B2B-Plattform zur Automatisierung von LEDES- und PDF-Rechnungen für Kanzleien und ihre Mandanten

Projektbeschreibung

Für einen Kunden aus den USA haben wir eine Plattform entwickelt, die die Rechnungsstellung vereinfacht und beschleunigt, indem sie Anwaltskanzleien mit ihren Mandantenorganisationen verbindet. Die Lösung ermöglicht den Import und die Validierung von Rechnungen – hauptsächlich in den Formaten LEDES und PDF – sowie einen umfassenden Freigabe-Workflow, der auf einer Vielzahl unterschiedlicher Bedingungen basiert, und die Synchronisierung von Zahlungen mit externen Buchhaltungs- und Abrechnungssystemen.

Für PDF-Rechnungen nutzen wir eine automatisierte Datenextraktion mit Human-in-the-Loop-Validierung, um Genauigkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen. Ziel der Plattform ist es, den Rechnungsumlauf zu beschleunigen, manuelle Arbeit zu reduzieren und den Status von Freigaben und Zahlungen transparenter darzustellen.

Anforderungen und Herausforderungen des Kunden

Zu Beginn haben wir gemeinsam mit dem Kunden die zentralen Herausforderungen definiert, die gelöst werden mussten. Dazu gehörten:

• die Verarbeitung unterschiedlicher Rechnungsformate – insbesondere des für Anwaltskanzleien spezifischen LEDES-Formats sowie klassischer PDF-Rechnungen – innerhalb eines einheitlichen Prozesses,
• die Beschleunigung des Freigabeprozesses und die Reduzierung blockierender Validierungen,
• die Gewährleistung eines sicheren, rollen- und organisationsbasierten Zugriffs,
• die Anbindung der Rechnungsverarbeitung an externe Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme,
• die Reduzierung manueller Arbeit bei der Übertragung von Daten aus PDF-Rechnungen.

Unsere Lösung

Wir haben eine Lösung entwickelt, die auf drei zentralen Komponenten basiert (API, Web-Anwendung und Worker) und den Importprozess in mehrere Phasen unterteilt. Kritische Prüfungen werden dabei durchgeführt, bevor eine Rechnung überhaupt erstellt wird, während sogenannte „Soft Checks“ im Hintergrund ablaufen.

Das speziell für Anwaltskanzleien entwickelte LEDES-Format ist der De-facto-Standard der Branche. Die Herausforderung besteht darin, dass Rechnungen häufig Dutzende oder sogar Hunderte von Positionen enthalten, die korrekt verarbeitet und erfasst werden müssen. Eine manuelle Bearbeitung ist dabei zeitaufwendig und fehleranfällig. Aus diesem Grund haben wir die Verarbeitung von LEDES-Rechnungen automatisiert und den gesamten Ablauf deutlich beschleunigt und vereinfacht.

Für PDF-Rechnungen haben wir eine automatisierte Datenerfassung mit Human-in-the-Loop-Validierung implementiert. Der Freigabeprozess wird durch Funktionen zur Dokumentenkollaboration ergänzt und unterstützt Richtlinien für Zuweisung und Genehmigung. Ziel ist es, den gesamten Prozess weiter zu beschleunigen und effizienter zu gestalten.

Die Integrationsschicht ermöglicht zudem die automatische Erstellung von Buchhaltungsdokumenten in externen Abrechnungssystemen sowie die Rücksynchronisation von Zahlungsinformationen.

Technologie

Im Projekt setzen wir auf etablierte, bewährte und skalierbare Technologien, die wir auch in anderen Projekten verwenden. Wir haben hauptsächlich NestJS, Next.js, Node.js und eine cloud-native Architektur genutzt. Natürlich haben wir auch eine Authentifizierungsschicht und das entsprechende ORM verwendet.

Ergebnisse für den Kunden

Das Projekt hat zahlreiche positive Auswirkungen sowohl auf die Kanzleien selbst als auch auf deren Mandantenorganisationen. Dazu gehören unter anderem:

• Schnellere Verfügbarkeit von Rechnungen dank asynchroner Validierung,
• Deutlich weniger manuelle Arbeit durch automatisierte Datenerfassung aus PDFs mit Human-in-the-Loop-Validierung,
• Transparenter und prüfbarer Freigabeprozess,
• Genauere Zahlungsstatusinformationen dank Synchronisation mit Buchhaltungssystemen,
• Skalierbare Plattform für mehrere Organisationen.

Bewältigte Herausforderungen

Die größte Herausforderung bestand darin, den Prozess für strukturierte LEDES-Dateien und unstrukturierte PDFs zu vereinheitlichen und gleichzeitig eine schnelle Reaktionszeit für die Nutzer zu gewährleisten. Die Lösung bestand darin, die Validierungen in blockierende und nicht-blockierende Phasen zu unterteilen und eine automatisierte Datenerfassung mit Human-in-the-Loop-Validierung einzuführen.

Zukunftssicherheit / Weiterentwicklung

Die Architektur ist so ausgelegt, dass die Integration weiterer Drittanbieter-Tools jederzeit möglich ist – sei es die Hinzufügung zusätzlicher Buchhaltungs-Integrationen, die Erweiterung von „Soft“-Validierungen ohne Beeinträchtigung der Importgeschwindigkeit und Ähnliches. Wir freuen uns auf die weiteren Entwicklungen in der Zukunft.

Fazit

Dieses Projekt vereint automatisierte Datenerfassung, Buchhaltungsintegration und die Verarbeitung von Rechnungen in verschiedenen Formaten zu einem einzigen, einheitlichen System. Das Ergebnis ist ein schnellerer und zuverlässigerer Rechnungsprozess mit starkem Fokus auf Sicherheit, Prüfbarkeit, Freigabefähigkeit und Flexibilität, während gleichzeitig Fehler deutlich reduziert werden.

Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrem Projekt? Kontaktieren Sie uns – gemeinsam finden wir eine Lösung.