Z Excelu do systému, který řídí zakázky

O klientovi

Klientem je český B2B dodavatel ochranných obalů — tedy materiálů, které chrání zboží při přepravě. Část sortimentu skladuje a expeduje z vlastního skladu, část přeprodává od partnerů. Firmu vedou dva majitelé: jeden má na starosti finance, druhý provoz. Jejich zákazníky jsou praktičtí nákupčí staré školy, pro které je hlavní, že dodavatel odpovídá rychle.

Skutečný problém

Celý tok zakázek žil v Excelu. Roky to fungovalo — a právě v tom byla past: firma přes to nedokázala povyrůst. Přibrat další lidi znamenalo jen víc rukou ve stejně křehkých tabulkách. Vzorce se tiše rozbíjely. Stav zakázky, historie zákazníka a doklady ležely na různých místech a držela je pohromadě jen paměť majitelů a přepisování z jednoho souboru do druhého.

Majitelé věděli, že ten strop je reálný. Potřebovali něco, co funkčně dělá práci ERP: jedno místo, kde si zakázky, zákazníci a doklady konečně odpovídají. Co naopak nechtěli, byla velká krabicová platforma s licenčními poplatky, které nemají pod kontrolou. Chtěli vlastní systém postavený na tom, jak skutečně prodávají.

Čím jsme začali: pochopit byznys dřív než software

Vedoucí projektu strávil první fázi tím, že se zavrtal do reálného chodu firmy: jak se z poptávky stane zakázka, co se kde přepisuje, která tabulka drží kterou pravdu. Nabídka, která z toho vznikla, obsahovala i věci, o které si klient neřekl — ale okamžitě v nich poznal vlastní proces. Právě tohle porozumění, spolu s krátkým funkčním demem, získalo důvěru k tomu začít.

Co jsme postavili

Systém pro řízení zakázek na míru, který nahradil tabulky jako každodenní pracovní prostředí firmy:

• Zakázky, zákazníci a doklady na jednom místě. Stav každé zakázky je vidět, aniž by kdokoli otevřel jediný excelovský soubor. Změny se zaznamenávají, takže se čísla přestala tiše rozbíjet.

• AI asistent přímo v systému. Majitelé ho běžnou řečí požádají, aby něco našel, shrnul nebo upravil. Pracuje nad jejich vlastními daty a zůstává pomocníkem — každá změna je dohledatelná.

• Příchozí e-maily končí tam, kam patří. Systém přijímá e-maily k zakázkám a připojuje je k záznamům, kterých se týkají. Schránka tak přestala být druhou, neoficiální databází.

• Postaveno tak, aby se dalo rozšiřovat. Stejná platforma je teď základem pro další fázi, o kterou si majitelé řekli: napojit veřejný web přímo na interní systém, aby poptávky přicházely bez přepisování.

Systém patří klientovi: jeho kód, žádné licence na uživatele, provoz na jeho infrastruktuře.

Co stavíme teď: sklad

Zakázky byly první polovina problému. Druhou polovinou byl samotný sklad.

Zásoby byly evidované tam, kde zrovna skončil papír. Zboží leželo na paletách, jejichž hodnotu nikdo neuměl určit, aniž by došel do skladu a přepočítal je. Když se dva lidé dotkli stejných zásob na různých místech, čísla si přestala odpovídat — a srovnat se dala jen ručně.

Skladový modul, který teď do stejného systému stavíme, respektuje způsob, jakým sklad už dnes funguje:

• Každá paleta nese QR kód. Skladník ji načte tabletem místo toho, aby si číslo opisoval. Než budou kódy nasazené všude, oceňuje systém paletu podle nejstarší položky a načtení pak odhad nahradí skutečným údajem.

• Systém sám nabízí nejstarší zásoby. Když přijde zakázka, nabídne jen palety potřebné k jejímu pokrytí, od nejstarších — staré zboží tak odchází dřív než nové a nikdo si nemusí pamatovat, co kdy přišlo.

• Nestandardní palety nepřekážejí. Zůstávají skryté, dokud si o ně někdo neřekne. Ve vytíženém skladu je totiž nejbezpečnější výchozí volbou běžný případ.

• Opravy jsou poctivé na obě strany. Manko se zapíše jako dluh vůči zásobám. Přebytek se přidá na paletu i do zakázky jako plus. Ani jedno se tiše nespolkne.

• Příjemka je navázaná na objednávku, ke které patří, a to i u zboží uloženého v externím skladu. Co dorazilo, se tak porovnává s tím, co bylo objednáno — ne s pamětí.

Protože jádro systému už běží, dají se tyto nástroje nasazovat po krátkých, soustředěných krocích — ubývá ručních kontrol a sklad se přibližuje stejně přehlednému pohledu, jaký mají majitelé dnes nad zakázkami.

Výsledky

• Excel už není provozním systémem. Kniha zakázek se přesunula do jednoho nástroje, který oba majitelé používají denně.

• Riziko tiché chyby zmizelo. Rozbitý vzorec ve sdílené tabulce býval neviditelný, dokud nezabolel. Dnes se změny zaznamenávají a data se validují.

• Znalosti přestaly být osobní. Stav zakázek i historie zákazníků žijí v systému, takže firma už nestojí na tom, který z majitelů si co pamatuje.

• Majitelé se vrátili. Rok po prvním předání se klient vrátil, aby platformu rozšířil na svůj web a obchodní proces. U dvoučlenné majitelské firmy, která počítá každou korunu, je to poctivý verdikt nad první fází.

• Sklad je druhá polovina a staví se právě teď. Stejný systém se rozšiřuje o zásoby, palety a příjem zboží. Tato práce není hotová, a proto si k ní tato případová studie nenárokuje žádná čísla.

Co jsme se naučili a co se nepovedlo

V prvních měsících jsme dodávali, ale málo jsme to ukazovali. Klient viděl faktury, neviděl postup — a poctivě nám řekl, že si není jistý, jestli dostává to, co platí. Byla to oprávněná výtka. Změnili jsme způsob vedení projektu: pravidelné hovory, viditelný rozpočet, jasný seznam toho, co přijde dál. Důvěra se vrátila a návyk zůstal. Takhle dnes vedeme každý projekt této velikosti: pro malou firmu, která utrácí vlastní peníze, je vidět postup součástí produktu.

Majitelé se rozcházeli ještě v jedné věci: jeden byl vůči AI v systému optimista, druhý skeptik. Nepřesvědčovali jsme. AI asistent šel dovnitř jako volitelný pomocník nad systémem, který plně funguje i bez něj. Skeptik má systém, kterému věří; optimista má svého asistenta.

Jedna věc udělala spolupráci obzvlášť praktickou: majitelé měli přímý přístup k Martinu Kratochvílovi, vývojáři, který projekt vedl. Dotazy nemusely putovat přes vrstvy account managementu. Když bylo potřeba něco v procesu vyjasnit, upravit nebo upřednostnit, mohli to lidé, kteří firmu řídí, probrat rovnou s tím, kdo systém staví.

Přerostli jste tabulky?

Řídíte zakázky pořád přes tabulky, kterým rozumíte jen vy? Domluvte si bezplatnou třicetiminutovou konzultaci nad vaším procesem. Nejdřív zmapujeme, jak vaše zakázky skutečně tečou, a teprve pak automatizujeme kroky s největším objemem — pevný rozsah, vaše data, váš kód.

Tyto obrázky byly upraveny v souladu s NDA klienta. Rozhraní softwaru zůstává nezměněné.