Moravio
Nástroje, které už nestačí

Firma vyrostla, nástroje už nestačí

Stavíme spolehlivější základ po jednom záznamu a řekneme, co může zůstat v Excelu.

Tabulky · Záznamy zakázek · Schvalování · Stav · Předávání

Nástroje, které firmu unesly, když byla o polovinu menší, teď začínají dělat chyby a provoz drží dva nebo tři lidé. Podíváme se, na čem firma dnes reálně běží, a přesouváme po jednom záznamu.

Probrat naši situaci

Z provizorního řešení se stal způsob, jak firma běží.

Růst se projeví jako chyby, jako otázky, na které nikdo neumí rychle odpovědět, a jako pár lidí, kteří nikdy nemohou být pryč ve stejnou dobu.

  • Jak tabulka funguje, ví jeden člověk.

    Sloupce si postavila sama a ví, které z nich jsou pravidla a které zbytky. Když je pryč, ostatní pracují podle odhadu.

  • Stav zakázky se zjišťuje telefonem.

    Obchod se ptá výroby, výroba skladu. Každý drží část odpovědi a nikdo nedrží celou.

  • Chybu najde nejdřív zákazník.

    Množství, které se změnilo jen na jednom místě, stará cena, termín, který nikdo nepředal. Vrátí se to jako reklamace a někdo stráví odpoledne rekonstrukcí toho, co se stalo.

  • Schvalování žije v e-mailových vláknech.

    Rozhodnutí padlo a leží v něčí schránce. Po pár měsících nikdo neřekne, kdo výjimku schválil a za jakých podmínek.

Riziko leží na lidech a projeví se až u zákazníka.

Firma, která přerostla své nástroje, platí dvakrát. Poprvé za spolehlivost, protože každý ruční krok je místo, kde může nepozorovaně projít špatné množství, stará cena nebo změna, kterou nikdo nepředal, a najde to často až zákazník. Podruhé za závislost, protože pravidla, která provoz drží, znají jen dva až tři zkušení lidé a práce se zpomalí na jejich dostupnost. Vedení vidí skutečný stav zakázek pozdě a kancelář se stane místem, kde se růst zastaví.

  1. 01Poptávka
  2. 02Cena
  3. 03Záznam zakázky
  4. 04Schválení
  5. 05Výroba
  6. 06Stav
  7. 07Faktura

Červeně jsou kroky, které závisí na konkrétním člověku. Označte si ty svoje a máte seznam toho, co se zastaví, když je ten člověk pryč.

Část toho může zůstat přesně tak, jak to je.

Tabulka, která funguje, stojí za to nechat, a hotový produkt pokryje záznamy, které vypadají stejně v každé firmě. Nejdřív ukážeme, co už existuje, teprve potom navrhujeme něco na míru.

  • Nechte tabulku tam, kde funguje

    Tabulka, kterou jeden člověk používá na jednu věc, je rychlá a levná a její nahrazení nic nepřinese. Řekneme, které z vašich tabulek do té skupiny patří, a necháme je být.

    Dává smysl, kdyžtabulku vlastní jeden člověk, jde v ní o výpočet a nikdo další ta čísla nepotřebuje, zatímco je otevřená

  • Hotový produkt na standardní záznamy

    Produkty na to existují a lze je nastavit a propojit s nástroji, které si necháváte. Tuto cestu ověřujeme jako první a řekneme, co pokryje a kde končí.

    Dává smysl, kdyžkontakty, faktury a jednoduché záznamy zakázek vypadají stejně jako v jakékoli jiné firmě

  • Přestavte nástroj, ve kterém jsou vaše pravidla

    Pravidla v interním nástroji jsou roky rozhodnutí. Nástupce může vznikat vedle něj, zatímco starý běží dál, a nic se nepřepíná dřív, než je to připravené.

    Dává smysl, kdyžlogika ve starém nástroji je pořád správná a selhává technologie pod ní

  • Postavte provozní jádro, po jednom záznamu

    Zakázky, práce nebo schvalování se přesunou na jedno místo i s historií a aktuálním stavem. Začíná to jedním záznamem a roste to odtud.

