B2B platforma pro automatizaci LEDES a PDF faktur pro advokátní kanceláře a jejich klienty

Popis projektu

Pro klienta z USA jsme vytvořili platformu pro ulehčení a zrychlení fakturace, která propojuje advokátní kanceláře s jejich klientskými organizacemi. Umožňuje import a validaci faktur a to primárně LEDES a PDF formátu, dále komplexní schvalovací workflow na základně mnoha různých podmínek a synchronizaci plateb do externích účetních systémů. U PDF faktur využíváme automatizovanou extrakci dat s human-in-the-loop validací. Cílem je zrychlit oběh faktur, snížit manuální práci a zpřehlednit schvalování i stav plateb. 

Potřeby klienta / výzva

S klientem jsme si na začátku vydefinovali hlavní problémy, které potřebuje vyřešit. Těmi bylo:

• zpracovat různé formáty faktur (primárně pro právníky specifický formát LEDES a poté i klasický formát PDF) v jednotném procesu,
• zrychlit schvalovací cyklus a omezit blokující validace,
• zajistit bezpečný přístup podle rolí a typu organizace,
• propojit fakturaci s externími účetními systémy,
• snížit manuální práci při přepisu dat z PDF.

Naše řešení

Navrhli jsme řešení postavené na třech částech (API, web a worker) a rozdělili import do fází tak, aby kritické kontroly proběhly před vytvořením faktury, zatímco „soft" kontroly běžely na pozadí. 

Formát LEDES, specifický pro právnické kanceláře, je defakto industry standard. Problémem je, že faktury často obsahují desítky až stovky položek, které je nutné správně zpracovat a zaevidovat. To je manuálně velmi časově náročné a náchylné na chyby. Proto jsme zpracování faktur ve formátu LEDES zautomatizovali a tím jej výrazně zefektivnili a zrychlili. 

Pro PDF faktury jsme zavedli automatizovanou extrakci dat s human-in-the-loop validací. Schvalovací workflow je doplněné o spolupráci nad dokumentem a podporuje review policies pro řízení přiřazení a schvalování. To vše za cílem dále urychlit a zefektivnit celý proces. 

Integrační vrstva umožňuje automatické vytvoření dokladů v účetních systémech a zpětnou synchronizaci plateb. 

Technologie

V rámci projektu se držíme zaběhnutých, ověřených a škálovatelných technologií, které využíváme i na dalších projektech. Primárně jsme využili NestJS, Next.js, Node.js a spolu s tím cloud-native architekturu. K tomu samozřejmě auth vrstva a korespondující ORM. 

Výsledky pro klienta

Projekt přináší mnoho pozitivních dopadů jak na klienta samotného, tak jejich klientské organizace. Mezi nimi například:

• rychlejší dostupnost faktur díky asynchronní validaci,
• výrazně méně manuální práce díky automatizované extrakci dat z PDF s human-in-the-loop validací,
• transparentní a auditovatelný proces schvalování,
• přesnější stav plateb díky synchronizaci s účetnictvím,
• škálovatelná platforma pro více organizací.

Překonané výzvy

Největší výzvou byla potřeba sjednotit proces pro strukturované LEDES soubory i nestrukturované PDF a současně udržet rychlou odezvu pro uživatele. Řešením bylo rozdělení validací na blokující a neblokující fáze a zavedení automatizované extrakce dat s human-in-the-loop validací.

Future proofing / další rozvoj

Architektura je navržena tak, aby se dalo pokračovat v dalších integracích nástrojů třetích stran. Ať už s přidáváním dalších providerů účetních integrací, rozšiřováním „soft" validací bez dopadu na rychlost importu a tak dále. Těšíme se na další budoucí vývoj. 

Závěr

Tento projekt kombinuje automatizovanou extrakci dat, integrace s účetnictvím a práci s fakturami v různých formátech do jednoho jednotného systému. Výsledkem je rychlejší a spolehlivější proces fakturace se silným důrazem na bezpečnost, auditovatelnost, schvalovatelnost a flexibilitu a zároveň výrazné zmenšení chybovosti. 

Potřebujete pomoci s Vašim projektem? Ozvěte se nám a společně to vyřešíme.