Ende 2022 veröffentlichte OpenAI ChatGPT öffentlich. Dies hat den Einsatz sogenannter KI massiv ausgeweitet und die Art und Weise, wie wir an unsere Arbeit herangehen, stark beeinflusst. Egal, ob Sie Softwareentwickler, Designer, Texter, Anwalt oder Personalfachmann sind, ChatGPT hat uns geholfen, Prozesse zu beschleunigen und Sie zu beraten, wann immer wir einen kleinen Schub benötigen.

Doch schon vor dem Erscheinen der KI gab es bereits Automatisierung, auch bei der Rekrutierung.

Was ist Rekrutierungsautomatisierung?

Die Rekrutierungsautomatisierung umfasst alles, was dazu beiträgt, sich wiederholende manuelle Arbeiten im Rekrutierungsprozess zu verringern. Dies kann das Transkribieren von Gesprächsnotizen, das Speichern der Kommunikation mit Kandidaten oder sogar die Durchführung des Interviews selbst beinhalten.

Um genauer zu sein, schauen wir uns ein Beispiel an.

Bei Moravio verwenden wir Google-Dienste. Unsere Online-Interviews werden über Google Meet durchgeführt. Die einfachste Automatisierung, die Sie sich vorstellen können, besteht darin, ein Meeting im Kalender zu planen, indem Sie das Datum und die E-Mail-Adresse des Kandidaten eingeben und die Einladung senden. Die Google-Dienste senden dann eine Einladung an die E-Mail-Adresse des Kandidaten, sodass dieser die Veranstaltung annehmen oder ablehnen kann. Es gibt auch einen Google Meet-Link, über den wir uns treffen können, sodass Sie keine zusätzlichen Dienste für die Verbindung verwenden müssen. Alles wird mit ein paar Klicks im Kalender erledigt.

Eine weitere Funktion ist die Möglichkeit, die Verfügbarkeit für Online-Besprechungen im Kalender einzurichten. Das spart Zeit, da Sie die Zeitpläne nicht mit den Kandidaten abstimmen müssen. Sie senden ihnen einfach einen Link, und sie können sehen, wann Sie verfügbar sind, und eine bestimmte Zeit buchen.

Wenn wir weiter gehen, kommen wir zu Transkriptionen von Interviewaufzeichnungen. Dies wird auch in Google Meet behandelt, da Konversationen in Notizen transkribiert werden können. Diese Funktion ist jedoch nur verfügbar, wenn der Anruf aufgezeichnet wird. Es ist daher wichtig, die Kandidaten im Voraus oder zu Beginn des Interviews darüber zu informieren.

Es gibt auch viele Browsererweiterungen von Drittanbietern, die damit umgehen können.

Dies sind jedoch immer noch „geringfügige“ Automatisierungen.

Rekrutierung und ATS (Bewerberverfolgungssystem)

Wenn es um die Automatisierung von Rekrutierungsprozessen geht, verwenden Unternehmen, die jeden Monat mit Dutzenden oder Hunderten von Kandidaten zu tun haben, fast unweigerlich ein ATS (Applicant Tracking System).

Diese Systeme helfen dabei, verschiedene Schritte im Rekrutierungs- und Einstellungsprozess zu automatisieren und zu vereinfachen, z. B. die Verwaltung von Bewerbern, das Sortieren von Lebensläufen, die Verfolgung der Kommunikation mit Bewerbern und die Planung von Vorstellungsgesprächen.

Wir bei Moravio verwenden auch ein solches System.

Im vorherigen Abschnitt haben wir kleinere Automatisierungen besprochen, die uns im täglichen Rekrutierungsablauf helfen. Mit einem ATS können wir noch weiter gehen.

Zum Beispiel ist der automatische E-Mail-Versand während verschiedener Rekrutierungsphasen von grundlegender Bedeutung. Dabei erhalten die Kandidaten eine E-Mail-Vorlage mit Informationen, die auf ihrer aktuellen Phase und den nächsten Schritten basieren.

