Worauf laufen Unternehmen wirklich? Oft auf Excel und einer einzigen Telefonnummer

Kunden kommen heute nicht mehr mit einer fertigen Vorgabe zu uns, welches System sie entwickeln lassen wollen. Sie kommen mit einer Frage: „Wo können Sie uns helfen?“

Im ersten Gespräch erfahren wir dann, dass das ganze Unternehmen auf dem historischen Wissen der Assistentin steht und darauf, dass der ehemalige Marketingkollege nach Jahren noch ans Telefon geht. Dass eine Abteilung Aktenordner von Büro zu Büro trägt. Dass der Inhaber als Einziger weiß, was die Zahlen in den Reports bedeuten. Dass dieselben Zahlen mehrfach eingegeben und von Hand kopiert werden und die Realität nirgends erfasst ist. Dass bei mehr Aufträgen der operative Aufwand so stark wächst, dass es sich eigentlich gar nicht mehr lohnt. Dass die eigenen Kunden Anforderungen an die Systeme stellen, die das Unternehmen nicht erfüllt, und es nicht weiß, wie es sie erfüllen soll, ohne pleitezugehen. Dass das System fragil ist und das Wachstum bremst, statt es zu tragen.

Diese Probleme gab es schon immer, sie ließen sich nur in den Margen verstecken. Wenn genug Überschuss da ist, fällt Ineffizienz nicht auf. Doch der Markt verändert sich, und KI bringt sie schneller ans Licht, als wir sie unter den Teppich kehren können.

Deshalb sprechen wir mit Kunden schon lange nicht mehr über Technologien, sondern über ihr Geschäft. Software ist nur ein Werkzeug, um es besser zu machen.

Wie es bei Ihnen wirklich läuft

Gleich am Anfang kommt der schwierigste Teil: Wie läuft es bei Ihnen wirklich? Vielleicht haben Sie Systeme, ein ERP, Salesforce, vielleicht sogar SAP, oder Sie haben sich schon vor Jahren ein maßgeschneidertes System bauen lassen, dazu eine Buchhaltung, ein Rechnungssystem und ein Angebotssystem. Und trotzdem hakt es. Es entstehen immer neue Tabellen und Übersichten, und die Daten kennen Sie erst lange nach dem Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss. Oder Sie kopieren Daten von einem System ins andere, bauen sich eigene Sichten nach eigenem Schlüssel, das Lagersystem stimmt nicht mit der Tabelle überein, der Prozess hat unzählige Ausnahmen, ein Report dauert eine Woche, und das auch nur, wenn man weiß, wie die Dinge zusammenhängen.

Wie das Ganze wirklich funktioniert, wissen immer nur ein paar Leute (im besseren Fall). Sie wissen, wie die Dinge im echten Betrieb laufen, welche Systeme welche Lücken haben, was von Hand erledigt wird und welche Arbeit doppelt gemacht wird.

Neues System, neue Sorgen

Trotzdem stößt die Einführung neuer Systeme auf (vielleicht gar nicht so überraschende) Probleme. Ich meine nicht die Fälle, in denen die Geschäftsführung so tut, als gingen sie die Turbulenzen am Markt und das Zeitalter der künstlichen Intelligenz nichts an, und den Betrieb ohne große Eingriffe in die gewohnten Prozesse bis zur Rente weiterführen will (auch das ist übrigens menschlich völlig verständlich). Viel häufiger hören wir Sorgen, die viele Inhaber, Geschäftsführer und Manager völlig zu Recht haben.

Verlieren wir die Kontrolle über unsere Unternehmensdaten?

Ihr System ist über viele Jahre gewachsen, und jeder Teil davon spiegelt einen Bedarf wider, auf den wahrscheinlich irgendein Problem aufmerksam gemacht hat. Das zu verändern, ohne genau zu wissen, wie das System funktioniert, ist schwer.

Wenn wir den Prozess effizienter machen, müssen wir dann Leute entlassen? Und was, wenn die Leute gegen die Veränderung sind?

Jedes neue System muss berücksichtigen und bewahren, was im Unternehmen wirklich funktioniert. Es hat keinen Sinn, etwas Neues zu entwickeln oder zu kaufen, wenn das Alte gut funktioniert. Systeme und das Wissen der Menschen zusammenzuführen bringt mehr als KI-Politur. Eingesparte Arbeit bedeutet nicht zwangsläufig weniger Stellen. Wenn das neue System Teil der Geschäftsentscheidungen ist, kann mit der Neuordnung der Arbeit auch eine neue Nutzung der Kapazitäten kommen. Dabei können wir helfen.

