Migrace z Excelu do vlastního CRM

Co už náš tým vyřešil při přechodu z Excelu do CRM na míru

Podle našich zkušeností je tenhle přechod bezpečný, když se dělá ve správném pořadí. A náš tým ho dělal dost často na to, aby to pořadí znal. Tři příklady, které můžeme popsat:

• Pokrývačská a montážní firma naceňovala každou zakázku v tabulkách, které roky bobtnaly a na jejich užívání a rozvoj si troufl jen jejich autor. Nabídka dnes vzniká z aktuálních nákupních cen, ve chvíli schválení se zamkne a jedním kliknutím se z ní stane živá zakázka včetně objednávek materiálu, sledování postupu montáže a zákonem vyžadovaného stavebního deníku.

• Distribuční firma působící na trzích střední a východní Evropy vedla objednávkové procesy pro několik týmů a poboček v porůznu rozesetých souborech. Přešli na jednu webovou aplikaci, kterou jsme postavili na míru podle jejich vlastního procesu. To ve výsledku ušetřilo čas a odstranilo chyby, které k ručním krokům patřily.

• B2B dodavatel obalů tálo zpracování objednávek na ruční práci v tabulkách, dokud nenarazil an strop jejich možností. Postavili jsme systém řízení objednávek podle jejich skutečného výrobního procesu a tam, kde to dávalo smysl nasadil AI asistenta. O rok později jsme se vrátili, abychom ho rozšířili.

Žádná z těch firem přitom nepřestala během implementace pracovat.

Když už řízení v tabulkách přestává stačit

Nejspíš něco z tohohle poznáváte:

• Každý pracuje ve své kopii souborů a nikdo si není jistý, která je ta aktuální.

• Vzorci, který nacení zakázku, rozumí jen jeden člověk. A ten má zrovna dovolenou.

• Nikde není zaznamenáno, co kdo změnil, kdy a proč.

• Otázka "kde je tahle zakázka, co jsme jim loni nabídli" vyvolá panické prohledávání znamená tří souborů a deset urgentních telefonátů.

• Soubor narostl tak, že se pomalu otevírá i ukládá.

Jak přechod z Excelu do CRM na míru probíhá

Začínáme od fungování vaší ne u souborů. Náš tým projde proces s lidmi, kteří práci dělají, a tabulku čte proti tomu, co popisují. Ve většině projektů se tím najdou dvě věci najednou. Soubory obsahují záložky a sloupce, které už nikdo nepotřebuje. A informace, na kterých firma stojí nejsou nikde zapsány, nebo je obtížné je dohledat.

• Nejdřív proces. Třicet minut u sdílené obrazovky obvykle stačí, aby bylo vidět, které části souboru jsou proces a které obezličky.

• Historie přejde do nového systému. Zákazníci, nabídky, objednávky i poznámky, které si lidé psali "na okraj" kalkulací.

• Pracujete dál, zatímco se to děje. První implementace pokryje jeden proces a jde do provozu sama za sebe. Nic se nevypne dřív, než náhrada nějakou dobu běží.

• Pravidla se pořádně sepíšou. Sleva, kterou nikdo nezdokumentoval, zákazník, kterému se fakturuje jinak, krok, který musí proběhnout, než se zakázka uvolní.

• Mluvíte s těmi, kdo to staví. Naši vývojáři mají za sebou 20+ let psaní softwaru a zůstávají vaším technologickým partnerem i po přechodu.

Někdy Excel zůstane

V některých projektech je správná odpověď tabulku si nechat. Odborný výpočet, soubor, na kterém trvá partner, model, který si vaše finanční oddělení léta ladilo. Přestavovat je nedává smysl.

Náš tým je místo toho pořádně propojí. Tabulka si bere čísla z jednoho zdroje místo šesti, to, co vypočítá, se vrací do systému bez ručního přepisování, a vnitřní logika se srovná tak, aby odpovídala tomu, jak firma doopravdy pracuje. Export i import zůstávají a měsíční report, který vaše finanční oddělení dělá v Excelu, se v Excelu dělat nepřestane.

Projděme si váš proces, ať je v jakémkoli stavu

Náš tým stěhoval tabulky ve všech myslitelných stavech, včetně těch, které se jejich majitelé styděli otevřít. Ani jedna se nakonec neukázala jako problém. Pro nás je to běžná práce a umíme ji.

Začněte bezplatnou konzultací, nebo nás pozvěte na strategické sezení k vám do firmy. Přijedeme s jedním z našich vývojářů a strávíme den s oběma stranami. S lidmi, kteří v souboru pracují každý den i s těmi, kdo za proces odpovídají. Odejdete s auditem toho, jak práce dnes běží a s písemným plánem přechodu i s pevnou cenou za první krok. Pracujeme pod NDA od prvního hovoru. Pokud dojdeme k tomu, že si tabulku máte nechat tak, jak je, řekneme vám to. Být k vám upřímní má pro nás větší cenu než jedna zakázka.

Pokud zároveň zvažujete hotový produkt, kdy koupit a kdy stavět rozebíráme na stránce vývoj CRM na míru.