Zusätzliche Funktionen können mit jeder Stufe verknüpft werden. Die Annahme eines Kandidaten (im ATS markiert) kann dazu führen, dass Informationen für das Backoffice an einen Slack-Channel gesendet werden, ein Jira-Ticket für das Onboarding erstellt wird und vieles mehr.

Um eine hochgradige Automatisierungsfunktion zu nennen, bei der KI zum Einsatz kommt: Es gibt einen automatischen Kandidatenabgleich für Stellen auf der Grundlage des Lebenslaufs (frühere Positionen, Fähigkeiten, Sprachkenntnisse) oder beispielsweise einen Chatbot, der bei der Rekrutierung selbst hilft.

Wir haben auch Erfahrung mit solchen Projekten. Sie können mehr darüber in Artikeln wie lesen Junglee - KI-Assistent zur Unterstützung bei der Rekrutierung und Erfassung von Daten von Arbeitssuchenden - Entwickelt von Moravio oder Entwicklung kundenspezifischer KI-gestützter CRM-SaaS-Webanwendungen - Entwickelt von Moravio.
Aber das ist noch nicht alles. Wir haben noch viele weitere Beispiele für Automatisierung, aber das wäre für einen separaten Artikel.

Für uns bei Moravio war es auch wichtig, dass das ATS über eine API verfügt, die es uns ermöglicht, Daten in unser internes System abzurufen. Wir verbinden diese Daten mit zusätzlichen Informationen aus anderen Systemen und erstellen so ein digitales Repositorium, das wir auf verschiedene Weise verwenden können (z. B. für Berichte, Prognosen usw.).

Was sind unsere Zukunftspläne?

Der engste Engpass in jedem Rekrutierungsprozess sind begrenzte Humanressourcen. Dank der Automatisierung des Rekrutierungsprozesses können wir diesen Engpass beseitigen.

Wie könnte ein automatisierter Rekrutierungsprozess aussehen?

Ein Beispiel ist ein One-Way-Interview, bei dem es sich um ein asynchrones digitales Interview handelt, bei dem Kandidaten vordefinierte Fragen beantworten, während sie aufgezeichnet werden. Diese Art von Interview wird hauptsächlich während der Screening-Phase verwendet, in der Sie grundlegende Informationen über den Kandidaten sammeln möchten.

Ein großer Vorteil ist die zeitliche Flexibilität, da weder der Kandidat noch der Personalvermittler an eine bestimmte Zeit gebunden sind.

Natürlich gibt es Herausforderungen, wie zum Beispiel, dass der Personalvermittler nicht in der Lage ist, auf die zusätzlichen Fragen des Kandidaten zu antworten oder eine Frage zu klären, wenn der Kandidat sie nicht versteht. Daher erfordert die Arbeit mit dieser Art von Vorstellungsgespräch eine anfängliche Feinabstimmung, und es wird notwendig sein, nach Lösungen zu suchen, die diese Funktion bieten.

Lassen Sie uns die Automatisierung in der Rekrutierung zusammenfassen

Rekrutierungsautomatisierung, Einstellungsautomatisierung oder Prozessautomatisierung gibt es in der Personalabteilung seit Jahren. Es hilft Personalvermittlern und Personalverantwortlichen, Zeit (und damit Kosten) zu sparen, und es vereinfacht den Rekrutierungsprozess für Kandidaten (vorausgesetzt, alles ist richtig eingerichtet).

Wenn Sie fragen, wer Automatisierung benötigt und wer nicht, gibt es eine einfache Antwort. Jeder braucht es!

Selbst eine Ein-Mann-Showfirma braucht es, weil es vereinfacht und Sie effektiver macht. Und es besteht kein Zweifel, dass größere Unternehmen ohne sie verloren gehen würden.

Es ist jedoch wichtig, dass die Automatisierung der Rekrutierung die menschliche Interaktion nicht überschattet. Dies ist immer noch unersetzlich, und selbst bei der KI-Entwicklung wird es einige Zeit dauern, bis sich dies ändert.

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Rekrutierungsprozesse zu automatisieren, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.