Migrace z Excelu do vlastního CRM

Co už náš tým vyřešil při přechodu z Excelu do CRM na míru

Podle našich zkušeností je tenhle přechod bezpečný, když se dělá ve správném pořadí — a náš tým ho dělal dost často na to, aby to pořadí znal. Tři příklady, které můžeme popsat:

• Pokrývačská a montážní firma naceňovala každou zakázku v tabulkách, které rostly léta a na které si bezpečně troufl jen jejich autor. Nabídka dnes vzniká z aktuálních nákupních cen, ve chvíli schválení se zamkne a jedním kliknutím se z ní stane živá zakázka — včetně objednávek materiálu, sledování montáže a zákonem vyžadovaného stavebního deníku.

• Distribuční firma působící na trzích střední a východní Evropy vedla objednávkové procesy pro několik týmů a poboček v souborech. Přešli na jednu webovou aplikaci na míru, postavenou kolem jejich vlastního procesu, což ušetřilo čas a odstranilo chyby, které k ručním krokům patřily.

• B2B dodavatel obalů držel objednávky v pohybu v tabulkách, dokud na jejich strop nenarazil. Náš tým postavil systém řízení objednávek kolem jejich skutečného procesu a přidal AI asistenta tam, kde to dávalo smysl. O rok později se vrátili, aby ho rozšířili.

Žádná z těch firem přitom nepřestala pracovat.

Když tabulka přeroste svou roli

Nejspíš něco z tohohle poznáváte:

• Každý pracuje ve své kopii a nikdo si není jistý, která je ta aktuální.

• Vzorci, který nacení zakázku, rozumí jeden člověk — a ten má dovolenou.

• Nikde není zaznamenáno, kdo co změnil, kdy a proč.

• Otázka — kde je tahle zakázka, co jsme jim loni nabídli — znamená tři soubory a telefonát.

• Soubor narostl tak, že se pomalu otevírá i ukládá.

Jak přechod z Excelu do CRM na míru probíhá

Začínáme u vaší firmy a u toho, jak funguje, ne u souboru. Náš tým projde proces s lidmi, kteří práci dělají, a tabulku čte proti tomu, co popisují. Ve většině projektů se tím najdou dvě věci najednou: záložky a sloupce, které už nikdo nepotřebuje, a informace, na kterých firma stojí a které nebyly zapsané nikde.

• Nejdřív proces. Třicet minut u sdílené obrazovky obvykle stačí, aby bylo vidět, které části souboru jsou proces a které obezličky.

• Historie přejde s vámi. Zákazníci, nabídky, objednávky i poznámky, které lidé psali na okraj.

• Pracujete dál, zatímco se to děje. První kousek pokryje jeden proces a jde do provozu sám za sebe. Nic se nevypne dřív, než jeho náhrada nějakou dobu běží.

• Pravidla se pořádně sepíšou. Sleva, kterou nikdo nezdokumentoval, zákazník, kterému se fakturuje jinak, krok, který musí proběhnout, než se zakázka uvolní.

• Mluvíte s těmi, kdo to staví. Naši vývojáři mají za sebou 20+ let psaní softwaru a zůstávají vaším technologickým partnerem i po přechodu.

Někdy Excel zůstane

V některých projektech je správná odpověď tabulku si nechat. Odborný výpočet, soubor, na kterém trvá partner, model, který si vaše finanční oddělení léta ladilo — přestavovat je nemá velký smysl.

Náš tým je místo toho pořádně propojí. Tabulka si bere čísla z jednoho zdroje místo šesti, to, co vypočítá, se vrací do systému bez přepisování, a kroky uvnitř se srovnají tak, aby odpovídaly tomu, jak firma doopravdy pracuje. Export i import zůstávají a měsíční report, který vaše finanční oddělení dělá v Excelu, se v Excelu dělat nepřestane.

Projděme si váš proces, ať je v jakémkoli stavu

Náš tým stěhoval tabulky ve všech myslitelných stavech, včetně těch, které se jejich majitelé styděli otevřít. Ani jedna se nakonec neukázala jako problém — pro nás je to běžná práce a umíme ji.

Začněte bezplatnou konzultací, nebo nás pozvěte na strategické sezení k vám do firmy. Přijedeme s jedním z našich vývojářů a strávíme den s oběma stranami práce: s lidmi, kteří v souboru pracují každý den, a s těmi, kdo za proces odpovídají. Odejdete s auditem toho, jak práce dnes běží, s písemným plánem přechodu a s pevnou cenou za první kousek. Pracujeme pod NDA od prvního hovoru. Pokud dojdeme k tomu, že si tabulku máte nechat tak, jak je, řekneme vám to — být k vám upřímní má pro nás větší cenu než jedna zakázka.

Pokud zároveň zvažujete hotový produkt, kdy koupit a kdy stavět rozebíráme na stránce vývoj CRM na míru.