How companies lose control: too many tools, too many Excels, too many versions of the truth

Wenn ein Unternehmen zu viel Software kauft, beginnt die Digitalisierung zu schmerzen

Bei der Digitalisierung von Unternehmen begegnen wir häufig einem wiederkehrenden Problem. Es liegt nicht daran, dass Unternehmen die Digitalisierung unterschätzen. Im Gegenteil. Sie versuchen in der Regel, ihren Betrieb schrittweise zu verbessern und spezialisierte Tools für einzelne Teile des Workflows zu beschaffen. Das ergibt in vielen Fällen durchaus Sinn. Nicht jedes Unternehmen will oder muss sofort den Weg der individuellen Entwicklung gehen.

Aber genau hier beginnt oft das Problem.

Mit der Zeit stellt ein Unternehmen fest, dass es für jeden Arbeitsbereich eine andere Software nutzt. Ein Tool für den Vertrieb, ein anderes für Projekte, ein drittes für Finanzen, ein weiteres für Dokumente, interne Kommunikation, Berichterstattung oder Freigaben. Jedes dieser Tools löst nur einen Teil des gesamten Prozesses, aber zusammen bilden sie kein funktionierendes Ganzes mehr.

Das Ergebnis ist in der Regel sehr ähnlich:

• Daten müssen manuell umgeschrieben, dupliziert oder aufwendig zwischen verschiedenen Systemen verschoben werden,
• die Mitarbeiter sind sich nicht mehr sicher, wo die korrekte Version der Information tatsächlich existiert,
• wo ist die einzige Quelle der Wahrheit? Im CRM? Im Buchhaltungssystem? In einer Tabelle? Oder in irgendeinem internen Bericht, den jemand einmal pro Woche per E-Mail verschickt?

Und genau dann beginnt die Digitalisierung, das Unternehmen zu behindern, anstatt ihm zu helfen.

Wenn wir den Daten nicht mehr vertrauen, kommt Excel ins Spiel

Sobald Menschen das Vertrauen in Daten verlieren, beginnen sie, eigene parallele Aufzeichnungen über im Grunde alles zu erstellen, was sie brauchen. Typischerweise in Excel oder Google Sheets. Sie brauchen einfach etwas, worauf sie sich zumindest verlassen können.

Aber das macht das Problem nur schlimmer.

Es gibt mehr Kopien von Daten, mehr Versionen der Realität und mehr Stellen, an denen Fehler auftreten können. Jedes Team beginnt, seine eigene „Welt", seine eigenen Berichte und seine eigene Arbeitsweise zu schaffen. Informationen sind über viele Dateien, Tabellen und Kommunikationswege verstreut, zu denen oft niemand anderes Zugang hat oder die niemand anderes versteht. Das Unternehmen nutzt dann zwar viel Software, verliert aber die Kontrolle darüber, was intern passiert.

Und das ist oft ein noch größeres Problem als das Geld, das für Lizenzen ausgegeben wird.

Zwei sehr ähnliche Geschichten aus der Praxis

Wir haben kürzlich zwei Fälle bearbeitet, die dies gut veranschaulichen. Im ersten Fall handelte es sich um eine Anwaltskanzlei, die hervorragende Arbeit leistet, deren Technologie-Stack aber im Laufe der Zeit so stark gewachsen war, dass sie allein für Lizenzen verschiedener Tools Hunderttausende Kronen pro Jahr bezahlte. Jedes Tool war als Lösung für ein bestimmtes Bedürfnis entstanden, aber das Ganze war nicht mehr effektiv. Die Mitarbeiter begannen auch, mit dem Umfang der manuellen Arbeit unzufrieden zu sein, die bei der Arbeit mit Daten anfiel. Daher begann es Sinn zu ergeben, die Situation aus einer neuen Perspektive zu betrachten und zu prüfen, ob es möglich war, einige Tools zu entfernen, zu vereinfachen oder durch eine einheitlichere Lösung zu ersetzen und den Mitarbeitern ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen.

Im zweiten Fall handelte es sich um ein Unternehmen, das sich hauptsächlich auf Hardware und Dienstleistungen konzentriert. Die Probleme waren sehr ähnlich:

• schlechtere Kommunikation zwischen Teams,
• Fehlerhäufigkeit bei Daten,
• Inkonsistenz in Prozessen,
• geringes Vertrauen in Informationen und die Notwendigkeit, verschiedenen Personen unterschiedliche Daten auf unterschiedliche Weise zugänglich zu machen,
• und auch hier wurden Lizenzkosten sichtbar, die auf den ersten Blick nicht erkennbar waren, sich aber in der Summe auf Hunderttausende Kronen pro Jahr beliefen.

