Angebotskalkulation für einen Dach- und Montagebetrieb statt Excel

Für wen wir gebaut haben

Ein europäisches Unternehmen, das Bau- und Montageprojekte mit eigenen Montageteams ausführt. Aufträge, Ressourcen und Preise verwaltete die Geschäftsführung in Excel — parallel zum Buchhaltungssystem Pohoda.

Was wir lösen sollten

Die Preise lebten in Tabellen, an die sich sonst niemand traute. Diese Tabellen hat kein Data Engineer gebaut. Sie sind so entstanden, wie sie in jedem Unternehmen entstehen — Spalte für Spalte, über Jahre, immer von der Person, die gerade eine Antwort brauchte. Sie funktionierten. Irgendwie. Aber jedes Angebot bedeutete: Einkaufspreise per Hand aus der Buchhaltung abschreiben, den Lohnanteil aus dem Gedächtnis schätzen und die Baustellenkosten obendrauf rechnen. Ein Zeichen in der falschen Spalte gelöscht, und die Summe ändert sich stillschweigend.

Die Kolonnen wurden nach Stunden bezahlt, gewollt war die Bezahlung pro Projekt. Dazu kam es nie. Eine solche Kalkulation braucht eine einzige Zahl — wie viele Stunden ein fertiges Projekt wirklich gekostet hat — und dieser Zahl war nirgends zu trauen. Die Stunden wurden aufgeschrieben. Sie lagen nur an einer anderen Stelle als das Angebot, das sie versprochen hatte.

Nach dem Zuschlag gingen Angebot und Baustelle getrennte Wege. Das Angebot lebte in einer Datei, die Baustelle in der Realität, und nichts verband die beiden. Bestellungen, Lieferungen und geleistete Stunden wurden getrennt von den Zahlen erfasst, die das Unternehmen dem Kunden versprochen hatte.

Vor der ersten Zeile Code

Wir haben die Tabellen analysiert, die realen Prozesse dahinter dokumentiert und gemeinsam mit der Geschäftsführung ein Backlog aufgebaut.

Unsere Haltung von Tag eins: Die Aufgabe ist es, die Lösung zu finden, nicht bloß Code zu schreiben — wäre der richtige erste Schritt gewesen, die Daten in den bestehenden Tabellen ohne eine einzige Zeile Code aufzuräumen, hätten wir genau das getan. Das Erste, was der Kunde von uns bekam, war keine Software. Es war ein aufgeschriebenes Verständnis des eigenen Prozesses.

Unsere Entwickler saßen bei den Menschen, die mit den Tabellen arbeiteten

Die Umsetzung war koordiniert, aber die Geschäftslogik musste nicht durch mehrere Schichten reisen. Der Kunde konnte die kniffligen Stellen des Prozesses direkt mit den Entwicklern besprechen, die sie in Software übersetzten. Getragen wurde der Aufbau von zwei Entwicklern — Michal Blažek und Aleksey Andruschenko — und wenn sich eine Frage nicht am Telefon klären ließ, fuhr der Entwickler ins Büro des Kunden, setzte sich dazu und sah dem Prozess bei der Arbeit zu.

Genau diese Besuche haben den Unterschied gemacht. Sie zeigten uns, was aus Tabellen nicht herauszulesen ist: in welche Spalte jemand tatsächlich tippt, welche stillschweigend ignoriert wird und wo die echten Entscheidungspunkte liegen. Damit hatte der Entwickler genug fachlichen Kontext, um die richtige Lösung direkt im Raum vorzuschlagen, statt die Frage in den nächsten Sprint weiterzuschieben.

Was das System kann

Ein eigenes internes System, dessen Rückgrat das Preisangebot ist:

• Angebotsmodul. Material und Lohn, Baustelleneinrichtung, Prozentsatz des Gewährleistungseinbehalts, Materialtransport berechnet nach Entfernung und Gewicht, Rabatte und PDF-Export, bei dem die Detailtiefe wählbar ist — alle Positionen oder nur die Hauptgruppen.

