Jak propojit logistiku, finance a reporting do jednoho automatizovaného procesu

V mnoha firmách dnes logistika, finance a reporting fungují vedle sebe, ale ne skutečně spolu. Přepravy se plánují v jednom systému, faktury se zpracovávají v jiném, účetnictví běží ve třetím a kontrola reality se nakonec stejně dělá v Excelu. 

Výsledek bývá stejný: 

• spousta ruční práce, 
• zdlouhavé kontroly, 
• nepřehledné výjimky,
• vysoká závislost na konkrétních lidech,
• dlouhý čas mezi přijetím logistické zakázky a její finální fakturací.

V praxi to z našeho pozorování na projektech často znamená, že 25–40 % času backoffice padá na opakované manuální činnosti a doba od realizace přepravy po finální fakturaci se pohybuje mezi 7 až 30 dny.

Právě to je jeden z nejčastějších problémů firem, které organizují přepravy, ať už na domácím trhu nebo napříč různými státy. Pracují s více typy zásilek a potřebují mít pod kontrolou nákupní ceny, prodejní ceny, fakturaci i marži. Samotné systémy přitom často nejsou špatné. Slabé místo bývá mezi nimi a to konkrétně v místech, kde data netečou automaticky, kde chybí jednotná logika a kde se proces „dolepuje“ ručními exporty, e-maily a pomocnými soubory.

Kde logistické firmy nejčastěji narážejí

Typický scénář vypadá tak, že:

• dispečink eviduje přepravy v logistickém nebo TMS systému (např.: Alpega TMS, Transporeon, SAP Transportation Management nebo Filogic TMS, atd.),
• finance pracují v ERP či účetním systému (např.: Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite ERP, Exact Globe, Abra Flexibee, Pohoda, atd.),
• přijaté faktury procházejí workflow nástrojem pro schvalování (typicky např.: Blue10, Basware, Esker nebo Medius, atd.), 
• nad tím vším pak vzniká ještě pomocná kontrolní vrstva v Excelu nebo BI nástroji, kde se doplňují ceny, sleduje se stav faktur a ověřuje se, co sedí a co ne. Častokrát se setkáváme s tím, že si lidé tvoří i své vlastní Excely, které další práci komplikují.

Na papíře to může vypadat funkčně. V praxi ale vzniká několik opakujících se problémů.

1. Prvním je roztříštěnost dat. Informace o přepravě, dodavateli, zákazníkovi, ceně, fakturačním stavu a marži nejsou na jednom místě. Každý tým vidí jen část reality a finální kontrola se skládá ručně. U středně velkých dopravních firem bývají klíčová data rozdělená typicky mezi 3 – 6 systémů a k tomu vzniká množství Excel souborů (typicky 3 a více).
2. Druhým problémem je vysoký podíl manuálních kroků. Lidé exportují data, doplňují ceny, porovnávají faktury s kontrolním souborem, přeposílají informace e-mailem a ručně označují, co je v pořádku a co je ve sporu. To všechno proces zpomaluje a zvyšuje chybovost. Na jednu přepravu nebo fakturační případ tak běžně připadá i 8 a více manuálních zásahů, které prodlužují proces a zvyšují riziko chyby.
3. Třetím problémem je slabé řízení výjimek. Jakmile dorazí částečná faktura, dobropis, jedna faktura pro více přeprav nebo částka, která se liší od očekávání, standardní proces se zastaví a musí zasáhnout člověk. Podíl těchto výjimek se v praxi často pohybuje mezi 10 – 25 % všech přijatých faktur. Pokud podobných případů přibývá, administrativní zátěž roste velmi rychle. 
4. Čtvrtým problémem je pak fakturace směrem k zákazníkům. V mnoha firmách stále platí, že operativa pošle financím e-mail s informací, co se má fakturovat, za jaké období a za jakou cenu. Finance pak fakturu připraví ručně. Takový model je pomalý, náchylný k nepřesnostem a těžko škálovatelný.
5. A pátým problémem je reporting samotný. Management chce vidět nákup, prodej, marži, stav přijatých faktur, nevyfakturované přepravy a sporné případy. Jenže pokud se klíčová data doplňují ručně a kontrola probíhá mimo hlavní systémy, reporting není živý obraz firmy. Je to spíš dodatečně sestavený přehled toho, co se pravděpodobně stalo. Výsledkem bývá reporting se zpožděním v jednotkách dnů nebo týdnů oproti skutečnému provozu.

Problém je v architektuře procesu

Mnoho firem se v takové situaci začne ptát, zda potřebují lepší software. Ve skutečnosti je ale důležitější jiná otázka: 

Je náš proces správně navržený od začátku do konce?

