Postřehy a možnosti v automatizaci náboru od Jiřího Kostova

Na konci roku 2022 OpenAI veřejně vydalo ChatGPT. Tím se masivně rozšířilo používání tzv. AI a zvýšilo se mnohé v tom, jak děláme a přistupujeme k naši práci. Ať už jste software developer, návrhář, copywriter, právník nebo člověk z HR. ChatGPT nám pomohlo zrychlit procesy a radit nám ve chvíli, kdy je potřeba trochu nakopnout.

Ale ještě předtím, než se objevila  AI už existovala automatizace. A to i v náboru.

Co je automatizace náboru?

Pod automatizaci náboru si lze představit vše, co nám pomůže ulehčit repetetivní manuální práci v rámci náboru. Ať už se jedná o přepisování poznámek z interview, ukládání komunikace s kandidáty nebo dokonce provádění samotného interview.

Abych ale byl více konkrétní, pojďme si říci nějaký konkrétní příklad.

Jako Moravio využíváme služeb Google. Naše online pohovory probíhají přes Google Meet. Nejjednodužší automatizací, kterou si můžete představit je to, že do kalendáře zadáte termín schůzky, emailovou adresu kandidáta a odešlete pozvánku. Google služby pak již zašlou kandidátovi na mail pozvánku s možností přijmout či odmítnout událost. Dále je tam také odkaz na Google Meet, na kterém se potkáme. Není tedy třeba tedy využívat další služby, přes které se připojíme a vše je záležitostí pár kliknutí v kalendáři.

Další funkcí je možnost nastavit si v kalendáři termíny, kdy jste dostupní k online schůzce. A to taky šetří čas, protože se nemusíte s kandidátem nahánět, kdy kdo má volno. Jednoduše mu pošlete odkaz a on už uvidí, kdy máte prostor a může si s Vámi konkrétní čas rezervovat.

Pokud pak pokročíme dále, tak se dostaneme ke zmiňovaným přepisům záznamu z interview. Toto je již v rámci Google Meet také pokryto. Je totiž možné, abyste si konverzaci nechali přepsat do poznámek. Tato funkce je ale dostupná jen v případě, že je hovor nahráván. Proto je potřeba vždy na začátku nebo ještě lépe před pohovorem na tokovou skutečnost kandidáta upozornit.

Najdete i mnoho dalších rozšíření (v rámci prohlížečů) třetích stran, které toto umí.

Stále jsou to ale “drobné” automatizace.

Nábor a ATS (applicant tracking systém)

Jestliže hovoříme o automatizaci náboru, tak pro firmy, které již potřebují pracovat s desítkami či stovkami kandidátů měsíčně není asi jiná cesta, než používat tzv. ATS (applicant tracking system).

Takovéto systémy pomáhají automatizovat a zjednodušovat různé kroky v procesu recruitingu a hiringu, jako je správa uchazečů, třídění životopisů, sledování komunikace s uchazeči a plánování pohovorů.

I my v Moravio takový systém využíváme.

V předchzím odstavci jsme se bavili o drobných automatizacích, které nám pomáhají v rámci denní agendy náboru.

Pomocí ATS můžeme jít ještě dále.
Základem je např. automatické odesílání emailů v rámci jednotlivých stádií náboru, kdy se kandidátovi odešle e-mail (šablona) s informacemi dle toho, v jakém stádiu se nachází a jaké jsou další kroky.

Na jednotlivé stádia se dají také navázat další funkce. Příjmete kandidáta (označením v ATS) → pošle se informace do Slack kanálu pro back office + vytvoří se ticket v Jira v rámci onboardingu, a takto můžeme pokračovat dále.

Abych zmínil nějakou vrchnoul funkci automatizace, zde již se zapojením AI, tak je to např. automatické párování kandidátů na pozici dle obsahu CV (předchozí pozice, dovednosti, znalost jazyků) a nebo např. chatbot, který pomáhá se samotným recruitingem.

I s takovými projekty máme zkušenosti. Můžete se o tom dočícst v článcích Junglee - AI Assistant, který pomáhá při náboru a sběru dat od uchazečů o práci - Vyvinutý Moravio či Webová CRM aplikace na míru a k tomu AI i strojové učení - Vyvinutý Moravio.

Pro nás jako pro Moravio bylo také důležité, aby ATS obsahovalo API, pomocí kterého získáváme data do našeho interního systému. Data propojujeme s dalšími informace z jiných systémů a vytváříme tak digitální sklad, se kterým už můžeme různě pracovat (např. vytváření reportů, předpovědi atd.).

Co plánujeme do budoucna?

Nejužším hrdlem každého náboru jsou omezené lidské zdroje. Právě díky automtickým náborovým procesům můžeme toto úzké hrdlo eliminovat.

Co si může  člověk pod takovým automatickým náborovým procesem představit?

Je to např. One-Way pohovor. Jedná se o asynchronní digitální pohovorování kandidátů. Kandidát odpovídá na předem damé otázky a přitom je nahráván. Tento typ interview je využíván především tzv. screeningové fázi, kdy se o uchazeči chcete dozvědět základní informace.

Obrovskou výhodou je časová flexibilita, jelikož uchazeč ani recruiter nejsou na sebe časově vázáni.

Samozřejmě jsou i zde úskálí jako je to, že recruiter nemůže reagovat na dodatečné dotazy kandidáta, či mu blíže přiblížit dotaz v případě, že ho kandidát nechápe. Proto je potřeba vzít v potaz, že práce s takovýmto typem interview bude vyždovat nějaký čas na ladění v počátcích a určitě bude potřeba udělat průzkům řešení, které tuto funkci nabízejí.

Pojďme si shrnout automatizaci v náboru

Automatizace recruitingu, automatizace hiringu či automatizace procesů existují v HR již řádku let. Pomáhají recruiterům a hiring manažerům šetřit čas (tedy náklady) a kandidátům zase zjednodušují průběh náboru (pokud je samozřejmě vše správně nastaveno).

Je však důležité, aby automtizace recruitingu nezastínila lidskou interakci. Ta je prozatím nenahraditelná a i s rozvojem AI bude ještě nějaký ten pátek trvat, než toto nastane.

Pokud se rozhodnete i vy automatizovat vaše náborové procesy, určitě se na nás neváhejte obrátit.