Moravio
Provoz a priority

Potřebujeme zefektivnit provoz. Co změnit jako první?

Projdeme jednu skutečnou zakázku vaší firmou a pojmenujeme místo, kde začít.

Zakázka · Nabídka · Předání · Čekání · Náklady

Pět věcí by mohlo fungovat lépe a každý, koho se zeptáte, začíná u jiné. Projdeme jednu skutečnou zakázku provozem, najdeme krok, který zdržuje ostatní, a vyčíslíme ho ještě předtím, než kdokoli něco kupuje.

Probrat naši situaci

Každý u vás má jiný první problém.

Seznam možných zlepšení málokdy chybí. Chybí pořadí, a to vychází z jediného místa, z cesty skutečné zakázky firmou.

  • Každý jmenuje jiný první problém.

    Výroba říká plánování, obchod nabídku, kancelář papíry. Každý má pravdu o svém stole a ze seznamu nikdy nevznikne pořadí práce.

  • Tři nabídky na tři systémy.

    Dodavatelé nacenili plánovací nástroj, CRM a archiv dokumentů. Nikdo z nich se nepodíval na krok, kde práce opravdu stojí.

  • Víte, že je něco pomalé.

    Víte, že nabídka trvá týden a že faktury odcházejí pozdě. Nikdo nespočítal, kolik vás ty dny za měsíc stojí, takže není s čím nabídku srovnat.

  • Poslední zlepšení jen posunulo frontu.

    Nástroj zrychlil jeden stůl a práce se nahromadila u dalšího. Čas od poptávky k faktuře zůstal stejný.

Peníze jdou na nejhlasitější problém.

Bez jasného pořadí jde rozpočet za člověkem, který argumentuje nejlépe, nebo za dodavatelem, který volal naposled. Zlepšení někde skutečně vznikne a celkový čas od poptávky k faktuře zůstane stejný, protože krok, kde práce čeká, byl jinde. Ze stejného důvodu se odkládají rozhodnutí. Dvě možnosti, které nikdo nevyčíslil, nelze srovnat, a firma zatím platí současný stav.

  1. 01Poptávka
  2. 02Jde prvníNabídka
  3. 03Zakázka
  4. 04Plánování
  5. 05Realizace
  6. 06Fakturace
  7. 07Reporting

Tři z těchto kroků stojí za změnu. První jde ten, který zdržuje ostatní dva, a který to je, záleží na vašem provozu.

První krok je menší než projekt.

Správným prvním krokem může být nastavení v systému, který už máte, jedno propojení mezi dvěma nástroji, nebo krátká analýza jednoho toku. Řekneme, co platí u vás, ještě než se něco staví.

  • Analýza jednoho toku

    Projdeme jednu skutečnou zakázku provozem s lidmi, kteří ji zpracovávají. Dostanete krok, který zdržuje ostatní, jeho cenu, možnosti k němu a odhad k té první.

    Hodí se, kdyžkaždý jmenuje jiný první problém

  • Nastavit to, co máte, nebo koupit hotové

    Schvalovací pravidla, šablony, ceníky a práva uživatelů často už existují v systému, který platíte. Ověříme to dřív, než navrhneme cokoli na míru, a když ten krok dobře pokrývá ověřený produkt, řekneme vám, ať ho koupíte.

    Hodí se, kdyžkrok, kde se čeká, je standardní práce

  • Jedno propojení mezi dvěma systémy

    Jedno propojení odstraní přepisování, které zdržuje celý krok, a oba systémy zůstanou, jak jsou. Obvykle je to nejmenší změna, která odstraní skutečné zdržení.

    Hodí se, kdyžpráce čeká na předání mezi dvěma nástroji

  • Postavit tu část, která zdržuje

    Postavíme právě tu jednu část a propojíme ji s tím, co si necháte. Rozsah pokrývá jeden krok toku a rozsah i odhad jsou napsané, než se začne stavět.

