadní změna oproti původnímu stavu a zároveň jeden z největších business přínosů celého řešení. Jde o reálné zlepšení cashflow a provozní efektivity a také výrazné zvýšení komfortu práce.

Digitalizace klíčových procesů a standardizace datových vstupů

Postupně jsme digitalizovali a sjednotili procesy, které měly největší dopad na rychlost a přesnost provozu, například:

• zasílání a zpracování dokladů,
• přenos důležitých dat mezi obchodem, provozem a administrativou,
• sdílení informací k zakázkám / jízdám nebo fakturám,
• sjednocení datových vstupů napříč rolemi a systémy.

Tím se snížila chybovost, omezily duplicity a zrychlila práce navazujících týmů.

Přístup pro externí dopravce a zákazníky

Součástí řešení je i modul pro externí dopravce (subdodavatele), který umožňuje zapojit třetí strany do procesu bez toho, aby získaly přístup k interním datům nebo citlivým částem systému.

• V systému lze vytvářet uživatele s vysoce omezenými právy,
• superadmin přiřadí uživatele pod konkrétního externího dopravce,
• dopravce následně vidí pouze své jízdy, jejich stav a relevantní podklady.

Klíčovou funkcí je podpora tzv. opačné fakturace pro dopravce, kteří jezdí zakázky externě a nemají plnou logistickou podporu jako interní vozový park. 

V praxi to funguje tak, že systém připraví podkladový přehled (výkaz) toho, co dopravce odjezdil a na jakou odměnu má nárok. Odměna se se následně spočítá podle definovaných pravidel, vystaví se faktura na základě výkazu a klient proplácí.

Tím se výrazně zjednodušuje spolupráce se subdodavateli, zvyšuje se transparentnost a snižuje se množství ručního dohledávání a administrativních nesrovnalostí.

Propojený ekosystém místo ručního přepisování díky vhodným integracím a API

Jedním z klíčových pilířů projektu byly integrace. Cílem bylo, aby data proudila automaticky mezi systémy a lidé nemuseli informace přepisovat ručně.

Příklady implementovaných integrací a napojení

Protank (Protank Dynamics)

Výměna dat o stanovištích, technice a řidičích. Návaznost na data související s GPS / tachografy a další provozní analytikou.

Plánovací API (algoritmické plánování)

Návrh obecného API pro výměnu dat pro plánování jízd a implementace integrační vrstvy dle definovaných struktur.

Účetní / ekonomický systém (custom API integrace)

Výměna dat pro navazující administrativní a účetní procesy.

Váhový systém

Automatický přenos dat z vážení jednotlivých kamionů při prázdném či plném stavu a navazující fakturace a zasílání dat správným lidem / firmám.

Mapové služby

Využití API pro rendering a výpočty tras / vzdáleností (včetně podpory mapových funkcí pro provozní použití).

ARES

Doplňkové napojení pro práci s firemními údaji.

Google Cloud služby (např. fronty / task processing)

Využití cloudových API pro asynchronní zpracování a stabilní běh integračních procesů a množství dat.

API, která jsme vystavovali my

Vedle napojování na cizí systémy jsme budovali i vlastní integrační rozhraní:

• endpointy pro příjem GPS / provozních dat (webhook-based scénáře),
• endpointy pro asynchronní příjem dat z plánovacích služeb,
• naše API pro mobilní aplikaci řidiče,
• rozšiřitelné interní integrační API pro správu základních dat napříč systémy.

Díky tomu vznikl pevný základ pro další rozvoj bez nutnosti pokaždé lepit nové funkce bokem.

Technologický rámec řešení

Řešení jsme postavili jako moderní webovou aplikaci se škálovatelným backendem, důrazem na rychlou iteraci a spolehlivý provoz v cloudu.

Aplikační stack

• Backend běží v Laravel frameworku (PHP),
• frontend je postavený na React + Inertia.js (rychlý vývoj UI nad server-side backendem bez potřeby odděleného API pro každou část),
• databáze spolehlivá PostgreSQL,
• realtime komunikace nad WebSockets (např. pro notifikace, aktualizace stavu a provozní události),
• kontejnerizace, kdy celé řešení běží v Dockeru (konzistentní vývojové i produkční prostředí),
• hosting běží na Google Cloud společně s Cloud Run, Cloud SQL, Cloud Tasks a dalšími komponentami,
• a nakonec pro vývoj mobilních aplikací jsme využili hybridní přístup za pomoci React Native.

Zrychlení delivery díky UI šabloně

Abychom urychlili dodávku a soustředili se na business logiku místo „pixel-by-pixel“ vývoje, vyplatilo se udělat krátký research a vybrat vhodnou komerční admin šablonu s hotovými UI komponentami. Za relativně nízké náklady to výrazně zkrátilo čas vývoje a přineslo konzistentní UX bez zásadních kompromisů.

