Migration von Excel zu einem individuellen CRM

Was unser Team beim Umstieg von Excel auf ein individuelles CRM bereits gelöst hat

Nach unserer Erfahrung ist dieser Umstieg sicher, wenn er in der richtigen Reihenfolge geschieht — und unser Team hat ihn oft genug gemacht, um diese Reihenfolge zu kennen. Drei Beispiele, die wir beschreiben dürfen:

• Ein Dach- und Montagebetrieb kalkulierte jedes Projekt in Tabellen, die über Jahre gewachsen waren und die nur ihr Urheber gefahrlos anfassen konnte. Ein Angebot entsteht heute aus aktuellen Einkaufspreisen, wird im Moment der Freigabe gesperrt und mit einem Klick zum laufenden Projekt — samt Materialbestellungen, Montageverfolgung und dem gesetzlich vorgeschriebenen Bautagebuch.

• Ein Distributionsunternehmen in mittel- und osteuropäischen Märkten führte Auftragsprozesse für mehrere Teams und Standorte in Dateien. Sie sind auf eine einzige Webanwendung nach Maß umgestiegen, gebaut um ihren eigenen Prozess herum — das hat Zeit gespart und die Fehler beseitigt, die zu den manuellen Schritten gehörten.

• Ein B2B-Verpackungslieferant hielt die Aufträge in Tabellen in Bewegung, bis diese an ihre Grenze stießen. Unser Team hat ein Auftragsmanagement um ihren echten Prozess herum gebaut und einen KI-Assistenten ergänzt, wo er sinnvoll war. Ein Jahr später kamen sie zurück, um es zu erweitern.

Keines dieser Unternehmen hat dabei aufgehört zu arbeiten.

Wenn eine Tabelle ihrer Aufgabe entwachsen ist

Vermutlich erkennen Sie einiges davon wieder:

• Jeder arbeitet in seiner eigenen Kopie, und niemand ist sicher, welche die aktuelle ist.

• Die Formel, die einen Auftrag kalkuliert, versteht eine einzige Person — und die ist im Urlaub.

• Nirgends ist festgehalten, wer was wann und warum geändert hat.

• Eine Frage — wo steht dieser Auftrag, was haben wir letztes Jahr angeboten — kostet drei Dateien und ein Telefonat.

• Die Datei ist so groß geworden, dass sie langsam öffnet und langsam speichert.

Wie der Umstieg von Excel auf ein individuelles CRM abläuft

Wir beginnen bei Ihrem Unternehmen und seiner Arbeitsweise, nicht bei der Datei. Unser Team geht den Prozess mit den Leuten durch, die die Arbeit machen, und liest die Tabelle gegen das, was sie beschreiben. In den meisten Projekten kommen dabei zwei Dinge zugleich zutage: Registerblätter und Spalten, die niemand mehr braucht, und Informationen, auf die sich das Unternehmen verlässt und die nirgends festgehalten waren.

• Zuerst der Prozess. Dreißig Minuten am geteilten Bildschirm genügen meist, um zu sehen, welche Teile der Datei der Prozess sind und welche Workarounds.

• Ihre Historie kommt mit. Kunden, Angebote, Aufträge und die Notizen, die Leute an den Rand geschrieben haben.

• Sie arbeiten weiter, während es passiert. Das erste Stück deckt einen Prozess ab und geht für sich in Betrieb. Nichts wird abgeschaltet, bevor sein Ersatz eine Weile gelaufen ist.

• Die Regeln werden sauber festgehalten. Der Rabatt, den niemand dokumentiert hat, der Kunde, dem anders fakturiert wird, der Schritt, der passieren muss, bevor ein Auftrag freigegeben wird.

• Sie sprechen mit denen, die es bauen. Unsere Entwickler haben 20+ Jahre Softwareentwicklung hinter sich und bleiben auch nach dem Umstieg Ihr Technologiepartner.

Manchmal bleibt Excel

In manchen Projekten ist die richtige Antwort, die Tabelle zu behalten. Eine Fachkalkulation, eine Datei, auf der ein Partner besteht, ein Modell, das Ihre Finanzabteilung über Jahre verfeinert hat — diese neu zu bauen bringt wenig.

Unser Team verbindet sie stattdessen sauber. Die Tabelle bezieht ihre Zahlen aus einer Quelle statt aus sechs, was sie berechnet, geht ohne Abtippen ins System zurück, und die Schritte darin werden so geordnet, dass sie zur tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens passen. Export und Import bleiben, und der Monatsbericht, den Ihre Finanzabteilung in Excel baut, wird weiter in Excel gebaut.

Sehen wir uns Ihren Prozess an, in welchem Zustand er auch ist

Unser Team hat Tabellen in jedem denkbaren Zustand umgezogen, auch solche, die ihre Besitzer sich schämten zu öffnen. Keine davon hat sich am Ende als Problem erwiesen — für uns ist das gewöhnliche Arbeit, und wir können sie.

Beginnen Sie mit einem kostenlosen Beratungsgespräch, oder laden Sie uns zu einer Strategiesitzung in Ihr Unternehmen ein. Wir kommen mit einem unserer Entwickler und verbringen den Tag mit beiden Seiten der Arbeit: mit den Leuten, die täglich in der Datei arbeiten, und mit denen, die den Prozess verantworten. Sie erhalten eine Bestandsaufnahme, wie die Arbeit heute läuft, einen schriftlichen Plan für den Umstieg und einen Festpreis für das erste Stück. Wir arbeiten ab dem ersten Gespräch unter NDA. Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass Sie die Tabelle behalten sollten, wie sie ist, sagen wir Ihnen das — ehrlich zu Ihnen zu sein ist uns mehr wert als ein Auftrag.

Wenn Sie zugleich ein Standardprodukt abwägen: wann kaufen und wann bauen, behandeln wir auf der Seite individuelle CRM-Entwicklung.