Na trhu existuje řada nástrojů, které pokrývají jednotlivé části tohoto řetězce. Samy o sobě ale tyto vrstvy problém neřeší. Skutečná hodnota vzniká až ve chvíli, kdy jsou propojené do jednoho toku dat a jednoho řízeného procesu.

To znamená, že přeprava nevzniká jen jako provozní záznam. Už od svého založení musí nést správná data pro nákup, prodej, kontrolu i fakturaci. Přijatá faktura se nesmí kontrolovat proti ručně udržovanému souboru, ale proti očekávaným datům v systému. Vydaná faktura nemá vznikat z e-mailu mezi operativou a financemi, ale přímo z potvrzených provozních dat. A reporting nemá být dodatečná rekonstrukce, ale průběžný pohled na realitu.

Jak může vypada správně navržený cílový stav

V dobře nastaveném procesu existuje jeden jasný tok od přepravy přes náklad až po výnos a reporting.

1. Přeprava se založí v systému se správnými vazbami na zákazníka, dopravce, typ služby, cenu a očekávaný fakturační scénář. Jakmile dorazí přijatá faktura, systém ji načte, rozpozná klíčové údaje a pokusí se ji automaticky spárovat s konkrétní přepravou nebo skupinou přeprav. U standardních případů lze při dobře nastavených pravidlech dosahovat 70–90 % automatického párování bez manuálního zásahu. Pokud vše odpovídá nastaveným pravidlům, faktura projde bez zbytečného zásahu dál ke schválení a zaúčtování.
2. Pokud částka nesedí, faktura není zablokovaná v e-mailové komunikaci a poznámkách v tabulce, systém ji označí jako výjimku, popíše důvod odchylky a předá ji správné roli k řešení. Člověk tak neřeší každý případ, ale pouze ty nestandardní. 
3. Stejný princip pak platí i pro vydané faktury. Jakmile je přeprava připravena k fakturaci a jsou splněna obchodní pravidla zákazníka, systém vytvoří podklad nebo přímo fakturu. Finance pak nekontrolují desítky manuálních požadavků, ale dohlížejí na výjimky, správnost a soulad s účetní logikou. Na základě interních měření to v praxi často přináší zkrácení času přípravy vydaných faktur o 40–80 %.
4. A nad tím vším běží dashboard, který ukazuje, co bylo objednáno, co bylo přepraveno, co bylo přijato od dodavatele, co bylo vyfakturováno zákazníkovi, co je ve sporu, co chybí a jaká je skutečná marže. To je rozdíl mezi firmou, která data sbírá, a firmou, která je opravdu řídí.

Kde do toho zapadá automatizace a AI

Velká část tohoto problému se dá vyřešit klasickou procesní automatizací, integracemi a jasně nastavenými pravidly. To je základ. Bez toho se jen snažíte automatizovat chaos.

AI má smysl ve chvíli, kdy proces už stojí na pevných základech a je potřeba pomoci se složitějšími nebo nejednoznačnými případy. Typicky tam, kde nestačí jednoduché pravidlo.

To může být například situace, kdy jedna faktura pokrývá více přeprav, kdy dorazí částečná faktura, kdy nejsou data zapsaná úplně jednotně nebo kdy je potřeba pracovat s nestrukturovaným e-mailem či přílohou. AI v takovém případě může pomoci s vytěžením dat z dokumentů či faktur, návrhem párování, identifikací anomálií nebo doporučením dalšího kroku pro operativu a finance. Podle kvality vstupních dokumentů se přesnost vytěžení klíčových údajů na základě našich projektů typicky pohybuje kolem 85 - 95 %.

Důležité je zmínit, že AI není náhrada za špatně navržený proces. Pokud firma nemá jasno v tom, odkud se berou správná data, kdo je vlastníkem procesu a jak vypadají pravidla pro fakturaci a schvalování, žádný chytrý nástroj to dlouhodobě nezachrání. Pokud se v tomto stavu nacházíte a neumíte v rámci vlastních sil najít cestu ven, moc rádi se na to společně s Vámi podíváme.

Jak k takové digitalizaci přistoupit

1. Popis reality. Firma musí přesně vědět, jak vzniká přeprava, kdy je známá nákupní cena, kdy prodejní cena, jaké existují varianty fakturace, kdy lze fakturu schválit automaticky a co všechno tvoří výjimku.
2. Rozhodnutí, kde bude hlavní zdroj pravdy. Pokud tuto roli dnes ve skutečnosti plní Excel, je to varování. Zdroj pravdy musí být systémový, dohledatelný a sdílený napříč týmy.
3. Návrh integrací a logiky. Nestačí jen předávat dokumenty mezi systémy. Je potřeba přenášet i stav procesu, identifikátory přeprav, cenové informace, výsledky párování, stav schválení a fakturační status.
4. Nastavení workflow výjimek. Cílem není, aby člověk kontroloval vše. Je to o tom, aby systém zpracoval standardní případy sám a lidé řešili jen to, co opravdu vyžaduje úsudek.
5. Reporting. Jako přirozený výstup celého procesu. Pokud dashboard neukazuje realitu včas a srozumitelně, digitalizace není dotažená.

