Každý jmenuje jiný první problém.
Výroba říká plánování, obchod nabídku, kancelář papíry. Každý má pravdu o svém stole a ze seznamu nikdy nevznikne pořadí práce.
Provoz a priority
Potřebujeme zefektivnit provoz. Co změnit jako první?
Projdeme jednu skutečnou zakázku vaší firmou a pojmenujeme místo, kde začít.
Zakázka · Nabídka · Předání · Čekání · Náklady
Pět věcí by mohlo fungovat lépe a každý, koho se zeptáte, začíná u jiné. Projdeme jednu skutečnou zakázku provozem, najdeme krok, který zdržuje ostatní, a vyčíslíme ho ještě předtím, než kdokoli něco kupuje.
PoptávkaNabídkaZakázkaPlánováníRealizaceFakturaceReportingZačněte tady
Je to i váš případ?
Každý u vás má jiný první problém.
Seznam možných zlepšení málokdy chybí. Chybí pořadí, a to vychází z jediného místa, z cesty skutečné zakázky firmou.
Tři nabídky na tři systémy.
Dodavatelé nacenili plánovací nástroj, CRM a archiv dokumentů. Nikdo z nich se nepodíval na krok, kde práce opravdu stojí.
Víte, že je něco pomalé.
Víte, že nabídka trvá týden a že faktury odcházejí pozdě. Nikdo nespočítal, kolik vás ty dny za měsíc stojí, takže není s čím nabídku srovnat.
Poslední zlepšení jen posunulo frontu.
Nástroj zrychlil jeden stůl a práce se nahromadila u dalšího. Čas od poptávky k faktuře zůstal stejný.
Co to dnes stojí
Peníze jdou na nejhlasitější problém.
Bez jasného pořadí jde rozpočet za člověkem, který argumentuje nejlépe, nebo za dodavatelem, který volal naposled. Zlepšení někde skutečně vznikne a celkový čas od poptávky k faktuře zůstane stejný, protože krok, kde práce čeká, byl jinde. Ze stejného důvodu se odkládají rozhodnutí. Dvě možnosti, které nikdo nevyčíslil, nelze srovnat, a firma zatím platí současný stav.
- 01Poptávka
- 02Jde prvníNabídka
- 03Zakázka
- 04Plánování
- 05Realizace
- 06Fakturace
- 07Reporting
Tři z těchto kroků stojí za změnu. První jde ten, který zdržuje ostatní dva, a který to je, záleží na vašem provozu.
Vaše možnosti
První krok je menší než projekt.
Správným prvním krokem může být nastavení v systému, který už máte, jedno propojení mezi dvěma nástroji, nebo krátká analýza jednoho toku. Řekneme, co platí u vás, ještě než se něco staví.
Analýza jednoho toku
Hodí se, když
každý jmenuje jiný první problém
Projdeme jednu skutečnou zakázku provozem s lidmi, kteří ji zpracovávají. Dostanete krok, který zdržuje ostatní, jeho cenu, možnosti k němu a odhad k té první.
Nastavit to, co máte, nebo koupit hotové
Hodí se, když
krok, kde se čeká, je standardní práce
Schvalovací pravidla, šablony, ceníky a práva uživatelů často už existují v systému, který platíte. Ověříme to dřív, než navrhneme cokoli na míru, a když ten krok dobře pokrývá ověřený produkt, řekneme vám, ať ho koupíte.
Jedno propojení mezi dvěma systémy
Hodí se, když
práce čeká na předání mezi dvěma nástroji
Jedno propojení odstraní přepisování, které zdržuje celý krok, a oba systémy zůstanou, jak jsou. Obvykle je to nejmenší změna, která odstraní skutečné zdržení.
Postavit tu část, která zdržuje
Hodí se, když
krok, který drží ostatní, má pravidla, která žádný produkt nepokrývá
Postavíme právě tu jednu část a propojíme ji s tím, co si necháte. Rozsah pokrývá jeden krok toku a rozsah i odhad jsou napsané, než se začne stavět.
Počkat
Hodí se, když
zdržení je v odpovědnosti, kterou nikdo nemá
Některá zdržení vznikají z nejasného rozhodnutí nebo z toho, že někoho nikdo nezastoupil. Software tam přidá náklady a nic nezmění. Řekneme to.
Jak na tom pracujeme
Nejdřív provoz projdeme, teprve potom něco naceníme.
Kdyby bylo vaše podnikání jednoduché, standardní software by už sedl. Váš provoz má pravidla, která se nikdy nedostala do manuálu, a učíme se je od lidí, kteří je denně používají.
Projdeme jednu skutečnou věc
Projdeme jednu zakázku, jednu nabídku nebo jednu směnu od prvního e-mailu k faktuře s lidmi, kteří mají každý krok na starost. Zapíšeme, kde se čeká, kdo rozhoduje a které případy jdou mimo standardní cestu.
Vyčíslíme jednotlivé možnosti
Každá příležitost dostane, co potřebuje, co by uvolnila a na čem závisí. Vedle sebe na jedné stránce se dají srovnat a obhájit.
Jeden malý rozsah před skutečnými uživateli
První krok dohodneme písemně i s odhadem a první verze jde k lidem, kteří tu práci dělají, dokud je malá. Měníme ji s nimi.
Zůstáváme u toho
Bereme odpovědnost za výsledek v každodenním provozu i za krok, který následuje. Kód, data a pravidla zůstávají vaše.
Relevantní práce
Práce, která začala u jedné části provozu.