    Hodí se, kdyžkrok, který drží ostatní, má pravidla, která žádný produkt nepokrývá

  • Počkat

    Některá zdržení vznikají z nejasného rozhodnutí nebo z toho, že někoho nikdo nezastoupil. Software tam přidá náklady a nic nezmění. Řekneme to.

    Hodí se, kdyžzdržení je v odpovědnosti, kterou nikdo nemá

Nejdřív provoz projdeme, teprve potom něco naceníme.

Kdyby bylo vaše podnikání jednoduché, standardní software by už sedl. Váš provoz má pravidla, která se nikdy nedostala do manuálu, a učíme se je od lidí, kteří je denně používají.

  • Projdeme jednu skutečnou věc

    Projdeme jednu zakázku, jednu nabídku nebo jednu směnu od prvního e-mailu k faktuře s lidmi, kteří mají každý krok na starost. Zapíšeme, kde se čeká, kdo rozhoduje a které případy jdou mimo standardní cestu.

  • Vyčíslíme jednotlivé možnosti

    Každá příležitost dostane, co potřebuje, co by uvolnila a na čem závisí. Vedle sebe na jedné stránce se dají srovnat a obhájit.

  • Jeden malý rozsah před skutečnými uživateli

    První krok dohodneme písemně i s odhadem a první verze jde k lidem, kteří tu práci dělají, dokud je malá. Měníme ji s nimi.

  • Zůstáváme u toho

    Bereme odpovědnost za výsledek v každodenním provozu i za krok, který následuje. Kód, data a pravidla zůstávají vaše.

Práce, která začala u jedné části provozu.

Dopravní provozNejdřív jedna divize, potom dalšíRidera řídí zakázky a dodávky napříč dispečinkem, řidiči, administrativou a financemi. Systém začal v obchodu s palivy, kde se doklady z terénu musely dostat k administrativě a fakturaci, a když tam obstál, stejný tok se rozšířil na divizi prodeje stavebních odpadů.400+ denních uživatelůČíst případStavebnictví, střechy a montážeNabídka byla krok, který zdržoval zbytekNacenění žilo v tabulkách, do kterých mohl bezpečně sáhnout jen jejich autor, nákupní ceny se přepisovaly ručně a práce se odhadovala z hlavy. Nabídka je dnes jedno místo s ceníkem, sazbami práce a hodinami za nimi a data pro účetnictví se přebírají denně.Nabídky, hodiny a dodávky na jednom místěČíst případ
Výstup analýzyModelový příklad: tři příležitosti, jedna jde prvníModelový výstup vypadá takto. Tři místa, kde zakázka stojí, co každé z nich potřebuje ke změně, co by uvolnilo a proč jedno z nich jde první, protože ostatní dvě stojí za ním. Je to modelový příklad, který ukazuje podobu analýzy, a nenese žádná klientská čísla.Modelový příklad, bez klientských čísel

Stejný vzorec se opakuje v různých oborech. Jedna část provozu zdržuje zbytek a první práce je zjistit, která to je a kolik vás stojí.

Otázky, které položíme na první schůzce.

  • Kde dnes zakázka čeká nejdéle a kdo čeká na co?
  • Kolik zakázek jde standardní cestou a kdo rozhoduje o zbytku?
  • Když jste naposled přidali lidi, ke kterému stolu se fronta posunula?
  • Který z těchto problémů by vás pálil i tehdy, kdyby byly ostatní vyřešené?

Softwarový partner pro rozhodnutí, co je první

  • Poradíme, zda stavět, nebo koupit

    Nejdřív ověříme, zda ten krok zvládne systém, který už platíte. Vývoj na míru začíná tam, kde to vyžadují vaše pravidla, data nebo výjimky.

  • Stavíme kolem toho, co si necháte

    ERP, CRM i nástroje, které plní svou roli, zůstávají na místě. To, co přidáme, z nich čte a zapisuje do nich.

