Nacenování pro střešní firmu, která přerostla Excel

Pro koho jsme systém stavěli

Evropská firma, která realizuje stavební a montážní zakázky s vlastními montážními týmy. Zakázky, lidi i ceny řídil majitel v Excelu — vedle účetního systému Pohoda.

Co jsme měli vyřešit

Ceny žily v tabulkách, na které si nikdo jiný netroufl. Ty tabulky nestavěl datový inženýr. Vznikly tak, jak vznikají ve každé firmě — sloupec po sloupci, v průběhu let, vždy od toho, kdo právě potřeboval odpověď. Fungovaly. Nějak. Ale každá nabídka znamenala ručně přepisovat nákupní ceny z účetnictví, odhadovat práci z hlavy a nahoru připočítat náklady stavby. Smažete jeden znak ve špatném sloupci a součet se tiše změní.

Partie byly placené od hodiny a majitel chtěl platit od zakázky. K té změně nikdy nedošlo. Takové nacenění potřebuje jediné číslo — kolik hodin hotová zakázka skutečně sežrala — a tomu číslu nešlo nikde věřit. Hodiny se zapisovaly. Jen ležely jinde než nabídka, která je slíbila.

Po podpisu se nabídka a stavba rozešly každá svou cestou. Nabídka žila v jednom souboru, stavba v realitě, a nic je nespojovalo. Objednávky, dodávky a odpracované hodiny se evidovaly odděleně od čísel, která firma slíbila zákazníkovi.

Ještě před první řádkou kódu

Prošli jsme tabulky, popsali skutečné procesy, které za nimi stály, a spolu s majitelem sestavili backlog.

Náš postoj od prvního dne: úkolem je najít řešení, ne jen psát kód — kdyby správným prvním krokem bylo uklidit data ve stávajících tabulkách bez jediné řádky kódu, udělali bychom to. První, co klient od nás dostal, nebyl software. Bylo to sepsané porozumění vlastnímu procesu.

Naši vývojáři si sedli k lidem, kteří v tabulkách pracovali

Dodávku jsme koordinovali, ale obchodní logika nemusela cestovat přes několik vrstev. Klient mohl citlivá místa procesu probrat přímo s vývojáři, kteří je převáděli do softwaru. Stavbu systému nesli dva vývojáři — Michal Blažek a Aleksey Andruschenko — a když se otázka nedala vyřešit po telefonu, vývojář vyjel do kanceláře klienta, sedl si k němu a proces si prohlédl naživo.

Právě tyhle návštěvy rozhodly. Ukázaly nám to, co z tabulek vyčíst nejde: do kterého sloupce člověk skutečně píše, který tiše ignoruje a kde jsou opravdová rozhodovací místa. Vývojář tak měl dost obchodního kontextu, aby správné řešení navrhl na místě, místo aby otázka putovala tam a zpět do dalšího sprintu.

Co systém umí

Vlastní interní systém, jehož páteří je cenová nabídka:

• Modul cenových nabídek. Materiál a práce, zařízení staveniště, procento zádržného, doprava materiálu počítaná podle vzdálenosti a hmotnosti, slevy a export do PDF, kde si uživatel volí míru detailu — buď všechny položky, nebo jen hlavní skupiny.

• Denní import z Pohody. Názvy materiálu, EAN kódy a poslední nákupní cena se každý den synchronizují automaticky a dodavatelé se párují podle IČO. Pohoda zůstává zdrojem pravdy pro materiál a účetnictví — nic se nenahrazuje.

• Práce ve třech úrovních kvalifikace. Každá úroveň má vlastní hodinovou sazbu a k tomu režijní sazbu, takže se práce v nabídce počítá, ne odhaduje.

• Zamknutí nabídky a její převod. Schválená nabídka se zamkne, aby se už nemohla rozjet, a stane se z ní realizační projekt — s objednávkami materiálu, sledováním montáže a výkazy nad stejnými čísly, která zákazník schválil.

• Sklad. Dodávky se párují s objednávkami; jakýkoli rozdíl v ceně nebo množství vyvolá upozornění, místo aby se schoval v jednom sloupci.

• Výkazy práce. Denní hlášení (práce, dovolená, nemoc) s hodinami a časem na cestě, po jednotlivých stavbách.

• Harmonogram. Plánování lidí, které počítá s absencemi a přepočítává předpokládaný termín dokončení.

• Stavební deník. Generuje se automaticky z výkazů práce a ručně se do něj dopisuje — zákonem vyžadovaný dokument jako vedlejší produkt práce, která už je zaznamenaná.

• Adresář a přístupy. Dodavatelé a zákazníci se načítají z registru ARES podle IČO; uživatelé se přihlašují svým účtem Microsoft.

Stack: React, Next.js, TypeScript, Node.js. Žádná černá skříňka — každé číslo v nabídce se dá dohledat až k ceně a sazbě, ze kterých vzniklo.

Co jim to sundalo ze stolu

• Přepisování nákupních cen do nabídek — ceny teď přicházejí z Pohody každý den.

• Počítání schované v křehkých vzorcích — součty, zádržné, dopravu a slevy počítá systém.

• Trhlinu mezi schválenou nabídkou a stavbou — zamčená nabídka je realizační projekt.

• Stavební deník jako večerní práci navíc — generuje se z výkazů.

• Tiché rozdíly v dodávkách — nesrovnalosti v ceně a množství systém označí.

Co jsme si odnesli

Tabulky nikdy nebyly ten skutečný problém — byl to chybějící návrh dat. Nejcennější krok byl ten nejméně efektní: dát data do pořádku a sepsat proces ještě před automatizací. Naučili jsme se také, že nabídka je věrohodná jen natolik, nakolik jsou věrohodné ceny za ní — proto se Pohoda synchronizuje každý den, a ne jednorázovým importem, který postupně zestárne.

Chcete dostat nacenění z Excelu?

Držíte firmu na tabulkách, do kterých si bezpečně troufne jeden člověk? Napište nám a uděláme s vámi strategickou session — nejdřív si zmapujeme váš proces a teprve potom se rozhodne, co se má stavět. Začněte u produktových konfigurátorů a nacenování, nebo se podívejte na širší obrázek: automatizace pracovních postupů, digitální transformace společnosti a vývoj softwaru pro firmy. Zavolejte si s týmem Moravio.

Tyto obrázky byly upraveny kvůli NDA s klientem. Rozhraní softwaru zůstává nezměněné.