Beide Unternehmen hatten zudem eine große Anzahl eigener Excel-Tabellen, in denen Einzelpersonen oder Teams Daten für ihre eigenen Bedürfnisse speicherten. Und genau dort beginnt die Kontrolle über das Unternehmen langsam zu schwinden. Es passierte nicht auf einmal, aber die Menschen fügten nach und nach immer mehr hinzu. Das macht es umso gefährlicher.

Das Ziel ist nicht, um jeden Preis maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln

Es ist wichtig zu sagen, dass es bei einer solchen Situation nicht darum geht, automatisch den Schluss zu ziehen, dass der einzige Ausweg die Entwicklung einer eigenen individuellen Software ist. In diesem Stadium ist das oft nicht einmal die beste Lösung.

Das Ziel ist, die passende Lösung für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Prozesse zu finden.

In manchen Fällen macht es Sinn, ein Dashboard zu erstellen, das Daten aus mehreren Systemen an einem Ort vereint und dem Management endlich ermöglicht zu sehen, wohin sich die Dinge wirklich entwickeln. In anderen Fällen hilft es, bestehende Tools zu verbinden, damit Mitarbeiter nicht dieselben Daten an fünf verschiedenen Stellen eingeben müssen. Und manchmal besteht der große Gewinn einfach darin, ein Tool zu eliminieren, das nur einen kleinen Teil des Workflows abdeckt (und manchmal nur teilweise), aber zusätzliche Kosten, Komplexität und Fehlerrisiken mit sich bringt.

Gute Digitalisierung bemisst sich nicht an der Menge der Technologie. Es geht darum, dass Technologie den Prozess unterstützt, nicht verkompliziert.

Der größte Nutzen liegt oft nicht in der Einsparung von Lizenzen

Der Preis für Lizenzen ist oft sichtbar, weshalb es leicht ist, darüber zu sprechen. Natürlich hängt es von jedem Einzelfall und den konkreten Preisen der einzelnen Tools ab. Aber es wird immer deutlicher, dass der Hauptwert der Digitalisierung woanders liegt.

Wenn Mitarbeiter weniger Fehler machen, besser miteinander kommunizieren, mit denselben Daten arbeiten und keine eigenen parallelen Aufzeichnungen mehr aufbauen müssen, steigen die Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit des gesamten Unternehmens. Prozesse sind konsistenter, Entscheidungen werden schneller getroffen und die Mitarbeiter können sich auf die Arbeit konzentrieren, die dem Unternehmen wirklich Wert bringt. Ganz zu schweigen davon, dass sie auch mehr Freude daran haben.

Das Ergebnis sind oft nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch, dass das Unternehmen mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern deutlich mehr leisten kann. Und am Ende ist das oft viel wichtiger als die Kürzung von Lizenzen.

Wo fängt das alles an?

Das typische Problem der Digitalisierung beginnt oft nicht damit, dass ein Unternehmen Software nutzt. Es beginnt damit, dass ein Unternehmen zu viele separate Tools nutzt, die nach und nach in einen Zustand ohne klare Logik, ohne Verbindungen und ohne einheitliche Datensicht hineinwachsen.

Sobald das Vertrauen in Informationen verloren geht, setzen manuelle Eingriffe, Excel-Tabellen auf der Seite und schrittweise Systemumgehungen ein. Und an diesem Punkt geht es nicht mehr nur um Technologie. Es geht um die Führung des Unternehmens als solches.

Daher ist es bei der Digitalisierung entscheidend, nicht nur zu fragen, welches Tool man kaufen soll, sondern vor allem, was das Unternehmen wirklich braucht:

• wo die Daten entstehen,
• wer mit ihnen arbeitet,
• wer ihnen vertrauen soll,
• und wie sichergestellt werden kann, dass alle mit derselben Realität arbeiten.

Hier beginnt sinnvolle Digitalisierung.

Wenn Sie sich in irgendeinem Teil des Artikels wiedererkannt haben , haben Sie wahrscheinlich mit einer ähnlichen Situation in Ihrem Unternehmen zu tun. Die gute Nachricht ist, dass es gelöst werden kann. Und oft muss man nicht alles auf den Kopf stellen. Es ist jedoch notwendig, das Problem richtig zu benennen, Prioritäten festzulegen und einen vernünftigen nächsten Schritt zu wählen.

Wenn Sie diese Situation lösen möchten, kontaktieren Sie mich. Wir können einen Workshop vereinbaren, in dem wir Ihre größten Probleme, Prozesse und Daten unter die Lupe nehmen. Wir werden die dringendsten Fragen aufgreifen und dann eine Lösung vorschlagen, die für Ihr Team und Ihr Unternehmen Sinn ergibt.