Die richtige Hotelsoftware und ein KI-gestütztes CRM-System, das wirklich zu Ihnen passt

Die Entwicklung einer Hotelbuchungssoftware und eines CRM-Systems, das auf die Größe und die betrieblichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, optimiert nicht nur die Arbeitsabläufe Ihres Teams – sie stärkt auch die Beziehung zu Ihren Gästen, insbesondere in Kombination mit den richtigen KI-Tools

Um ein visuell ansprechendes Hotelportal zu gestalten, das die Aufmerksamkeit der Gäste auf sich zieht, braucht man Designer, die sowohl visuelles Engagement als auch Nutzererlebnis verstehen. Doch beim Aufbau eines praktischen CRM-Systems für die Hotellerie verschiebt sich der Fokus: Hier geht es um interne Effizienz, Beziehungsaufbau und darum, neue Geschäftsmöglichkeiten durch Datenanalysen zu erkennen.

Die Digitalisierung von Hotels – notwendig, aber herausfordernd

Für traditionelle Hotels ohne bestehendes digitales System kann der Übergang von Papier zu digital anfangs mühsam wirken. Der Entwicklungsprozess erfordert das Verstehen vieler technischer Aspekte und die Anpassung bestehender Abläufe. Gleichzeitig bietet diese Phase jedoch die perfekte Gelegenheit, das eigene Betriebsmodell zu reflektieren und zu optimieren.

Interviews zwischen dem Projektteam und dem Hotelpersonal bringen oft übersehene Details ans Licht, die helfen, standardisierte Lösungen zu finden und Wissensinseln einzelner Mitarbeitender zu vermeiden.

Unser Team spricht direkt mit den Hotelmitarbeitenden, um verborgene, aber wichtige Probleme aufzudecken – und passt die Software so an, dass sie wirklich zu den täglichen Abläufen passt.

Sie haben bereits ein System? Hier erfahren Sie, warum es trotzdem nicht voll nutzbar ist

Wenn Sie bereits ein System im Einsatz haben – bedeutet das automatisch, dass alles reibungslos läuft? Nicht unbedingt. Die Nützlichkeit eines Systems hängt weiterhin von mehreren Faktoren ab, zum Beispielseveral factors, for example:

• Wurde das System individuell für Ihr Unternehmen entwickelt?
• Wird es regelmäßig optimiert, um veraltete Funktionen zu entfernen und neue Tools zu integrieren?

Aus unserer Erfahrung machen Hotels, die auf Standardlösungen von der Stange setzen, oft eine ernüchternde Entdeckung: Sie passen sich der Software an – nicht umgekehrt. Das ist ein Warnsignal.

Die Wahrheit ist: Es gibt kein „perfektes“ System. Ein besserer Ansatz ist, das System zu finden, das zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt. Viele Drittanbieter-Plattformen bieten Funktionspakete für den Massenmarkt an. Das führt häufig dazu, dass Hotels ihre Abläufe an die Software anpassen müssen, anstatt eine Software zu nutzen, die sich an ihre Abläufe anpasst. Wenn das passiert, sind die Prioritäten eindeutig vertauscht.

Warum kontinuierliche Optimierung unverzichtbar ist

Da sich das Verhalten der Gäste ständig weiterentwickelt, müssen auch die Managementpraktiken von Hotels Schritt halten. Deshalb ist eine regelmäßige Systemoptimierung so entscheidend
Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt:

• „Wofür ist dieses Feld überhaupt da?“
• „Warum passt dieses System nicht zu unseren tatsächlichen Abläufen?“

Sie sind nicht allein. Häufig entstehen unklare Felder durch fehlende Nutzerdokumentation oder durch Mitarbeiterwechsel nach dem Systemstart.Und wenn die Systemstruktur nicht mehr zu den aktuellen Abläufen passt, handelt es sich nicht unbedingt um einen Designfehler. Viel wahrscheinlicher ist, dass sich Ihre Workflows weiterentwickelt haben, das System aber nicht Schritt gehalten hat.

Um sicherzustellen, dass Ihr System weiterhin zu Ihren Abläufen passt, empfehlen wir, klein zu beginnen – mit einem Proof-of-Concept-Modul. Den besten Einstiegspunkt können Sie anhand folgender Kriterien bewerten:

• Schmerzpunkte – Welcher Teil Ihres Workflows bremst Ihr Team am meisten aus?
• Zukünftiger Nutzen – Welche Prozessverbesserungen könnten den größten Mehrwert schaffen?
• Priorität – Basierend auf den obigen Punkten: Welches Modul sollten Sie zuerst angehen?

Häufige Probleme, mit denen wir arbeiten, und wie man sie löst

Aus meiner Erfahrung aus bisherigen Projekten gehören zu den typischen Herausforderungen:

• Unintuitive Systemerfahrungen
• Zu viel manuelle Dateneingabe
• Schwierigkeiten beim Abrufen wichtiger Informationen

All dies ist lösbar:

• ‍UX/UI kann basierend auf Interviews mit Ihrem Team neu gestaltet werden.‍
• Massenimport-Tools können die manuelle Dateneingabe ersetzen.‍
• Intelligente Suchfunktionen und KI-Chatbots liefern Antworten in Echtzeit, ohne dass man einen Kollegen fragen muss.

KI im Gästebeziehungsmanagement

KI spielt auch im Gästebeziehungsmanagement der Hotellerie eine wertvolle Rolle. Über die Zusammenfassung von Kundendaten und Profilen hinaus kann KI Ihnen helfen:

• Personalisierte Grüße zu versenden und wichtige Meilensteine Ihrer Gäste nie zu verpassen
• Marketing- oder Buchungsnachrichten automatisch über vorgefertigte Vorlagen zu erstellen und zu verschicken
• Gästefeedback und Online-Bewertungen zu analysieren, um versteckte Erkenntnisse zu gewinnen
• Nachfrage vorherzusagen und Preisstrategien vorzuschlagen
• Wettbewerbsleistung in Ihrer Region zu vergleichen
• Virtuelle Zimmerführungen und KI-generierte Immobilienbeschreibungen zu erstellen
• FAQ-Chatbots zu betreiben, die rund um die Uhr häufige Gästefragen beantworten

Und mit Sprach-zu-Text-Transkriptionstools können tatsächliche Gästegespräche in Schulungsmaterialien für neue Mitarbeitende umgewandelt werden, was die Servicequalität insgesamt verbessert.

Ja, ein Hotel kann auch ohne ein System betrieben werden. Aber mit der richtigen Software kann Ihr Team übermäßige Zeit für Verwaltungsaufgaben einsparen. In Kombination mit den passenden KI-Tools entstehen flüssigere Workflows, es wird Mitarbeiterzeit frei, und Ihr Team kann sich auf das Wesentliche konzentrieren – Gästeloyalität aufbauen und unvergessliche Erlebnisse schaffen