    Dává smysl, kdyžza vašimi pravidly a výjimkami nestojí žádný produkt

  • Počkejte

    Stavět kolem pravidla, o kterém nikdo nerozhodl, znamená práci bez výsledku. Pokud jste tam, řekneme to a pojmenujeme, co je potřeba rozhodnout dřív.

    Dává smysl, kdyžzatím není jasné, kdo záznam vlastní, nebo se způsob práce stejně bude měnit

Čteme provoz tak, jak dnes běží.

Kdyby bylo vaše podnikání jednoduché, standardní software by už seděl. Váš provoz má pravidla, která se nikdy nedostala do manuálu, a učíme se je od lidí, kteří je denně používají.

  • Nejdřív se učíme práci

    Sedneme si s lidmi, kteří vedou tabulky, posílají schválení a hlídají stav, a zapíšeme pravidla, která používají, včetně výjimek. Právě to rozhoduje, co má systém umět.

  • Jeden záznam, sepsaný

    Dohodneme se, který záznam se přesune první, co obsahuje, kdo ho smí měnit a co zůstane, kde je. Rozsah i odhad jsou sepsané dřív, než se začne stavět.

  • Brzy před skutečnými uživateli

    První verzi dostanou lidé, kteří tu práci dělají, na svých skutečných zakázkách. Měníme ji s nimi, dokud je malá.

  • Nic se nevypíná předčasně

    Stará tabulka nebo starý nástroj běží dál, dokud si nová část nezíská důvěru v denním provozu. Za výsledek pak dál neseme odpovědnost.

Firmy, kterým nástroje přestaly stačit na objem.

Personální agentura, SlovenskoInterní systém, který už neunesl objemP. J. Servis zprostředkovává brigády a měsíčně mu přicházejí data o tisících z nich. Jejich vlastní starší interní systém přestal na tento objem a na složitost procesů stačit. Zmapovali jsme s nimi interní pravidla a nový systém postavili kolem toho, co jsme našli.Úspora času od prvního dne používáníČíst případSoftwarová firma, EUTřicet let starý systém přestavěný za provozuProdukt, který hlídá údržbu výrobních zařízení, běžel téměř třicet let a to, jak do sebe celek zapadá, znali jen lidé, kteří tam byli nejdéle. Nejdřív jsme starý systém zdokumentovali, pak vedle něj postavili nástupce a starý produkt zůstal celou dobu v provozu.Tři týdny od schválené architektury k první funkční verziČíst případDražební portál, pod NDAPortál, který rostl funkci po funkci, až se zastavilFunkce přibývaly, jak portál rostl, a klient už nemohl pokračovat s původním vývojovým týmem. Nejdřív přišla krátká analýza technického stavu, pak jednotlivé kroky v pořadí, v jakém musely jít, a potom jsme převzali vývoj a vyčistili kritické části dřív, než se přidávalo cokoli nového.Několik týdnů analýzy, teprve pak přestavbaČíst případ

Všechny tři začínají stejnou větou. Nástroj, který firmě seděl v její dřívější velikosti, v té nové sedět přestal a práce se přesunula na toho, kdo ji uměl udržet pohromadě.

Otázky, které položíme na první schůzce.

  • Která tabulka by zítra zastavila firmu, kdyby se rozbila, a kdo ji udržuje?
  • Když se něco změní po potvrzení zakázky, kdo se to musí dozvědět a jak se to dnes dozví?
  • Které z vašich pravidel pro ceny, priority a výjimky je sepsané a které zná jen jeden člověk?
  • Jaká byla poslední chyba, kterou našel zákazník dřív než vy, a v jakém kroku vznikla?

Softwarový partner pro firmu, která přerostla své nástroje

  • Poradíme, zda stavět, nebo koupit

    Nejdřív ověříme, jestli záznam unese hotový produkt nebo systémy, které už používáte. Vývoj na míru začíná tam, kde za vašimi pravidly a výjimkami nic nestojí.

  • Stavíme kolem toho, co si necháte

    ERP, účetnictví i tabulky, které svou práci dělají, zůstávají. To, co přidáme, z nich čte a zpět do nich zapisuje.