Výsledky a přínosy

Projekt přinesl klientovi mnohem víc než nový software. Přinesl nový způsob práce s procesy, daty a operativou.

Nejvýraznější přínosy dnes

• rychlé zpracování fotek dokladů od řidičů,
• fakturace prakticky na denní bázi,
• výrazně lepší přehled o provozu a datech,
• sjednocení práce napříč rolemi a systémy,
• nižší závislost na jednotlivcích,
• rychlejší ověřování a nasazování nových funkcí díky agilnímu delivery,
• schopnost zvládat více práce s menším počtem lidí,
• technologický základ pro další automatizaci a optimalizaci.

Systém dnes pomáhá řídit každodenní práci více než 400 zaměstnanců a stal se klíčovou součástí fungování firmy.

Co se ukázalo jako nejdůležitější lesson learned

U podobně rozsáhlých systémů není největší výzva obvykle naprogramovat feature. Největší výzvou je:

• správně popsat realitu provozu,
• vyjasnit si proces na obou stranách,
• pochopit návaznosti v celém životním cyklu dat a entit,
• a teprve potom rychle dodat funkční řešení.

Právě kombinace jasných procesů + rychlé iterace je to, co dělá digitální transformaci skutečně úspěšnou.

Co nás čeká dál

Projekt dál rozvíjíme a připravujeme další kroky, které navážou na stávající základ:

• další rozvoj plánování jízd,
• možné napojení na SMS bránu,
• další rozšíření integrací (např.: provozní zařízení, další systémy),
• integrace služeb spojených s tankovacími kartami a párováním k řidičům,
• OCR / AI document reader pro automatizované čtení obsahu z dokladů a převod do strukturovaných dat (API-based přístup).

Shrnutí

Tato spolupráce ukazuje, že u velké logistické firmy nedává smysl řešit jen jednotlivé bolesti izolovaně. Skutečný dopad přichází ve chvíli, kdy se propojí:

• správně navržené procesy,
• kvalitní datové vstupy,
• integrovaný systém,
• mobilní práce v terénu,
• a rychlé iterativní doručování změn.

Výsledkem je vyšší operativní efektivita, rychlejší fakturace, lepší rozhodování a schopnost firmy růst bez lineárního navyšování administrativní zátěže.

‍

FAQ:

Proč jste nešli cestou hotového (krabicového) řešení?

Protože klient řeší velmi specifické procesy a návaznosti, které jsou typické pro jeho provoz a rozsah. Krabicové řešení by znamenalo řadu kompromisů, obcházení systému nebo návrat k Excelům a manuálním krokům.

Cílem bylo vytvořit systém, který respektuje realitu provozu, sjednotí data a zároveň se dá dál rozvíjet podle měnících se potřeb firmy.

Jaký byl největší přínos projektu z business pohledu?

Jedním z největších přínosů bylo výrazné zrychlení toku podkladů z terénu a navazující administrativy. Díky rychlému zpracování fotek dokladů od řidičů se daří fakturovat prakticky na denní bázi. Vedle toho projekt přinesl lepší přehled o provozu, přesnější forecasting a schopnost zvládat větší objem práce bez lineárního navyšování počtu lidí.

Pro koho je takový projekt vhodný a kdy už dává smysl software na míru?

Software na míru typicky dává smysl ve chvíli, kdy firma:

• má komplexní provozní procesy,
• používá více systémů, které spolu špatně komunikují,
• naráží na limity manuální koordinace,
• je závislá na klíčových lidech,
• a chce růst bez toho, aby jen přidávala další administrativu.

V takové fázi už nejde jen o „lepší software“, ale o schopnost firmy dál efektivně škálovat.

Jakou roli hrály integrace a proč byly tak důležité?

Integrace byly jedním z klíčových pilířů projektu. Cílem bylo, aby data proudila automaticky mezi systémy a lidé je nemuseli ručně přepisovat, což se do té doby dělalo a vznikalo mnoho chyb. Napojení na provozní, plánovací, váhové a účetní systémy pomohlo zrychlit procesy, snížit chybovost a vytvořit jednotnější datový základ pro operativu i administrativu.

Vyvíjíte webové i mobilní aplikace?

Ano a je to krásně vidět i na této case study. Dodáváme jak webové aplikace, tak mobilní aplikace pro Android a iOS. Podle potřeby projektu umíme vyvíjet nativně (Swift pro iOS / Kotlin pro Android), nebo hybridně / multiplatformně (např. React Native), kde to dává smysl z hlediska rychlosti, nákladů a sdílení části kódu. Volbu technologie vždy přizpůsobíme požadovanému výkonu, funkcím zařízení (např. kamera, GPS, notifikace) a cílovému uživatelskému zážitku.