Projekt-Startleitfaden: Die 5 häufigsten Fragen und Antworten beim Start eines Softwareprojekts

Der Start eines neuen Projekts fühlt sich oft wie eine große Verantwortung an. Er ist mit hohen Erwartungen des gesamten Unternehmens verbunden – das Design soll durchdacht sein, die Kosten so niedrig wie möglich und die Umsetzung so schnell wie möglich.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, machen Sie sich keine Sorgen – Sie sind nicht allein.

Ich bin Hsinyu Ko, Projektmanagerin bei Moravio, und ich habe dieselben Bedenken von vielen Kunden zu Beginn ihrer Projekte gehört. Dieser Artikel fasst die fünf häufigsten Fragen zusammen, die Unternehmen stellen, wenn sie ein Softwareentwicklungsprojekt starten.

1. Wie viel kostet die Softwareentwicklung? Ist digitale Transformation teuer?

In den meisten Branchen ist Software ein Enabler, kein zentraler Bestandteil des täglichen Überlebens. Das ist einer der Gründe, warum die Genehmigung für digitale Transformation oft Jahre dauert – Unternehmen sehen sie nicht immer als dringend an.

Trotzdem variieren die Kosten für Softwareentwicklung stark. Es ist nicht wie eine Bestellung von der Speisekarte mit festen Preisen. Sie können drei Seiten mit Funktionen auflisten, aber wenn diese einfach umzusetzen sind, wird der Preis niedriger ausfallen als erwartet. Umgekehrt kann ein kleiner Satz komplexer Funktionen deutlich höher veranschlagt werden.

Bei der Budgetplanung fallen Unternehmen in der Regel in zwei Kategorien:

→ Sie haben bereits einen festen Betrag zugewiesen, und das Projekt muss innerhalb dieses Rahmens bleiben.

→ Oder die Projektleitung benötigt zunächst eine Zeitschätzung und Angebote für die Entwicklung und beantragt danach die Finanzierung.

Im ersten Fall ist Transparenz über Ihr Budget keineswegs negativ. Sie hilft der Entwicklungsagentur zu klären, welche Funktionen Ihr Zielbudget überschreiten könnten. Im zweiten Fall ist es am besten, mindestens zwei bis drei Angebote einzuholen, um die Marktpreise zu verstehen, bevor intern verhandelt wird.

💡 Profi-Tipp: Legen Sie immer zusätzliche 10–15 % in Ihrem Budget zurück. So sind Sie vorbereitet, falls sich der Projektumfang vergrößert oder die Komplexität zunimmt. Das ist eine der kosteneffektivsten Strategien.

2. Ich bin kein Technikexperte – wie soll ich das bewältigen?

Genau aus diesem Grund gibt es Softwareentwicklungsunternehmen. Während Ingenieure das technische Know-how mitbringen, können nur Sie die tatsächlichen Geschäftsabläufe und branchenspezifischen Anforderungen erklären.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie den Code nicht verstehen. Viele Plattformen unterstützen heute No-Code- oder Low-Code-Lösungen, sodass Sie diese mit wenig oder ganz ohne Programmierkenntnisse bedienen können.

💡 Tipp: Wenn Sie mit einer Entwicklungsagentur verhandeln, schließen Sie Schulungen für Ihr Team in die Projektergebnisse ein. So kann Ihr Team schnell eingearbeitet werden und das Risiko von Verzögerungen nach dem Start wird reduziert.

3. Wie lange wird das System halten? Muss es bald ersetzt werden?

Technologie entwickelt sich schnell weiter. Neue Systemversionen können die Leistung Ihrer Software indirekt beeinflussen. Wenn Sie ein Wartungsteam haben (intern oder extern), kann dieses die Kompatibilität bei Versionsupdates sicherstellen.

Wenn kein Wartungsbudget vorgesehen ist, können die meisten Systeme dennoch 3–5 Jahre gut laufen. Wie bei jedem anderen Produkt nimmt die Leistung jedoch mit der Zeit ab.

💡 Tipp: Regelmäßige Wartung ist der beste Weg, die Lebensdauer des Systems zu verlängern und die durchschnittlichen Kosten langfristig zu senken.

4. Wie lange dauert die Softwareentwicklung? Muss unser Unternehmen den Betrieb einstellen?

Die Entwicklungszeit hängt vom Umfang und der Komplexität des Projekts ab. Aber keine Sorge – Ihr Unternehmen muss den Betrieb nicht einstellen.

Es gibt in der Regel zwei Ansätze:

→ Einmalige Umstellung (Waterfall-Ansatz): Wird häufig bei ersten Projekten der digitalen Transformation eingesetzt. Nach gründlichen Tests ersetzt das neue System die alten Prozesse auf einmal. Künftige Weiterentwicklungen erfolgen dann meist nach dem zweiten Ansatz.

→ Parallele Umgebungen (Agile-Ansatz): Häufiger, wenn bereits ein bestehendes System vorhanden ist. Entwickler erstellen eine Staging-Umgebung parallel zum aktuellen System. Jede fertiggestellte Funktion wird getestet, bevor sie außerhalb der Hauptarbeitszeiten in die Produktion übernommen wird.

💡 Best practice: Planen Sie Updates in Zeiten mit geringer Nutzung, zum Beispiel spät in der Nacht, wenn sich Ihre Benutzer in einer einzigen Zeitzone befinden.

5. Wird das Projekt definitiv erfolgreich sein, wenn wir mit Ihnen zusammenarbeiten?

Das ist eine berechtigte Frage, besonders wenn Sie zuvor gescheiterte oder endlose Projekte erlebt haben. Der Erfolg hängt von vielen Faktoren ab. Selbst mit einem detaillierten Plan ist es am besten, mit einem Proof of Concept (POC) zu beginnen – also ein Modul nach dem anderen zu entwickeln.

Dieser Ansatz ermöglicht schnelles Feedback, rechtzeitige Anpassungen und reduziert das Risiko erheblich. In diesem Zusammenhang ist agile Entwicklung oft praktischer als das Wasserfallmodell.

Denken Sie daran, dass es im Softwareentwicklungsprozess kein wirkliches „Ende“ gibt. Geschäftsprozesse entwickeln sich weiter – und die Systeme, die sie unterstützen, müssen Schritt halten. Kontinuierliche Optimierung sichert langfristigen Mehrwert.

💡 Tipp: Streben Sie nicht von Anfang an nach Perfektion – konzentrieren Sie sich zunächst darauf, ein echtes Problem zu lösen. Ein funktionierendes Modul schafft Vertrauen, Klarheit und Schwung für alles, was folgt.

Noch Fragen? Lassen Sie uns sprechen.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen mehr Klarheit verschafft, wenn Sie ein neues Softwareprojekt starten möchten. Ein solcher Beginn kann überwältigend wirken – von der Kostenschätzung bis zur Zeitplanung der Entwicklung.

💡 Denken Sie daran: Sie müssen diesen Weg nicht allein gehen. Wenn Sie Rat oder Unterstützung benötigen, steht unser Team Ihnen gerne zur Seite. Kontaktieren Sie uns einfach und besprechen Sie Ihre Ideen mit uns.