• Täglicher Import aus Pohoda. Materialbezeichnungen, EAN-Codes und der letzte Einkaufspreis synchronisieren sich jeden Tag automatisch, Lieferanten werden über die Unternehmensnummer IČO automatisch zugeordnet. Pohoda bleibt die Quelle der Wahrheit für Material und Buchhaltung — nichts wird ersetzt.

• Lohn in drei Qualifikationsstufen. Jede Stufe hat ihren eigenen Stundensatz, dazu kommt ein Gemeinkostensatz — der Lohnanteil eines Angebots wird also gerechnet, nicht geraten.

• Angebot sperren und übergeben. Ein freigegebenes Angebot wird gesperrt, damit es nicht mehr verrutscht, und wird zum Ausführungsprojekt — mit Materialbestellungen, Montageverfolgung und Auswertungen auf denselben Zahlen, die der Kunde freigegeben hat.

• Lager. Lieferungen werden mit Bestellungen abgeglichen; jede Abweichung in Preis oder Menge löst eine Warnung aus, statt sich in einer Spalte zu verstecken.

• Stundenerfassung. Tagesmeldungen (Arbeit, Urlaub, Krankheit) mit Stunden und Fahrzeit, pro Baustelle.

• Einsatzplanung. Personalzuordnung, die Abwesenheiten berücksichtigt und den voraussichtlichen Fertigstellungstermin neu berechnet.

• Bautagebuch. Wird automatisch aus der Stundenerfassung erzeugt, manuelle Einträge kommen obendrauf — das gesetzlich vorgeschriebene Dokument als Nebenprodukt von Arbeit, die längst erfasst ist.

• Adressbuch und Zugänge. Lieferanten und Kunden werden über die IČO aus dem staatlichen Register ARES geladen; die Anmeldung läuft über die Microsoft-Konten der Mitarbeitenden.

Stack: React, Next.js, TypeScript, Node.js. Keine Blackbox — jede Zahl in einem Angebot lässt sich bis zu dem Preis und dem Satz zurückverfolgen, aus denen sie entstanden ist.

Was vom Schreibtisch verschwunden ist

• Einkaufspreise in Angebote abschreiben — die Preise kommen jetzt täglich aus Pohoda.

• Rechenlogik in fragilen Formeln — Summen, Einbehalt, Transport und Rabatte rechnet das System.

• Die Lücke zwischen freigegebenem Angebot und Baustelle — das gesperrte Angebot ist das Ausführungsprojekt.

• Das Bautagebuch als abendliche Zusatzarbeit — es entsteht aus der Stundenerfassung.

• Stille Abweichungen bei Lieferungen — Unterschiede in Preis und Menge werden markiert.

Was wir mitgenommen haben

Die Tabellen waren nie das eigentliche Problem — das fehlende Datenmodell war es. Der wertvollste Schritt war der unspektakulärste: die Daten in Ordnung bringen und den Prozess aufschreiben, bevor automatisiert wird. Wir haben außerdem gelernt, dass ein Angebot nur so verlässlich ist wie die Preise dahinter — deshalb läuft der Pohoda-Abgleich täglich und nicht als einmaliger Import, der langsam veraltet.

Wollen Sie Ihre Kalkulation aus Excel herausholen?

Läuft Ihr Unternehmen auf Tabellen, an die sich nur eine Person traut? Schreiben Sie uns, und wir machen mit Ihnen eine Strategie-Session — zuerst kartieren wir Ihren Prozess, und erst danach wird entschieden, was gebaut werden muss. Beginnen Sie bei Produktkonfiguratoren und Angebotskalkulation, oder schauen Sie auf das größere Bild: Workflow-Automatisierung, Geschäftsdigitalisierung und Business-Software-Entwicklung. Sprechen Sie mit dem Moravio-Team.

Diese Bilder wurden angepasst, um die NDA mit dem Kunden einzuhalten. Die Software-Oberfläche bleibt unverändert.