Co firmě taková změna přinese

Největší přínos podobného projektu nebývá v tom, že se ušetří pár kliknutí, byť to je samozřejmě také znatelný posun. Skutečný přínos je v tom, že se odstraní celá vrstva ruční koordinace mezi odděleními a obrovské množství zbytečné komunikace a vyrušování. K tomu se navíc zbavíte velkého procenta opakovaných manuálních chyb. 

Operativa nemusí posílat finanční instrukce e-mailem. Finance nemusí ručně dohledávat, co ještě chybí. Management nemusí čekat na měsíční uzávěrku, aby pochopil, jak si na tom firma aktuálně stojí, jaký je stav plánovaných přeprav v budoucnu, kde vznikají problémy nebo kde se ztrácí marže. A firma přestane být závislá na neformálním know-how několika lidí, kteří jako jediní vědí, jak celý proces skutečně funguje, což je samo o sobě často klíčové.

Výsledkem je rychlejší provoz, rychlejší fakturace a cashflow od přijetí zakázky po její uzavření i o několik dní a připsání peněz na účet, snížení chybovosti až o 70%, lepší kontrola nad marží, a hlavně větší jistota, že firma roste na stabilním základě. Výrazně se snižuje také podíl manuálních zásahů o cca 30 - 50%. 

Propojit logistiku, finance a reporting do jednoho automatizovaného procesu dnes není luxus. Je to nutnost s ohledem na další růst firmy.

Nejde přitom primárně o to, jaký konkrétní software firma používá. Ať už běží na specializovaném TMS, robustním ERP, cloudovém fakturačním workflow nebo kombinaci více nástrojů, rozhodující je kvalita procesu mezi nimi. Kde je zdroj pravdy. Jak tečou data. Jak se řeší výjimky. A zda celý systém dává managementu i operativě skutečnou kontrolu a přehled.

Když jsou tyto základy správně postavené, můžeme Vám dále pomocí automatizace a AI přinést to, co od nás očekáváte: 

• méně ruční práce, 
• méně chyb, 
• rychlejší fakturaci a lepší rozhodování,
• uvolnění rukou pro další růst firmy.

Bonus na konec - Nejen kancelář, ale i Vaši řidiči jsou důležití

Na konec si dovolím ještě malou odbočku. Když se mluví o automatizaci v dopravě, většina firem si představí právě faktury, reporting, schvalování nebo integrace mezi systémy. Ale není to jen o kanceláři. Efektivní můžete být i v terénu. A tam hrají naprosto zásadní roli řidiči.

Oproti textu výše je neméně důležité, jak firma komunikuje s řidiči. Jak dostávají informace o nakládkách a vykládkách? Kde najdou instrukce, kontakty nebo změny v průběhu přepravy? Kde mají informace k tankovací kartě nebo kde mají nejbližší místo kde mohou tankovat? Probíhá onboarding nových řidičů hladce? Je na to proces? A jak řidiči posílají zpět dodací listy, potvrzení nebo další dokumenty, které firma potřebuje? 

Z naší zkušenosti je právě tahle část digitalizace často podceňovaná. Pokud komunikace dnes probíhá přes telefonáty, zprávy, WhatsApp, atd., vzniká zbytečný chaos a zdržení. Přitom ve chvíli, kdy se podaří propojit dispečink a backoffice procesy s kvalitní komunikací směrem k řidičům (například pomocí vhodně navržené mobilní aplikace pro řidiče), začne celý dopravní řetězec fungovat ještě lépe. Řidiči mají jednodušší přístup k informacím, firma dostává dokumenty rychleji a ve strukturovanější podobě a navazující procesy včetně fakturace se mohou posunout mnohem blíž skutečné automatizaci. Po digitalizaci terénní komunikace firmy často zkrátí čas dodání dokumentů od řidičů z původních dnů či hodin jen na jednotky minut od přijetí dokladu a současně sníží počet operativních telefonátů na přepravu.

Řešíte podobnou situaci? Ozvěte se nám. Moc rádi se s Vámi na Vaši aktuální situaci podíváme. Provedeme technický a provozní audit Vašich současných pracovních postupů a systémů, identifikujeme potenciální překážky a navrhneme nejlepší řešení, které bude přesně sedět potřebám Vaší firmy.