  • Jedno omezení po druhém

    Pojmenujeme krok, který zdržuje ostatní, a začneme tam. Další krok se dohodne, až ten první obstojí v každodenním provozu.

  • Patří vám

    Kód, data i pravidla zůstávají vašemu týmu a systém může běžet na vaší infrastruktuře.

Tým Moravio při práci v kanceláři

Jedna zakázka, sledovaná od prvního e-mailu k faktuře.

Vezmeme jednu skutečnou zakázku a projdeme ji přes každý stůl, kterým prochází, s lidmi, kteří ji zpracovávají. Nemusíte nic připravovat a není potřeba zadání. Mluvíte s lidmi, kteří systém navrhují a staví, takže se nic neztratí na cestě k dodavatelskému týmu.

  1. Kde se čeká

    Označíme každé místo, kde zakázka stojí a čeká na člověka, na schválení, na cenu nebo na doklad.

  2. Kde se přepisuje

    Zapíšeme, kde se stejná data zadávají podruhé a ze kterého systému přišla.

  3. Kdo rozhoduje

    Zapíšeme, kdo rozhoduje v každém kroku, jaké pravidlo používá a které případy řeší ručně.

  4. Co jde první

    Dáme příležitosti vedle sebe s tím, co každá potřebuje, co by uvolnila a na čem závisí, a pojmenujeme tu, kterou začít.

Co přinesete

Jednu skutečnou zakázku od poptávky k faktuře. Nic připraveného, žádné zadání.

S čím odejdete

Tři až pět příležitostí s pojmenovaným omezením, co by každá stála a uvolnila, tu, která jde první, a rozsah i odhad k ní.

Časté otázky

Pochopíte naše konkrétní podnikání?
To je první část práce. Projdeme jednu skutečnou zakázku vaším provozem s lidmi, kteří ji zpracovávají, a zapíšeme rozhodnutí, data a výjimky dřív, než se cokoli navrhuje. Dělali jsme to v dopravě, ve stavebnictví i ve výrobě a provoz byl pokaždé jiný.
Budeme muset všechno vyměnit?
Ne. ERP, CRM a nástroje, které plní svou roli, zůstávají tam, kde jsou. To, co přidáme, z nich čte a zapisuje do nich, a náhrada přijde na řadu jen tam, kde nástroj vynucuje špatný způsob práce.
Jak zajistíte, že to lidé budou používat?
První verze jde k lidem, kteří tu práci dělají, na jejich skutečné případy, dokud je malá. Měníme ji s nimi. Nic se nevypíná, dokud si nová část nezaslouží důvěru v každodenním provozu.
Jak to obhájím před vedením a IT?
Z prvního kroku odcházíte s písemným rozsahem a odhadem, se seznamem možností, které jsme zamítli, i s důvodem, a s riziky. IT dostane technický obraz ve své řeči: oprávnění, kam tečou data a komu patří kód.
Co když už víme, co změnit?
Pak to ověříme na cestě jedné skutečné zakázky. Pokud priorita obstojí, jdeme přímo k rozsahu a odhadu. Pokud ji zdržuje něco jiného, uvidíte to ještě dřív, než rozpočet vydáte.
Co určuje cenu prvního kroku?
Kolika systémů se ten krok týká, kolik výjimek má pravidlo a kolik lidí musí změnit, co dělají. Všechny tři jsou pojmenované v rozsahu, než se začne stavět.
Jak poznáme, že se změna vyplatila?
Způsob měření dohodneme dřív, než začneme stavět. Čas, který zakázka čeká, počet přepisů, nebo hodiny, které krok zabere v běžném týdnu. První verze běží na skutečné práci, takže měření vychází z vašeho provozu.

Co potřebujete, ale nedá se to koupit jako hotové řešení?

Napište nám i neuspořádanou verzi. Pomůžeme vám vyspecifikovat další krok.

Popsat situaci

Raději e-mail? jakub.bily@moravio.com · Nebo si domluvte hovor