  • Nic nemizí předčasně

    Starý nástroj běží, dokud si nová část nezíská důvěru na skutečných zakázkách. Přesun probíhá po jednom záznamu.

  • Patří vám

    Kód, data i pravidla zůstávají vašemu týmu a systém může běžet na vaší infrastruktuře.

Dva lidé z týmu Moravio

Jeden záznam, sledovaný od začátku do konce.

Vezmeme záznam, na kterém dnes leží nejvíc práce, zakázku, práci nebo schvalování, a projdeme ho od místa, kde vzniká, až tam, kde končí. Nemusíte nic připravovat ani psát zadání. Mluvíte s lidmi, kteří systém navrhují a staví, takže se cestou k dodacímu týmu nic neztratí.

  1. Na čem firma běží

    Sepíšeme tabulky, schránky a staré nástroje, které nesou skutečnou práci, a zapíšeme, kdo každý z nich udržuje.

  2. Co praská při objemu

    Označíme, co přestane fungovat, když se objem zdvojnásobí, když se dvě zakázky změní v jeden den nebo když je jeden člověk pryč.

  3. Které sloupce jsou pravidla

    Hlavní tabulku čteme s člověkem, který ji vlastní, a oddělíme obchodní pravidla od zbytků posledních let.

  4. Co se přesune první

    Pojmenujeme jeden záznam, který se přesune, a jasně řekneme, co může dál zůstat v Excelu a proč.

Co přinesete

Jednu tabulku tak, jak opravdu vypadá, a jednu zakázku, která se pokazila. Nic připraveného, žádné zadání.

S čím odejdete

Seznam toho, co praská při vyšším objemu, záznam, který se přesune první, co může dál zůstat v Excelu, a rozsah i odhad pro ten první krok.

Časté otázky

Pochopíte naše konkrétní podnikání?
To je první část práce. Sedneme si s lidmi, kteří tu práci dělají, a zapíšeme rozhodnutí, data a výjimky dřív, než se cokoli navrhuje. Dělali jsme to pro personální agenturu, pro průmyslový softwarový produkt i pro dražební portál a provoz byl pokaždé jiný.
Budeme muset všechno nahradit?
Ne. Tabulky, které fungují, účetnictví i nástroje, které svou práci dělají, zůstávají, kde jsou. Přesouváme po jednom záznamu a náhrada přichází na řadu jen tam, kde nástroj vynucuje způsob práce, který firma přerostla.
Jak zajistíme, že to lidé budou používat?
První verzi dostanou lidé, kteří tu práci dělají, na svých skutečných zakázkách, dokud je řešení malé. Měníme ji s nimi. Stará tabulka běží dál, dokud si nová část nezíská důvěru v denním provozu.
Jak to obhájím před vedením a IT?
Z prvního kroku odcházíte se sepsaným rozsahem, odhadem, možnostmi, které jsme zamítli, a důvodem, a s riziky. IT dostane technický obrázek ve své řeči: oprávnění, co se s čím propojuje a komu patří kód.
Můžeme dál pracovat v Excelu?
Ano, tam, kde má své místo, a řekneme vám, které části to jsou. Tabulka, kterou jeden člověk používá na jeden výpočet, může zůstat. Tabulka, kterou edituje několik lidí a závisí na ní zakázky, se obvykle přesouvá jako první.
Co se stane s daty, která dnes máme v tabulkách?
Přejdou spolu se záznamem, který se přesouvá. Dohodneme se, jakou historii má smysl převést, ověříme ji s člověkem, který tabulku udržuje, a původní soubor zůstane čitelný, dokud se nová část používá.
Náš starý interní nástroj pořád funguje. Musí pryč?
Ne. Pokud jsou pravidla v něm pořád správná a selhává technologie pod ním, nástupce může vznikat vedle něj, zatímco běží dál. Tak byl přestavěný i třicet let starý systém údržby z případu výše a starý produkt po celou dobu sloužil všem provozům.

Co potřebujete, ale nedá se to koupit jako hotové řešení?

Napište nám i neuspořádanou verzi. Pomůžeme vám vyspecifikovat další krok.

Popsat situaci

Raději e-mail? jakub.bily@moravio.com · Nebo si domluvte hovor