Dopravní provoz
Nejdřív jedna divize, potom další
400+ denních uživatelů
Ridera řídí zakázky a dodávky napříč dispečinkem, řidiči, administrativou a financemi. Systém začal v obchodu s palivy, kde se doklady z terénu musely dostat k administrativě a fakturaci, a když tam obstál, stejný tok se rozšířil na divizi prodeje stavebních odpadů.
Stavebnictví, střechy a montáže
Nabídka byla krok, který zdržoval zbytek
Nabídky, hodiny a dodávky na jednom místě
Nacenění žilo v tabulkách, do kterých mohl bezpečně sáhnout jen jejich autor, nákupní ceny se přepisovaly ručně a práce se odhadovala z hlavy. Nabídka je dnes jedno místo s ceníkem, sazbami práce a hodinami za nimi a data pro účetnictví se přebírají denně.
Výstup analýzy
Modelový příklad: tři příležitosti, jedna jde první
Modelový příklad, bez klientských čísel
Modelový výstup vypadá takto. Tři místa, kde zakázka stojí, co každé z nich potřebuje ke změně, co by uvolnilo a proč jedno z nich jde první, protože ostatní dvě stojí za ním. Je to modelový příklad, který ukazuje podobu analýzy, a nenese žádná klientská čísla.
Stejný vzorec se opakuje v různých oborech. Jedna část provozu zdržuje zbytek a první práce je zjistit, která to je a kolik vás stojí.
Začneme u jedné zakázky
Otázky, které položíme na první schůzce.
- Kde dnes zakázka čeká nejdéle a kdo čeká na co?
- Kolik zakázek jde standardní cestou a kdo rozhoduje o zbytku?
- Když jste naposled přidali lidi, ke kterému stolu se fronta posunula?
- Který z těchto problémů by vás pálil i tehdy, kdyby byly ostatní vyřešené?
Proč Moravio
Softwarový partner pro rozhodnutí, co je první
Poradíme, zda stavět, nebo koupit
Nejdřív ověříme, zda ten krok zvládne systém, který už platíte. Vývoj na míru začíná tam, kde to vyžadují vaše pravidla, data nebo výjimky.
Stavíme kolem toho, co si necháte
ERP, CRM i nástroje, které plní svou roli, zůstávají na místě. To, co přidáme, z nich čte a zapisuje do nich.
Jedno omezení po druhém
Pojmenujeme krok, který zdržuje ostatní, a začneme tam. Další krok se dohodne, až ten první obstojí v každodenním provozu.
Patří vám
Kód, data i pravidla zůstávají vašemu týmu a systém může běžet na vaší infrastruktuře.
První krok
Jedna zakázka, sledovaná od prvního e-mailu k faktuře.
Vezmeme jednu skutečnou zakázku a projdeme ji přes každý stůl, kterým prochází, s lidmi, kteří ji zpracovávají. Nemusíte nic připravovat a není potřeba zadání. Mluvíte s lidmi, kteří systém navrhují a staví, takže se nic neztratí na cestě k dodavatelskému týmu.
01
Kde se čeká
Označíme každé místo, kde zakázka stojí a čeká na člověka, na schválení, na cenu nebo na doklad.
02
Kde se přepisuje
Zapíšeme, kde se stejná data zadávají podruhé a ze kterého systému přišla.
03
Kdo rozhoduje
Zapíšeme, kdo rozhoduje v každém kroku, jaké pravidlo používá a které případy řeší ručně.
04
Co jde první
Dáme příležitosti vedle sebe s tím, co každá potřebuje, co by uvolnila a na čem závisí, a pojmenujeme tu, kterou začít.
Co přinesete
Jednu skutečnou zakázku od poptávky k faktuře. Nic připraveného, žádné zadání.
S čím odejdete
Tři až pět příležitostí s pojmenovaným omezením, co by každá stála a uvolnila, tu, která jde první, a rozsah i odhad k ní.
FAQ
Časté otázky
To je první část práce. Projdeme jednu skutečnou zakázku vaším provozem s lidmi, kteří ji zpracovávají, a zapíšeme rozhodnutí, data a výjimky dřív, než se cokoli navrhuje. Dělali jsme to v dopravě, ve stavebnictví i ve výrobě a provoz byl pokaždé jiný.
Ne. ERP, CRM a nástroje, které plní svou roli, zůstávají tam, kde jsou. To, co přidáme, z nich čte a zapisuje do nich, a náhrada přijde na řadu jen tam, kde nástroj vynucuje špatný způsob práce.
První verze jde k lidem, kteří tu práci dělají, na jejich skutečné případy, dokud je malá. Měníme ji s nimi. Nic se nevypíná, dokud si nová část nezaslouží důvěru v každodenním provozu.
Z prvního kroku odcházíte s písemným rozsahem a odhadem, se seznamem možností, které jsme zamítli, i s důvodem, a s riziky. IT dostane technický obraz ve své řeči: oprávnění, kam tečou data a komu patří kód.
Pak to ověříme na cestě jedné skutečné zakázky. Pokud priorita obstojí, jdeme přímo k rozsahu a odhadu. Pokud ji zdržuje něco jiného, uvidíte to ještě dřív, než rozpočet vydáte.
Kolika systémů se ten krok týká, kolik výjimek má pravidlo a kolik lidí musí změnit, co dělají. Všechny tři jsou pojmenované v rozsahu, než se začne stavět.
Způsob měření dohodneme dřív, než začneme stavět. Čas, který zakázka čeká, počet přepisů, nebo hodiny, které krok zabere v běžném týdnu. První verze běží na skutečné práci, takže měření vychází z vašeho provozu.
Začněte svou situací
Co potřebujete, ale nedá se to koupit jako hotové řešení?
Napište nám i neuspořádanou verzi. Pomůžeme vám vyspecifikovat další krok.