Verbrennen wir uns wieder die Finger? Und was, wenn wir das System austauschen wollen?

Project Rescue und Vendor Lock-in sind Themen, die wir sehr gut kennen. Viele unserer Kunden haben sich in der Vergangenheit tatsächlich die Finger verbrannt, und das System, in das sie viel Geld und Energie gesteckt haben, arbeitet heute gegen sie oder funktioniert nur zum Teil. Vorsicht ist also absolut angebracht. Gerade deshalb sagen wir: Sie müssen nicht sofort das ganze System austauschen. Schauen wir uns den Teil an, der am meisten schmerzt. Das kann die Dauer der Angebotserstellung sein, ungenaue Daten, Daten auf Papier, alles, was eine große Wirkung auf Ihre Arbeit haben kann, wenn wir es in Ordnung bringen. Ein kleiner Schritt, angemessener Aufwand, große Wirkung, vor allem aber Vertrauen und der Beweis, dass es funktionieren kann.

Werden wir von KI abhängig?

Was, wenn sie teurer wird? Was, wenn sie langsamer wird? Was, wenn sie verschwindet? Was, wenn sie ausfällt? Passieren kann alles. Deshalb ist KI ein Werkzeug und nicht das Fundament von Systemen, und deshalb hat Vibe Coding einen so schlechten Ruf. Deshalb klären wir schon beim Entwurf, wie sich das eingesetzte Modell oder der Dienst austauschen lässt und was das System bei einem Ausfall tut. Ein Austausch muss nicht ohne Aufwand gehen, er sollte aber keinen Umbau der ganzen Lösung erfordern. KI in den Händen von Profis, die Erfahrung in der Entwicklung haben und die Grundprinzipien der Softwareentwicklung nicht vernachlässigen, ist ein sehr mächtiges und effizientes Werkzeug. KI in den Händen von Menschen ohne IT-Grundlagen ist eine Zeitbombe.

Sind unsere Daten sicher?

Die häufigste Frage, die wir heute hören, und eine absolut berechtigte. Die Antwort lautet: Darüber entscheiden Sie, also wo die Daten gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat und was KI davon überhaupt lesen darf. Die Daten können in Ihrer Umgebung bleiben, und KI muss nicht mehr sehen, als sie für eine konkrete Aufgabe braucht. Sicherheit ist eine Reihe von Entscheidungen, die jemand treffen muss, bevor die Entwicklung beginnt, und dabei können wir Sie begleiten.

Aber wo anfangen?

Sie müssen nicht genau wissen, was Sie brauchen. Es reicht uns, wenn Sie beschreiben, womit Sie ein Problem haben, und die Frage „Wo können Sie uns helfen?“ ist unsere liebste Aufgabenstellung.

Es gibt keinen Grund zur Eile, der Zug ist noch für niemanden abgefahren. Denn wenn man Start-ups und die technologischen Vorreiter außen vor lässt, ist das Potenzial traditioneller Unternehmen bei Weitem nicht ausgeschöpft.

Wenn Sie sich in etwas davon wiedererkannt haben, haben Sie genug Informationen für ein erstes Gespräch. Sie müssen vorher nicht entscheiden, ob Sie KI, ein neues System oder eine Verbindung der bestehenden Systeme brauchen. Es reicht zu zeigen, wo die Arbeit stockt, welchen Zahlen Sie nicht trauen oder was Sie gern schaffen würden, der aktuelle Betrieb aber nicht zulässt.

Damit können wir anfangen. Gemeinsam mit Ihren Leuten finden wir heraus, was sich zu behalten lohnt, was ihnen unnötig Zeit raubt und wo eine erste Änderung sinnvoll ist. Sie kennen Ihr Geschäft. Von uns bekommen Sie einen einfachen Vorschlag, den Sie prüfen, anpassen oder an einem eigenen Prozess testen können.

Behalten Sie Excel, es ist ein gutes Werkzeug. Nur sollte es zusammen mit einer einzigen Telefonnummer nicht die Voraussetzung dafür sein, dass Ihr Unternehmen funktioniert.